+7(499)-938-42-58 Москва
+7(800)-333-37-98 Горячая линия

Учет и оформление представительских расходов

Представительские расходы

Учет и оформление представительских расходов

Одной из задач секретаря или помощника руководителя является организация мероприятий по приему представителей контрагентов – встречи, обеда или ужина, помощи при размещении в гостинице, обеспечения необходимыми канцелярскими товарами, подготовки небольших презентов.

Часто от того, как встречен деловой партнер, зависит, будет ли подписан так нужный организации контракт. В настоящей статье мы рассмотрим порядок оформления представительских расходов организации и дадим несколько советов по практической организации их учета и контроля.

Что это такое?

Что такое представительские расходы, разъясняет нам п. 2 ст.

264 Налогового кодекса Российской Федерации (далее – НК РФ), согласно которому к представительским расходам относятся те расходы, которые организация осуществляет в рамках проведения официальных приемов и обслуживаний сотрудников других организаций.

Кроме того, к представительским расходам относятся расходы по приему и обслуживанию участников, прибывших на заседания органов управления организацией.

Стоит заметить, что использование законодателем термина «участники» не совсем удачно, поскольку данный термин в действующем законодательстве применяется прежде всего к лицам, владеющим долями в уставном капитале обществ с ограниченной ответственностью.

Так, речь идет о лицах, участвующих в работе органов управления обществом. Отметим, что к ним относятся как сотрудники организации, т.е. физические лица, состоящие с ней в трудовых или гражданско-правовых отношениях (члены совета директоров, правления), так и приглашенные эксперты. В настоящей статье акцент делается на представительских расходах, связанных с ведением переговоров, поскольку именно с этим видом расходов наиболее часто приходится сталкиваться помощникам руководителя и секретарям-референтам.

Законодатель особо оговаривает, что к представительским расходам относятся:

  • расходы на проведение официального приема (завтрака, обеда или иного аналогичного мероприятия) как для приглашенных, так и для официальных лиц самой организации, участвующих в переговорах;
  • расходы на транспортное обеспечение доставки этих лиц к месту проведения представительского мероприятия или заседания руководящего органа и обратно;
  • расходы на буфетное обслуживание во время переговоров;
  • оплата услуг переводчиков, не состоящих в штате налогоплательщика.

При этом указывается, что к данным расходам нельзя отнести расходы на организацию развлечений, отдыха, профилактики или лечения заболеваний.

Такая оговорка сразу ставит крест на возможности отнести к расходам для целей налогового учета и оплату гида-экскурсовода, и совместный поход представителей компании с ее гостями в спортзал, на футбол или в сауну. Ниже мы рассмотрим эту проблему подробнее.

В плане налогового администрирования представительские расходы относятся к одной из проблемных областей учета – налоговые органы сплошь и рядом отказывают компаниям в принятии их к учету. Поэтому оформление подтверждающих такие расходы документов требует особого внимания.

Документальное оформление представительских расходов можно разделить на три основных этапа.

Первый этап: оформление общих распорядительных документов организации

Такие документы должны фиксировать порядок организации вышеперечисленных мероприятий, определять процедурно-организационные вопросы, внутренние процедуры и регламенты.

На этом этапе, например, можно предусмотреть, какие мероприятия должны быть осуществлены и какие расходы допустимы в зависимости от «категории» гостя.

Одно дело – встречать рядового снабженца одной из полусотни организаций-поставщиков и совсем другое – председателя правления инвестиционного банка, от которого зависит, будет ли модернизировано производство.

В крупных организациях обычно существует локальный нормативный акт (ЛНА), регламентирующий подготовку и проведение переговорных мероприятий, порядок заказа транспорта организации для обслуживания и привлечения сотрудников внутреннего бюро переводов или внешних переводчиков.

Средние и небольшие компании в большинстве случаев подобные документы не оформляют. Такой подход не является нарушением или ошибкой при условии, что в учетной политике определен порядок отражения представительских расходов в бухгалтерском учете организации, а в приложении к ней утверждена смета расходов.

Но стоит отметить, что учетная политика – это «узкий», специализированный документ, призванный решать задачи бухгалтерского учета, а с делегациями работают многие службы. Поэтому мы рекомендуем составлять в организации специализированные документы, определяющие порядок работы.

Причем они могут быть как общего (Пример 1), так и индивидуального характера (Пример 2).

