+7(499)-938-42-58 Москва
+7(800)-333-37-98 Горячая линия

Приказ о представительских расходах

Содержание

Оформление приказа на представительские расходы

Приказ о представительских расходах

Представительскими называют расходы, предназначенные для осуществления приемов будущих деловых компаньонов. Их перечень ограничивается трудовым кодексом, выдаются деньги только определенному кругу лиц, закрепленных в приказе о подотчетных лицах. Порядок проведения переговоров и расходования представительских денег определяют в приказе, образец которого можно скачать ниже.

Категории представительских затрат

Перечень представительских расходов обозначен Налоговым кодексом (п.2 ст.264):

  • оплата деловых приемов, заседаний в гостиничных и ресторанных комплексах или собрание с партнерами на территории предприятия (к примеру, завтраки и обеды);
  • расходы на крепкие, алкогольные напитки и буфет;
  • затраты на препровождение гостей до пункта назначения;
  • оплата работы переводчика, не являющегося частью коллектива фирмы.

Данные издержки позволяют компании, применяющей для работы общую систему налогообложения, сократить налогооблагаемую базу в пределах установленного лимита — 4% от суммы расходов фирмы на заработную плату. Чтобы иметь возможность списания данных расходов, необходимо подготовить приказ на представительские расходы.

Расходы на аренду переговорной комнаты или банкетного зала, развлекательные мероприятия (боулинг, сауна, экскурсии), лечение заболеваний, проведение юбилейного торжества сотрудника, оформление праздников, приобретение сувенирной продукции, подарков и наград не могут уменьшить базу для исчисления налога на прибыль.

Основным документом является приказ на представительские расходы, удостоверяющий факт их реализации и обоснованности.

Приказ может выглядеть следующим образом:

Как составить приказ на представительские расходы в 2017 году

Каждая организация вправе самостоятельно разработать форму приказа.

Данный документ содержит сведения:

  • название хозяйствующего субъекта;
  • заголовок приказа (о проведении переговоров, делового обеда) и его порядковый номер;
  • дата составления документа и месторасположение субъекта;
  • цель мероприятия (поддержание делового общения, увеличение объемов продаж);
  • обозначение ответственных специалистов за исполнение данной процедуры с указанием определенных задач для каждого работника;
  • дата и время мероприятия;
  • перечисление запланированных рабочих моментов;
  • назначение ответственного сотрудника за составление сметы расходов и контроля выполнения распоряжения и последующего формирования отчета о совершенных действиях;
  • указание бухгалтеру о выдаче необходимой суммы;
  • виза руководителя субъекта и указанных в документе специалистов.

В форме приложений к приказу могут выступать программа мероприятия и смета представительских расходов.

Программа отражает все запланированные этапы с указанием конкретного времени и день официального приема. Смета расписывается для каждого пункта затрат в отдельности: транспорт, обслуживание банкета, цветы, сувениры.

Оба документа обязательно утверждаются директором компании. Когда сумма расходов одобрена работодателем, работнику, обозначенному в приказе, выдаются деньги под отчет из кассы компании.

В произвольной форме пишется заявление директору с обозначением размера денежной суммы и срока ее выдачи.

Оформление итогов деловой встречи

По завершении деловых переговоров сотрудником, ответственным за их проведение и контроль переговоров, на имя руководителя предприятия составляется отчет о выполненных задачах и достигнутых результатах. К примеру, отразить подписание нового договора поставки, увеличение номенклатуры товара по уже заключенного контракту.

В отчете также фиксируется наличие остатка денежных средств от выделенной суммы или его отсутствие, дополнительные расходы.

Затем составляется акт на списание расходов (представительских), отображающий точную сумму понесенных затрат, которые должны быть подтверждены соответствующими накладными, договорами, чеками. Бланк подписывается директором предприятия и главным бухгалтером.

Признание затрат представительскими для налогового законодательства не зависит от исхода переговоров (достигнута ли цель по заключению нового контракта), главное, чтобы вся первичная документация соответствовала нормам ст.9 №402-ФЗ. В противном случае, расходы не будут отнесены к представительским и автоматически попадают в базу для налогообложения прибыли.

Образец оформления

Образец приказа на представительские расходы 2017 — скачать.

