+7(499)-938-42-58 Москва
+7(800)-333-37-98 Горячая линия

Хранить копию паспорта сотрудника разрешено только с его согласия

Содержание

Может ли кадровый работник отдавать копию паспорта

Хранить копию паспорта сотрудника разрешено только с его согласия

ТК РФ работодатель обязан выдавать работнику по его письменному заявлению копии документов, связанных с работой. Копии должны быть заверены надлежащим образом и предоставлены работнику безвозмездно не позднее трех рабочих дней со дня подачи соответствующего заявления.

С учетом общих норм, регламентирующих понятия «работник» и «работодатель» и их статус (ст.ст. 15, 20-22, 56 ТК РФ), можно прийти к выводу о том, что данная норма действует только в отношении лица, состоящего в трудовых отношениях с работодателем на момент запроса копий документов.

Однако при таком подходе указание в ст. 62 ТК РФ на обязанность работодателя выдать приказ об увольнении в течение трех рабочих дней с момента подачи заявления становится бессмысленным: приказ об увольнении можно выдать настоящему (не бывшему) работнику только в день увольнения.

В связи с этим мы полагаем, что по смыслу ст.

Возник спор. можно ли хранить копии паспортов в личном деле работника

А ориентироваться надо не на какой-то непонятный сайт «КДело», где написан бред про анкеты и автобиографию, а на действующее законодательство.И да, надо срочно уничтожить все копии всех личных документов всех сотруднков, в т.ч. уволившихся. Странно, что кадровики не в курсе.

Я хочу обратить внимание модератора на это сообщение, потому что: Идет отправка уведомления… #7[500702] 24 октября 2017, 9:14 Пигги писал(а): Вообще-то, требование о недопустимости хранения копий личных одкументов ввели совсем недавно, как бы не более трёх месяцев назад.

И до этого нигде не было обязательного требования копировать документы сотруднков.

Сотрудник просто их предъявлял, кадровик списывал информацию в нужные графы личного дела. Отдавал только трудовую. Снимать копии всегда было незаконно, если кто не в курсе.

Роструд объяснил, как хранить копии документов в личных делах

Поэтому отказ работодателя в предоставлении информации о персональных данных, содержащихся на материальных носителях, которые работодатель хранить не обязан и которые были уничтожены работодателем по собственной инициативе после прекращения трудовых отношений с работником, не является нарушением прав бывшего работника.

Таким образом, на работодателе, являющемся оператором персональных данных бывшего работника, лежит обязанность ознакомить бывшего работника по его просьбе с теми персональными данными, которые он сообщал работодателю и которые имеются у работодателя в наличии.

Обязательных требований к форме ознакомления с этими данными не установлено, поэтому мы полагаем, что работодатель вправе в указанный в ст.
Закона N 152-ФЗ обработка персональных данных может осуществляться только в установленных данной статьей случаях.

Одним из таких случаев является получение от субъекта персональных данных согласия на их обработку (п. 1 ч. 1 указанной статьи). Буквальное толкование данной нормы позволяет заключить, что в иных случаях получение согласия на обработку персональных данных не требуется.
В частности, п. 5 ч. 1 ст.

6 Закона N 152-ФЗ допускает обработку персональных данных в случаях, когда такая обработка необходима для исполнения договора, стороной которого либо выгодоприобретателем или поручителем по которому является субъект персональных данных. Также согласно п. 2 ч. 1 ст.

А на то, что они вам устно говорят, можно вообще внимания не обращать.

Я хочу обратить внимание модератора на это сообщение, потому что: Идет отправка уведомления… Я хочу обратить внимание модератора на это сообщение, потому что: Идет отправка уведомления…
Пигги [e-mail скрыт] Россия, Москва #6[500700] 23 октября 2017, 16:13 Вообще-то, требование о недопустимости хранения копий личных одкументов ввели совсем недавно, как бы не более трёх месяцев назад. И до этого нигде не было обязательного требования копировать документы сотруднков. Сотрудник просто их предъявлял, кадровик списывал информацию в нужные графы личного дела. Отдавал только трудовую. Снимать копии всегда было незаконно, если кто не в курсе.