ПРИМЕР 1

Приказ об организации работы с официальными делегациями

Общество с ограниченной ответственностью «Корпорация „Тау„»

ПРИКАЗ

Источник: https://www.profiz.ru/sr/5_2013/predst_rashodi/

Учет представительских расходов

Учет и оформление представительских расходов

21 ноября 2013

Не все затраты, которые связаны с переговорами и деловыми встречами, возможно учесть при расчете налога на прибыль как представительские. налоговых инспекторов и Мнения судов по вопросу квалификации тех либо иных затрат расходятся.

Налоговым законодательством установлен четкий список затрат, классифицируемых как представительские 1. Этот список, например, включает затраты:

  • на проведение официального приема либо обслуживание представителей вторых организаций, участвующих в переговорах, в целях установления либо поддержания обоюдного сотрудничества, и участников, прибывших на совещание правления (правления) либо иного руководящего органа;
  • транспортное обеспечение доставки указанных лиц к месту проведения мероприятия и обратно;
  • буфетное обслуживание на протяжении переговоров;
  • оплату одолжений переводчиков, не пребывающих в штате плательщика налогов, по обеспечению перевода на протяжении проведения представительских мероприятий.

Наряду с этим не относятся к представительским затраты на организацию развлечений, отдыха, профилактики либо лечения болезней. Все представительские затраты нормируются *.

Сумма принимаемых затрат не имеет возможности быть больше норматив, равный четырем процентам от затрат на зарплату .

Но перед тем как рассчитывать норматив, нужно решить, возможно ли классифицировать конкретный вид расхода как представительский.

Окажет помощь в этом книга Годовой отчет — 2013.

Представительские либо другие?

На практике организации сталкиваются со многими разновидностями затрат, каковые возможно смогут быть включены в состав представительских затрат. К примеру затраты на проживание и визовую поддержку партнёров по бизнесу, прибывших на официальную встречу. Сможет ли компания признать эти затраты?

Официальная позиция осуществляющих контроль ведомств такова: затраты на получение виз представителям и деловым партнёрам руководящего органа, и оплата их проживания во время проведения официальных мероприятий не относятся к представительским расходам 2.

Их довод: этот вид затрат не указан в списке представительских затрат, приведенном в статье 264 Налогового кодекса. Однако арбитражные суды подходят к данному вопросу менее формально.

Многим компаниям удается доказать, что затраты на проживание прибывших на мероприятие партнеров либо обладателей (начальников) компании смогут включаться в представительские затраты 3 .

Помимо этого, кое-какие суды признают, что, даже в том случае, если затраты на проживание нельзя отнести к представительским затратам, их возможно учесть в составе других затрат. Основание — подпункт 49 пункта 1 статьи 264 Кодекса 4 .

Из документа

Распоряжение Федерального арбитражного суда Уральского округа от 8 ноября 2005 г. № Ф09-4994/05-С7

Затраты по оказанию содействия в приеме делегации , согласно точки зрения инспекции, являются представительскими, но документально не обоснованы (п. 1.7 решения инспекции).

Удовлетворяя требования предприятия в данной части, суды первой и апелляционной

инстанций исходили из того, что указанные затраты обоснованны и документально обоснованы, соответствуют подп. 49 п. 1 ст. 264 Кодекса.

Вывод судов верный, соответствует материалам дела и действующему законодательству.

Итак, учитывая хорошую судебную практику, полагаем, что в общем случае организация может включать этот вид затрат в состав представительских затрат.

Расчет норматива для списания затрат

Показатель, нужный для расчета норматива (т. е. сумма выручки либо затраты на зарплату ), делается известен компании только по окончании отчетного года. Наряду с этим подобные затраты смогут быть понесены существенно раньше (к примеру в начале года). Исходя из этого необходимо каждый квартал корректировать сумму представительских затрат, признаваемых при расчете базы по налогу на прибыль.

Помимо этого, на конец I квартала, месяцев и 9 полугодия у компании смогут появиться суммы недосписанного входного НДС по представительским расходам.

Пример

В 1 м полугодии отчетного года компания оплатила представительские затраты в размере 35 400 руб. (в т. ч. НДС — 5400 руб.). Затраты на зарплату за данный период — 360 000 руб.

Сумма представительских затрат, принимаемая при налогообложении прибыли, составит:

360 000 руб. x 4% = 14 400 руб.

Сумма входного НДС, принимаемая к вычету по представительским расходам, будет равна:

14 400 руб. x 18% = 2592 руб.

– 3120 руб. ((30 000 руб. – 14 400 руб.) x 20%) — учтен отложенный налоговый актив;

ДЕБЕТ 68 КРЕДИТ 19

– 2592 руб. — частично принят к вычету НДС по представительским расходам.

За 9 месяцев отчетного года затраты на зарплату — 620 000 руб.