Источник: https://blankived.ru/prikaz-na-predstavitelskie-rasxody/

Образец отчета о представительских расходах, подтверждающего траты на официальные мероприятия

Приказ о представительских расходах

Источник: журнал «Главбух»

Отчет о представительских расходах и первичка по ним — это все документы, которые налоговики вправе запрашивать при проверке обоснованности и производственного характера данных затрат.

Приказ о проведении мероприятия, программа, смета (предварительная и фактическая), акт по расходам сейчас не нужны. Такие разъяснения недавно выпустили чиновники Минфина России (письмо от 10 апреля 2014 г.

№ 03-03-РЗ/16288).

Конечно, вы можете и дальше оформлять весь пакет документов, это не запрещено.

Если же вы решите подтверждать представительские расходы только первичкой и отчетом, то рекомендуем сделать его максимально подробным.

То есть все основные данные, которые ранее содержались в других документах, предусмотрите теперь в отчете. Составляют его в произвольном виде (смотрите образец отчета о представительских расходах).

На каждое мероприятие всегда оформляйте отдельный отчет, даже если встречи проходят с одним и тем же контрагентом, но по различным вопросам и в разные дни. Этого всегда требуют инспекторы на местах.

Что должно быть в отчете

Чтобы у налоговиков не было сомнений в обоснованности расходов, отчет должен быть максимально подробным. Приведите в нем все основные данные о прошедшей встрече. Если есть отдельный приказ о проведении мероприятия, сделайте на него ссылку. Это дополнительно докажет производственную необходимость мероприятия. Готовый отчет должен утвердить руководитель компании.

Цель деловой встречи (1). Она должна отражать производственный характер мероприятия. Например, намерение сторон в результате переговоров заключить договор подписать соглашение о скидках, заключить предварительное соглашение, договориться о купле-продаже доли в уставном капитале компании и т. д.

То есть цель может быть любой, главное, чтобы она была связана с бизнесом. Не стоит, например, указывать в отчете, что после официальной части представителей сторон ждут развлечения в оздоровительно-банном комплексе и прочий расслабляющий или активный отдых.

Инспекторы точно признают такие расходы необоснованными, поскольку они прямо запрещены Налоговым кодексом РФ (п. 2 ст. 264).

Дата и место проведения официального приема (2). Место проведения может быть любым — хоть ресторан, хоть офис, хоть база отдыха. Статья 264 Налогового кодекса РФ прямо говорит, что расходы на официальные мероприятия признаются представительскими независимо от места проведения.

Дата мероприятия, как правило, должна совпадать с датами, которые стоят на первичке.

Например, если кассовый чек из ресторана будет пробит раньше или позже того дня, когда проходила встреча, инспекторы снимут расходы по нему.

Если мероприятие оплачено по безналу, то на первичке, конечно, может быть другая дата, но тогда в ней должна стоять оговорка, что деньги перечислены в счет оплаты мероприятия, которое пройдет в такой-то день.

Если встреча запланирована на несколько дней, то в отчет напишите конкретный период, например с 26 по 28 мая 2015 года. Иначе инспекторы могут решить, что это были разные мероприятия. А значит, потребуют на каждый день отдельный отчет либо снимут расходы.

Программа мероприятий (3). Из разъяснений чиновников следует, что программу официального приема как отдельный документ можно не составлять. Тем не менее подробный перечень мероприятий, которые компания проводила в связи с переговорами, мы советуем включить в отчет (смотрите образец отчета о представительских расходах).

Это покажет, что расходы на конкретные мероприятия (например, деловой завтрак) обоснованны. Иначе инспекторы могут посчитать, что какие-то затраты компании не связаны с официальным приемом контрагентов. Тогда компании нужно будет оспоривать решение налоговиков в суде.

Впрочем, судьи в подобных случаях обычно поддерживали налогоплательщиков (постановление ФАС Уральского округа от 23 августа 2011 г. № Ф09-4143/11).

Состав участников (4). Приведите в отчете данные, которые раньше обычно включали в программу переговоров, в частности, это состав участников с обеих сторон.

С помощью этих сведений налоговики смогут убедиться, что сумма расходов пропорциональна количеству участников.