Важно Вы можете добавить тему в список избранных и подписаться на уведомления по почте. Евгения [email protected]В ходе проверки прокуратуры было установлено, что сотрудник ООО «ДИП» не давал согласия на обработку биометрических персональных данных. Кроме того, в карточках учета кадров компании допускалась обработка персональных данных родственников работников без их разрешения – в частности, полностью прописывалась дата рождения, хотя законом предусмотрен сбор только года рождения.
Таким образом, инспектор отдела кадров нарушила ФЗ «О персональных данных».В надзорном органе отмечают, что, в соответствии с действующим законодательством, возможность обработки персональных данных допускается только с письменного согласия их владельца.В отношении инспектора было возбуждено дело по ст. 13.11. КоАП РФ (нарушение установленного законом порядка распространения информации о персональных данных).

Закона N 152-ФЗ срок самостоятельно сделать копию с копии документа и представить ее работнику или сообщить бывшему работнику о способах ознакомления с интересующими его данными, в том числе и о возможности самому воспроизвести копию документа с помощью любых доступных ему технических средств.

При этом заверять воспроизведенные изображения печатью организации-работодателя или подписью какого-либо должностного лица организации не требуется.

Ответ подготовил:Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТМазухина Анна Контроль качества ответа:Рецензент службы Правового консалтинга ГАРАНТКомарова Виктория 19 января 2017 г.

Материал подготовлен на основе индивидуальной письменной консультации, оказанной в рамках услуги Правовой консалтинг.По смыслу разъяснений Федеральной службы по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций от 14.12.

2012 «Вопросы, касающиеся обработки персональных данных работников, соискателей на замещение вакантных должностей, а также лиц, находящихся в кадровом резерве» конкретным и информированным является такое согласие субъекта персональных данных, которое содержит не только информацию, позволяющую однозначно сделать вывод об объеме обрабатываемых персональных данных и способах обработки с указанием действий, совершаемых с персональными данными, но и информацию о целях обработки таких данных.Ограничение обработки персональных данных достижением конкретных, заранее определенных и законных целей и недопустимость обработки персональных данных, не совместимой с целями их сбора, является одним из принципов обработки персональных данных.Федерального закона от 27.07.2006 N 152-ФЗ «О персональных данных»;- работодателем должны быть заранее определены конкретные цели хранения персональных данных, содержащихся в копиях документов работников, при этом такие цели не должны противоречить законодательству;- объем персональных данных, указанных в копиях документов работника, не должен превышать объем данных, которые работодателю необходимо использовать в соответствии с заявленными целями обработки.Как показывает судебная практика, при хранении копий документов, предоставленных работниками при приеме на работу или в процессе их трудовой деятельности, высока вероятность возникновения претензий со стороны контролирующих органов в связи с избыточностью обрабатываемых работодателем персональных данных работников.Обязан ли работодатель уничтожить копии документов, на основании которых заполнялась карточка формы N Т-2, после увольнения работника (копия паспорта, ИНН, СНИЛС, диплом и прочее), или они могут храниться вместе с карточкой формы N Т-2 (с работника было получено согласие на обработку персональных данных, которое не отозвано)? Обязан ли работодатель выдать копии этих документов по заявлению работника и в какой срок? 1. Статья 86 ТК РФ предоставляет работодателю право обрабатывать персональные данные работника исключительно в целях обеспечения соблюдения законов и иных нормативных правовых актов, содействия работникам в трудоустройстве, получении образования и продвижении по службе, обеспечения личной безопасности работников, контроля количества и качества выполняемой работы и обеспечения сохранности имущества. Согласно ст. Предприятия, учреждения и организации обязаны свидетельствовать верность копий документов, необходимых для представления гражданами в эти предприятия, учреждения, организации, если законодательством не предусмотрено представление копий таких документов, засвидетельствованных в нотариальном порядке. 3. Абзац не применяется на территории Российской Федерации. — Федеральный закон от 08.12.2003 N 169-ФЗ. Не подлежат свидетельствованию копии с документов, имеющих неясный текст, подчистки, приписки и иные неоговоренные исправления. 4. Заявления о выдаче копий документов и свидетельствовании верности копий документов рассматриваются предприятиями, учреждениями и организациями в соответствии с Указом Президиума Верховного Совета СССР от 12 апреля 1968 года «О порядке рассмотрения предложений, заявлений и жалоб граждан» (Ведомости Верховного Совета СССР, 1968 г., N 17, ст. 144; 1980 г., N 11, ст.