Сумма представительских затрат, принимаемая при налогообложении прибыли, составит:

620 000 руб. x 4% = 24 800 руб.

Сумма входногонаправляться; НДС, принимаемая к вычету по представительским расходам, будет равна:

24 800 руб. x 18% = 4464 руб.

В отношении представительских затрат компании направляться досписать НДС в сумме:

4464 – 2592 = 1872 руб.

В связи с повышением суммы представительских затрат, учитываемых при налогообложении прибыли, размер отложенного налогового актива уменьшится на:

3120 руб. – (30 000 руб. – 24 800 руб.) x 20% = 2080 руб.

Операции по досписанию суммы НДС и уменьшению размера отложенных налоговых активов будут отражены записями:

ДЕБЕТ 68 КРЕДИТ 19

– 1872 руб. — досписана сумма НДС по представительским расходам;

ДЕБЕТ 68 КРЕДИТ 09

– 2080 руб. — снижена сумма отложенных налоговых активов по представительским расходам.

Источник: www.garant.ru

, которые вам, наверника будут интересны:

Источник: http://kbrbank.ru/uchet-predstavitelskih-rashodov/

Представительские расходы в бухгалтерском учете

Учет и оформление представительских расходов

Стратегическая политика многих современных компаний в 2014 году направлена на развитие контактов с действующими и перспективными контрагентами — это требуется, прежде всего, для того, чтобы повысить рентабельность предоставляемых услуг или продукции, а также расширить круг своих клиентов и обозначить влиятельное положение на рынке.

Зачастую такие контакты требуют определенных расходов, которые можно списать на представительские, и выделяются из средств самой организации. Как правильно оформить представительские расходы таким образом, чтобы не возникло проблем со сдачей документов в налоговые органы в 2014 году?

Представительские расходы — что это?

Для начала нужно разобраться, что же такое представительские расходы и что они могут в себя включать.

Такой вид затрат очень специфичен, так как законодательным образом, какие же из них можно отнести к представительским, четко и точно нигде не регламентировано.

Имеются лишь общие фразы, и компании и налоговые органы зачастую не могут решить вопрос об их отнесении без судебного вмешательства.

Итак, налоговое законодательство на 2014 год устанавливает следующий перечень затрат, которые можно отнести к этому виду:

  • Все затраты на оплату официального приема представителей сторонних организаций, а также сотрудников данной организации, прибывающих на него из других городов (стран), в том числе затраты на буфетное обслуживание (только во время официального мероприятия) и транспортную доставку участников приема до места его непосредственного проведения.
  • Затраты на оплату труда переводчиков, которые не состоят в штате принимающей организации, если их присутствие необходимо при проведении переговоров (потребуется внештатное оформление).

Следует учитывать, что налоговые органы не примут во внимание те документы, в которых будут указаны затраты, понесенные компанией на организацию досуга принимаемых лиц, в том числе на развлекательные или оздоровительные мероприятия.

Даже если мероприятие планируется на срок до нескольких дней и в несколько этапов, то средства, израсходованные на экскурсионные программы (в качестве примера) нельзя отнести к потребительским затратам.

Так что оформление подобных издержек осуществляется по иным статьям.

Правильно оформить такой вид затрат не сложно, главное понимать границу между прочими и потребительскими издержками. Руководству организации и бухгалтерам нужно четко представлять, что можно включать в смету на мероприятие и предъявлять в качестве доказательства представительских издержек, а что точно не примут налоговые органы в качестве такого вида затрат.

Спорные моменты при отнесении расходов

Многие компании, учитывая не совсем четкую формулировку, что же такое представительские расходы, относят к ним те затраты, которые налоговые органы считают в составе прочих. Например, проживание участников официального приема на территории принимающей стороны — в гостиницах, отелях, санаториях и т.д. (статья 264 Налогового Кодекса Российской Федерации).

Доказать при подаче документов, что это именно представительские расходы, как правило, не удается. Но, как показывает практика, отстоять свои интересы и доказать, что расходы именно представительские, компания может в судебном порядке — если видит в этом существенную собственную выгоду, естественно.

[goo_mid]

Также многие компании пытаются отнести на представительские расходы и обслуживание собственных работников, прибывающих для решения насущных производственных вопросов.

Но Федеральной антимонопольной службой дано четкое указание по поводу того, что такие расходы не могут быть включены в представительские, — Постановление от 11 августа 2006 года № А33-26560/04-С3-Ф02-3935/06-С1. Никакие судебные решения при этом не будут вынесены в пользу компании-спорщика.