Внимание В то же время чиновники уточняют, что в ст. 86 ТК РФ обозначены цели, для которых работодателям разрешено использовать персональные данные сотрудников. Ими пользуются для:

  • обеспечения соблюдения законов и иных нормативных актов;
  • содействия в трудоустройстве;
  • предоставления образования и продвижения по службе;
  • обеспечения личной безопасности работников;
  • контроля количества и качества выполняемой работы и обеспечения сохранности имущества.

От редакции Список целей, для которых работодатели могут использовать персональные данные сотрудников, закрытый, и никак иначе пользоваться копиями нельзя. Например, ксерокс паспорта поможет заполнить личную карточку работника, может, еще пару документов, но потом он больше не нужен.

Источник: http://autostrahovka24.ru/mozhet-li-kadrovyj-rabotnik-otdavat-kopiyu-pasporta/

Копию паспорта работодатель может хранить только с согласия работника

Хранить копию паспорта сотрудника разрешено только с его согласия

В связи с ужесточением законодательства о персональных данных многих кадровых специалистов интересует вопрос, можно ли хранить копии документов в личном деле работника. Ответ на этот вопрос дал Роструд, разбирая обращения граждан и организаций.

Условие, при котором хранить копии документов безопасно Специалисты Федеральной службы по труду и занятости обращают внимание, что порядок ведения личного дела на законодательном уровне не установлен. В связи с этим чиновники предлагают ориентироваться на нормативные акты, регламентирующие отношения в сфере неприкосновенности частной жизни, а также сбора и хранения персональной информации.

В Роструде подчеркивают, что по Конституции запрещено собирать, хранить, использовать и распространять личные данные гражданина, только если он сам не дал согласие на обработку его личной информации. Аналогичные нормы содержатся и в Федеральном законе от 27.07.2006 № 152 «О персональных данных».

С учетом этого, если сотрудник дал согласие на хранение и обработку информации о себе, работодатель вправе хранить копии документов в деле работника, в частности, паспорта, СНИЛС, ИНН.

В то же время чиновники уточняют, что в ст. 86 ТК РФ обозначены цели, для которых работодателям разрешено использовать персональные данные сотрудников.

Ими пользуются для: обеспечения соблюдения законов и иных нормативных актов; содействия в трудоустройстве; предоставления образования и продвижения по службе; обеспечения личной безопасности работников; контроля количества и качества выполняемой работы и обеспечения сохранности имущества.

Список целей, для которых работодатели могут использовать персональные данные сотрудников, закрытый, и никак иначе пользоваться копиями нельзя.

Например, ксерокс паспорта поможет заполнить личную карточку работника, может, еще пару документов, но потом он больше не нужен.

Но во многих организациях хранят копии паспортов и иных документов по традиции, не представляя до конца, зачем они нужны. И даже после увольнения.

Теперь за хранение персональных данных сотрудника «просто так» штрафуют, и работодатели начали волноваться: что делать? Если в организации такие документы действительно нужны, оговорите это в ЛНА, получите согласие на хранение, а затем будьте готовы объяснить проверяющим, для чего они используются.

Штрафы за несоблюдение закона Можно ли хранить копии документов в личных делах подчиненных, вроде, чиновники ответили. Тем не менее, в судебной практике уже имеются случаи, когда наличие копий у работодателя судьи посчитали ненужным.

В частности, в Постановлении ФАС Северо-Кавказского округа от 11.03.2014 по делу № А53-10287/2013 заявлено, что для обработки персональных данных работников, принимаемых на работу, достаточно сверить сведения с оригиналами, и хранить копии паспортов не нужно.

Стоит вкладывать в дела работников копии их персональных документов или нет, решать вам.

Напомним только, что за нарушение норм в области личных данных предусмотрено наказание по ст. 13.11 КоАП РФ.

Так, за обработку личной информации в случаях, не прописанных законодательством, равно как и за обработку, несовместимую с установленными целями, должностных лиц могут оштрафовать на 5000-10 000 рублей, а организацию — на 30 000-50 000 рублей. В свете разъяснений Роструда работодателей, возможно, смогут штрафовать согласно п.

2 ст. 13.11 КоАП РФ. По ней, за обработку информации без письменного согласия субъекта персональных данных штраф для должностных лиц повышается до 10 000-20 000 рублей, а для компаний — до 15 000-75 000 рублей.

Источник:

Может ли кадровый работник отдавать копию паспорта

Закона N 152-ФЗ оператор обязан сообщить в порядке, предусмотренном ст.

14 Закона N 152-ФЗ, субъекту персональных данных информацию о наличии персональных данных, относящихся к соответствующему субъекту персональных данных, а также предоставить возможность ознакомления с этими персональными данными при обращении субъекта персональных данных или его представителя в течение тридцати дней с даты получения запроса субъекта персональных данных или его представителя.Следует также отметить, что работодатель не обязан хранить у себя копии документов, предоставленных ему работником (смотрите также ответ на вопрос: Обязан ли работодатель делать и хранить копии трудовых книжек уволенных работников? (ответ службы Правового консалтинга ГАРАНТ, декабрь 2015 г.)).

Предприятия, учреждения и организации высылают также копии имеющихся у них документов по запросам других предприятий, учреждений и организаций, если копии таких документов необходимы для решения вопросов, касающихся прав и законных интересов обратившихся к ним граждан. Верность копии документа свидетельствуется подписью руководителя или уполномоченного на то должностного лица и печатью.

На копии указывается дата ее выдачи и делается отметка о том, что подлинный документ находится в данном предприятии, учреждении, организации. 2.

Как правильно хранить копии документов в личном деле работника

Хранить копию паспорта сотрудника разрешено только с его согласия

Может ли работодатель хранить копии паспорта, СНИЛС, документов об образовании работника в его личном деле? Этот вопрос часто задают слушатели курсов по кадровому учету в Контур.Школе. Ответим на него в статье.

Работодатель должен помнить, что он:

  • обязан вести личные дела, если это определено нормативными правовыми актами, как, например, у органов исполнительной власти;
  • не обязан вести личные дела работников, если это не определено нормативными правовыми актами;
  • если не обязан вести личные дела, но решил делать это в своей организации, только он может ответить на вопрос, какие документы должны попадать в личные дела при их формировании. При этом работодателю важно разобраться с принципами обработки персональных данных.

Если вы решили вести личные дела работников

Первоочередная задача работодателя, который начинает формировать документы работников в личные дела, — разработать локальный нормативный акт: стандарт или положение о порядке формирования личных дел. Именно там следует раскрыть вопросы, как оформлять личные дела, формировать в них кадровые документы.

Распространенная ошибка: работодатель хранит лишнюю информацию о работниках на всякий случай. Этим он нарушает принципы обработки персональных данных.

За нарушение принципов обработки персональных данных, несовместимой с целями их сбора, Роскомнадзор может привлечь работодателя к административной ответственности по ч.1 ст. 13.11 КоАП РФ и выписать предупреждение или административный штраф:

  • на граждан в размере от 1 000 до 3 000 руб.;
  • на должностных лиц — от 5 000 до 10 000 руб.;
  • на юридических лиц — от 30 000 до 50 000 руб.

Внести сведения и хранить копии — большая разница

В ст. 65 Трудового кодекса документы работника определены как предъявляемые при приеме на работу. Предполагается, что они именно предъявляются работодателю, а не передаются ему на хранение или для снятия копий.

Все, что необходимо сделать отвечающему за кадровое делопроизводство, — внести необходимые сведения в личную карточку Т-2. В этом случае не надо получать согласие работника на обработку его персональных данных.