Оформление расходов — документальное подтверждение

Что касается подтверждения, то Налоговый кодекс регламентирует обязательное наличие документов, подтверждающих фактическое понесение компанией затрат (статья 252 пункт 1), без которых оформление не является возможным. Что к ним относится? На этот вопрос дает ответ УФНС по г Москве в частности, перечисляя необходимые документы (письмо от 6 октября 2006 года), без которых оформление невозможно:

  1. Руководящие документы (распоряжение или приказ) генерального директора (начальника) компании, разрешающие осуществление расходов на официальное мероприятие.
  2. Утвержденная смета планируемых затрат, которая составляется на основании расценок предприятий, обслуживающих мероприятий. Как правило, это затраты транспортной компании, на аренду конференц-зала (при необходимости), стоимость буфетного обслуживания и приобретаемых продуктов питания. Также в смету могут быть включены планируемые затраты на изготовление сувенирной продукции и наборов для сопровождения мероприятия (блокноты, ручки, пособия, памятки с логотипом компании).
  3. Подписанный руководителем акт о фактических затратах с их подробной расшифровкой и указанием конкретных сумм.
  4. Отчет, в котором указывается информация о мероприятии: его цель и полученные результаты, программа, место и дата проведения, полный состав участников (как представителей компании, так и приглашенных сторон), а также полная сумма понесенных расходов. Вопрос, кто составляет данный отчет, какой отдел организации, решает руководитель. Чаще всего эта функция поручается кадровым работникам, которых приглашают и в качестве секретарей мероприятия.

Обязательно учитывайте, что все подтверждающие платежные документы должны признаваться ими в налоговой инспекции. Зачастую компании прикладывают в качестве доказательства счета из организаций общепита, которые никак нельзя считать именно как платежные документы.

В этом случае вопрос можно урегулировать и решить только в судебном порядке, как правило, арбитраж выступает на стороне компании, но чтобы не рисковать, позаботьтесь об наличии корректных документов заранее.

Кроме того, в некоторых налоговых инспекциях представительские расходы могут не признать, если результатом мероприятия не станет выгодное для компании продолжение бизнеса (не заключен договор и т.п.).

Если такое произойдет и с вашей организацией, то смело отстаивайте свои интересы в судебном порядке, ведь налоговое законодательство 2014 года не рассматривает обязательное наличие заключенных договоров или иные аналогичные документы в качестве первичного подтверждения — достаточно упомянуть об их вероятном появлении в итоговом отчете.

Как рассматриваются представительские расходы в стандартном российском бухгалтерском учете? ПБУ 10/99 позволяет списать представительские расходы, как затраты на обычные виды деятельности. Их отражение в 2014 году осуществляется по дебету счета 26 и 44 (в случае, если компания занимается торговлей) в совокупности со счетами 60, 71 и 76.

В отдельных ситуациях такой вид затрат может относится на капитальные вложения, если мероприятие проводилось с целью решения вопроса по капитальному строительству или модернизации, приобретения любых видов основных средств или иных нематериальных активов. Тогда их отражение выполняется по дебету 08 счета.

Если же цель мероприятия — продажа каких-либо активов, ценных бумаг или основных средств компании, то затраты можно списать на прочие операционные в дебет 91 счета 2 субсчет.

Учет и оформление осуществляется именно в том периоде 2014 года, в котором представительские расходы были понесены вне зависимости от времени их фактической оплаты, — главное предоставить соответствующие документы. Для этих целей подойдет также и авансовый отчет.

Совокупная величина, которую будут иметь представительские расходы, не может быть больше, чем 4% от суммы, затраченной налогоплательщиком на оплату труда своих рабочих в том же отчетном периоде. Эта цифра должна подтверждаться соответствующими отчетами.

Немаловажный вопрос — облагаются ли представительские расходы НДФЛ и ЕСН? По этому поводу имеется конкретный ответ:

  • ЕСН — в 2014 году представительские затраты не облагаются, так как такой вид расходов относится к связанным с производством.
  • НДФЛ — в 2014 году представительские затраты не облагаются, так как ни каким образом не относятся к категории доходов.

Заключение

Если у вас в порядке все платежные документы и документы, подтверждающие представительские расходы в 2014 году, то проблем, как их правильно и законным порядком оформить и списать, возникнуть не должно. В противном случае о списании под видом представительских иных расходов вам придется забыть, хоть на практике различные арбитражи и выступают на стороне компаний, а не налоговых органов.

Источник: http://CleverBuh.ru/buxgalterskij-i-nalogovij-uchet/predstavitelskie-rasxody-v-buxgalterskom-uchete/

Поделиться:
Нет комментариев

    Добавить комментарий

    Ваш e-mail не будет опубликован. Все поля обязательны для заполнения.