А вот хранение копий паспорта гражданина РФ, СНИЛС, документов об образовании подпадает под понятие «обработка персональных данных», т.к. копии содержат персональные данные работника.

Но работодатели часто хранят копии на случай «а вдруг проверяющие из налоговой, ФСС, прокуратуры и т.д. запросят». Такое объяснение не подходит для цели обработки персональных данных.

А если нет законной конкретной цели, то нет и согласия на обработку персональных данных, содержащихся в копиях документов.

Обработка персональных данных допускается для исполнения договора, стороной которого является субъект персональных данных (подп. 5 ч. 1 ст. 6 федерального закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных», далее — Закон «О персональных данных»).

Можно ли хранить копии, если есть согласие от работников?

Даже если работник согласен передать копии работодателю, законной цели при этом не возникает. Разберемся, что такое «законная конкретная цель».

Нет цели — нет права хранить копии

Проверяющие из Роскомнадзора применяют принципы, определенные ст. 5 Закона «О персональных данных»:

  • обработка персональных данных должна ограничиваться достижением конкретных, заранее определенных и законных целей. Не допускается обработка персональных данных, несовместимая с целями сбора персональных данных;
  • обработке подлежат только персональные данные, которые отвечают целям их обработки;
  • содержание и объем обрабатываемых персональных данных должны соответствовать заявленным целям обработки. Цели обработки персональных данных не должны быть избыточными по отношению к заявленным целям.

Требования к содержанию согласия на обработку персональных данных определены в ч. 4 ст. 9 Закона «О персональных данных». К обязательным сведениям в согласии относятся цель обработки персональных данных и перечень действий с персональными данными.

Хранение копий документов работника должно ограничиваться достижением заранее определенных, конкретных целей, которые не должны быть избыточными по отношению к заявленным целям обработки.

Пример законных и конкретный целей обработки персональных данных:

  • для целей добровольного медицинского страхования работников;
  • для размещения информации о Ф. И. О. работника, его должности на внутреннем сайте работодателя.

Пример незаконной цели обработки персональных данных: на случай, если запросят проверяющие из налоговой, ФСС, прокуратуры и т.д.

Наличие у работодателя копий документов работников может свидетельствовать об избыточности информации о работниках (их персональных данных) по сравнению с тем, что требуется действующим законодательством.

Онлайн-обучение в Контур.Школе

Управление персоналом и кадровое делопроизводство

Посмотреть программу

Хранение копии паспорта

Ксерокопия паспорта может содержать биометрические персональные данные, т.е. данные об особенностях физиологических и биологических особенностях человека. Например, на копии можно увидеть особенности строения овала лица, формы глаз, носа и т.д.

В соответствии со ст. 11 Закона «О персональных данных» биометрические персональные данные обрабатываются только с согласия работника. В согласии нужно прописать цели, которые бы не нарушали принципы обработки персональных данных, не допускали излишней их обработки и были бы конкретными и законными.

Выводы и рекомендации

Определите правомерность своих действий:

  • Если вы собираете и храните в документах по кадровому учету копии документов работника, когда это не предусмотрено нормативными правовыми актами и согласием, то вы превышаете объем обрабатываемых персональных данных работника, установленный Конституцией РФ, ТК РФ и иными федеральными законами. Подобный вывод есть в судебной практике, в частности в Постановлениях Пятнадцатого арбитражного апелляционного суда от 14.03.2014 № 15АП-22502/2013 по делу № А53-12557/2013, ФАС Северо-Кавказского округа от 21.04.2014 по делу № А53-13327/2013. Именно после появления этих дел и начались многочисленные вопросы относительно хранения копий документов работника.
  • Если у вас есть конкретная цель, собирать и хранить копии правомерно. Помните, что хранение копий документов работника законно только в том случае, если работодатель определил конкретную цель их обработки (хранения), не допускающую излишней обработки персональных данных. Цель должна быть прописана в согласии на обработку персональных данных. При отсутствии такой цели и согласия хранение копий документов, даже если работодатель определит возможность, является нарушением законодательства о персональных данных.

Источник: https://school.kontur.ru/publications/1669

Копия паспорта при приеме на работу нельзя хранить | Юридическое право

Хранить копию паспорта сотрудника разрешено только с его согласия

Вопрос

Можно ли хранить копию паспорта работника в личном деле?

Ответ

Ответ на вопрос:

Все необходимые сведения о работниках должны быть указаны в Т-2, трудовых договорах с ними.

Не пропустите: главная статья месяца от эксперта-практика

Не храните в отделе кадров копии паспортов и дипломов, иначе оштрафуют.

Читать статью

В организации персональные данные сотрудников содержатся в их личных карточках. Все персональные данные сотрудника можно получить только от него самого.

Если персональные сведения возможно получить только от третьих лиц, то сначала уведомите об этом сотрудника и получите от него письменное согласие.

При этом сообщите сотруднику о целях, предполагаемых источниках и способах получения персональных данных.

50 тысяч рублей штрафа за копию паспорта в личном деле. какие еще документы опасно хранить кадровикам?

Внимание Об ответственности за достоверность представленных персональных сведений предупрежден(а).«20» сентября 2014г. Кондратьев А.С. Кондратьев

В заключение отметим, что порядок хранения документов определяется работодателем.

То есть все документы на сотрудника (даже если они нужны бухгалтерии в целях, например, предоставления вычетов) можно хранить в 1 месте (в отделе кадров, в личных делах).

При этом отметим также, что хранение персональных данных должно осуществляться в форме, позволяющей определить субъекта персональных данных, не дольше, чем этого требуют цели обработки персональных данных, если срок хранения персональных данных не установлен федеральным законом, договором, стороной которого, выгодоприобретателем или поручителем по которому является субъект персональных данных.

Можно ли хранить копии документов в личном деле?

Поэтому, если кадровик не хочет получить штраф, например, за хранение копии свидетельства о браке работника, такие бумаги необходимо исключить из состава личного дела и отдать сотрудникам.

В частности, нарушением требований Федерального закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ«О персональных данных» будет хранение любого документа, который непосредственно не относится к трудовой деятельности гражданина. Ведь по нормам статьи 86 ТК РФ:

При определении объема и содержания обрабатываемых персональных данных работника работодатель должен руководствоваться Конституцией Российской Федерации, настоящим Кодексом и иными федеральными законами.

А значит, лишнее может определить и проверяющий инспектор Роскомнадзор, на свой взгляд.
Ведь в статье 5 ФЗ о персональных данных прямо сказано, что персональные данные не должны быть избыточными по отношению к заявленным целям их обработки.

Копия паспорта при приеме на работу нельзя хранить

В частности, в Постановлении ФАС Северо-Кавказского округа от 11.03.2014 по делу № А53-10287/2013 заявлено, что для обработки персональных данных работников, принимаемых на работу, достаточно сверить сведения с оригиналами, и хранить копии паспортов не нужно.

Стоит вкладывать в дела работников копии их персональных документов или нет, решать вам. Напомним только, что за нарушение норм в области личных данных предусмотрено наказание по ст.

13.11 КоАП РФ. Так, за обработку личной информации в случаях, не прописанных законодательством, равно как и за обработку, несовместимую с установленными целями, должностных лиц могут оштрафовать на 5000-10 000 рублей, а организацию — на 30 000-50 000 рублей.

В свете разъяснений Роструда работодателей, возможно, смогут штрафовать согласно п. 2 ст. 13.11 КоАП РФ.

N А53-12557/2013

по заявлению общества с ограниченной ответственностью «МЕТРО Кэш энд Керри»

к заинтересованному лицу Управлению федеральной службы по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций по Ростовской области

об оспаривании предписания,

принятое в составе судьи Бондарчук Е.В.

установил:

общество с ограниченной ответственностью «МЕТРО Кэш энд Керри» (далее — общество) обратилось в Арбитражный суд Ростовской области с заявлением к Управлению Федеральной службы по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций по ростовской области (далее — управление) о признании недействительным предписания N П-61-0031 от 05.04.13 об устранении выявленных нарушений.

Источник: http://ur-pravo77.ru/kopiya-pasporta-pri-prieme-na-rabotu-nelzya-hranit/

Какие копии документов работников можно хранить работодателю в 2019 году

Хранить копию паспорта сотрудника разрешено только с его согласия

Постановление Арбитражного суда Северо-Кавказского округа от 21.04.2014 по делу № А53-13327/2013 и др.). Ответственность за нарушения За приобщение к личному делу работников документов, которые работодатель не имеет права хранить, предусмотрен административный штраф по ч. 1 статьи 13.11 КоАП. Его размер может достигать 50 тысяч рублей. Полный перечень возможных наказаний выглядит так:

  • предупреждение;
  • наложение административного штрафа на граждан в размере от 1 тысячи до 3 тысяч рублей;
  • наложение административного штрафа на должностных лиц — от 5 тысяч до 10 тысяч рублей;
  • административный штраф на юридических лиц — от 30 тысяч до 50 тысяч рублей.

При этом проверяющих не заинтересует, а значит, и не спасет работодателя от наказания тот факт, что у работника было получено согласие на обработку персональных данных.

Роструд запретил хранить копии паспортов в личных делах работников

По смыслу разъяснений Федеральной службы по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций от 14.12.

2012 «Вопросы, касающиеся обработки персональных данных работников, соискателей на замещение вакантных должностей, а также лиц, находящихся в кадровом резерве» конкретным и информированным является такое согласие субъекта персональных данных, которое содержит информацию, позволяющую однозначно сделать вывод не только об объеме обрабатываемых персональных данных и способах обработки с указанием действий, совершаемых с персональными данными, но и информацию о целях обработки таких данных.Ограничение обработки персональных данных достижением конкретных, заранее определенных и законных целей и недопустимость обработки персональных данных, не совместимой с целями их сбора, является одним из принципов обработки персональных данных.

Роструд разрешил хранить копии паспортов в личных делах

Вместе с тем указанные документы содержат персональные данные работника, а действия работодателя по копированию документов работника и хранению копий этих документов подпадают под понятие «обработка персональных данных» (ст. 3 Закона N 152-ФЗ).

Таким образом, само по себе наличие у работодателя копий документов работников не нарушает законодательство, если работодателем соблюдаются требования законодательства, предъявляемые к сбору и хранению персональных данных работников.

Статья 86 ТК РФ предоставляет работодателю право обрабатывать персональные данные работника исключительно в целях обеспечения соблюдения законов и иных нормативных правовых актов, содействия работникам в трудоустройстве, получении образования и продвижении по службе, обеспечения личной безопасности работников, контроля количества и качества выполняемой работы и обеспечения сохранности имущества.В соответствии с ч. 1 ст.Федерального закона от 27.07.2006 N 152-ФЗ «О персональных данных»;- работодателем должны быть заранее определены конкретные цели хранения персональных данных, содержащихся в копиях документов работников, при этом такие цели не должны противоречить законодательству;- объем персональных данных, указанных в копиях документов работника, не должен превышать объем данных, которые работодателю необходимо использовать в соответствии с заявленными целями обработки.Как показывает судебная практика, при хранении копий документов, предоставленных работниками при приеме на работу или в процессе их трудовой деятельности, высока вероятность возникновения претензий со стороны контролирующих органов в связи с избыточностью обрабатываемых работодателем персональных данных работников.

Вместе с тем указанные документы содержат персональные данные работника, а действия работодателя по копированию документов работника и хранению копий этих документов подпадают под понятие «обработка персональных данных» (ст. 3 Закона N 152-ФЗ).

Таким образом, само по себе наличие у работодателя копий документов работников не нарушает законодательство, если работодателем соблюдаются требования законодательства, предъявляемые к сбору и хранению персональных данных работников.

Статья 86 ТК РФ предоставляет работодателю право обрабатывать персональные данные работника исключительно в целях обеспечения соблюдения законов и иных нормативных правовых актов, содействия работникам в трудоустройстве, получении образования и продвижении по службе, обеспечения личной безопасности работников, контроля количества и качества выполняемой работы и обеспечения сохранности имущества.В соответствии с ч. 1 ст.

и объем обрабатываемых персональных данных должны соответствовать заявленным целям обработки. Обрабатываемые персональные данные не должны быть избыточными по отношению к заявленным целям их обработки (ч.ч. 2, 5 ст. 5 Закона N 152-ФЗ).

Обобщая указанные нами нормы, мы приходим к выводу о том, что для законного хранения копий указанных в вопросе документов работодатель должен обеспечить одновременное соблюдение следующих условий:- от работника должно быть получено согласие на хранение его персональных данных, указанных в копиях документов, необходимость обработки которых не обусловлена достижением целей, поименованных в пунктах 2-11 ч. 1 ст.

  • копии приказов о приеме, увольнении, переводах, несчастных случаях на производстве, иных распоряжениях и актах, касающихся деятельности сотрудника.

Обратите внимание: документы при увольнении по соглашению сторон или по иным причинам выдаются на общих основаниях. Чтобы избежать конфликтов и споров, необходимо все бумаги подписать у руководства, а при наличии печати — проштамповать их. Если выдаются копии, их необходимо заверять в общепринятом порядке.

Как подтвердить выдачу: несколько рекомендаций Нередко бывает, что работник теряет документы, а потом обвиняет работодателя в том, что их не получил. Чтобы избежать таких ситуаций, рекомендуем составить некую справку-подтверждение, в которой перечислить все документы и копии бумаг, выдаваемых на руки работнику.

И даже после увольнения.

Теперь за хранение персональных данных сотрудника «просто так» штрафуют, и работодатели начали волноваться: что делать? Если в организации такие документы действительно нужны, оговорите это в ЛНА, получите согласие на хранение, а затем будьте готовы объяснить проверяющим, для чего они используются. Штрафы за несоблюдение закона Можно ли хранить копии документов в личных делах подчиненных, вроде, чиновники ответили. Тем не менее, в судебной практике уже имеются случаи, когда наличие копий у работодателя судьи посчитали ненужным.

В частности, в Постановлении ФАС Северо-Кавказского округа от 11.03.

2014 по делу № А53-10287/2013 заявлено, что для обработки персональных данных работников, принимаемых на работу, достаточно сверить сведения с оригиналами, и хранить копии паспортов не нужно.

Состав личного дела: что можно и что нельзя хранить Законодательно состав личного дела в отделе кадров, а также перечень документов, которые может хранить организация, никак не урегулирован. Обычно компании хранят те документы, которые создают сами:

  • трудовой договор;
  • приказы о приеме на работу и других событиях;
  • анкету сотрудника;
  • обязательно трудовую книжку.

Но даже при приеме на работу работник приносит также другие документы: диплом, СНИЛС, справку о присвоении ИНН, паспорт, военный билет. Можно ли сделать с этих документов копии и тоже хранить их в личном деле, чтобы они всегда были под рукой? Законодательство и Роструд однозначно говорят: «нет».

Поэтому, если кадровик не хочет получить штраф, например, за хранение копии свидетельства о браке работника, такие бумаги необходимо исключить из состава личного дела и отдать сотрудникам. Такой импровизированный отчет обязательно должен подписать работник с указанием даты ознакомления и получения документов.

Кроме того, не забудьте попросить работника расписаться за получение трудовой и санитарной книжек в журналах их учета, а в отношении формы СЗВ-М закон обязывает получить с сотрудника расписку о получении этого документа. Подписывайтесь на наш канал в Telegram Мы расскажем о последних новостях и публикациях.
Читайте нас, где удобно.

Будьте всегда в курсе главного! Подписаться Дорогие читатели, если вы увидели ошибку или опечатку, помогите нам ее исправить! Для этого выделите ошибку и нажмите одновременно клавиши «Ctrl» и «Enter». Мы узнаем о неточности и исправим её.

Источник: http://lcbg.ru/kakie-kopii-dokumentov-rabotnikov-mozhno-hranit-rabotodatelyu-v-2018-godu/

Поделиться:
Нет комментариев

    Добавить комментарий

    Ваш e-mail не будет опубликован. Все поля обязательны для заполнения.