Не должно быть в отчете такого, что в переговорах участвовали, к примеру, четыре человека, а расходы на еду по затратам получились как на целую армию. В таком случае инспекторы точно усомнятся в обоснованности затрат.

Результаты мероприятий (5). Если в результате переговоров компании заключили сделку, проблем с учетом расходов не будет. Ведь деловая цель достигнута. Но расходы можно учесть, даже если договор в итоге не подписан (письмо Минфина России от 10 апреля 2013 г. № 03-03-06/2/11897). Однако в этом случае вопросы инспекторов не исключены.

Поэтому по возможности лучше оформить по итогам деловой встречи какой-либо совместный документ. Например, в нем можно зафиксировать предварительные договоренности сторон.

Нелишним будет также подробный протокол переговоров. Из этого документа должно быть ясно, по каким причинам компания не заключила договор или не выполнила другую цель мероприятий.

Например, в связи с тем, что покупатель затребовал слишком большую скидку.

Суммы расходов (6). В отчете безопаснее привести не только общую сумму расходов, но и детализировать их по видам. Это покажет, что все траты, которые фигурируют в первичных документах, относятся к представительскому мероприятию и компания их утвердила.

Какие документы приложить к отчету

К отчету нужно приложить первичные документы: товарные и кассовые чеки, накладные, акты по оплаченным услугам и т. д.

Возможно, менеджеры вашей компании оформляют и другие бумаги по мероприятию в маркетинговых или управленческих целях: приказ о проведении приема представителей контрагентов, смету расходов и программу мероприятия.

И хотя они для налогового учета не требуются, пусть в бухгалтерии останутся копии. Ведь на практике налоговики могут запросить какие-либо уточняющие пояснения, и тогда дополнительные документы могут вам пригодиться.

Источник: https://otchetonline.ru/art/buh/46639-obrazec-otcheta-o-predstavitel-skih-rashodah-podtverzhdayuschego-traty-na-oficial-nye-meropriyatiya.html

Представительские расходы: как оформить, пример и требования

Приказ о представительских расходах

У любой компании в процессе осуществления хозяйственной деятельности может возникнуть необходимость отражения представительских расходов в учете. 

Рассмотрим порядок оформления и налогообложение указанных расходов, но сначала отметим, что к представительским расходам относятся расходы на:

  • проведение официального приема (завтрака, обеда или иного аналогичного мероприятия) для указанных лиц, а также официальных лиц организации-налогоплательщика, участвующих в переговорах;
  • транспортное обеспечение доставки этих лиц к месту проведения представительского мероприятия и (или) заседания руководящего органа и обратно;
  • буфетное обслуживание во время переговоров;
  • оплата услуг переводчиков, не состоящих в штате налогоплательщика, по обеспечению перевода во время проведения представительских мероприятий (п.2 ст. 264 НК РФ).

Вместе с тем, к представительским расходам не относятся расходы на организацию развлечений, отдыха, профилактики или лечения заболеваний. Перечень представительских расходов является закрытым, поэтому не поименованные в пункте 2 статьи 264 НК РФ, затраты не относятся к представительским.

Для признания представительских расходов в учете, также как и любых других расходов организации необходимо, чтобы они были обоснованы и документально подтверждены (п. 1 ст. 252 НК РФ). Несоблюдение какого-либо из указанных критериев означает невозможность принятия затрат в составе расходов, уменьшающих налогооблагаемую прибыль.

Однако во избежании споров с налоговыми органами, необходимо соблюсти еще один критерий — размер представительских расходов не должен превышать предусмотренный норматив. Он установлен пунктом 2 статьи 264 НК РФ в размере, не превышающем 4 процента от расходов налогоплательщика на оплату труда за этот отчетный (налоговый) период.

https://www.youtube.com/watch?v=zpL8fhYpc2Q

Затраты сверх указанного лимита в целях налогообложения не учитываются (п. 42 ст. 270 НК РФ). Отметим, что база для исчисления предельной суммы представительских расходов определяется нарастающим итогом с начала налогового периода (п. 3 ст. 318 НК РФ), а именно на конец I квартала, полугодия и девяти месяцев календарного года.

Таким образом, окончательная сумма, включаемая в расходы, определяется по завершении календарного года – 31 декабря.

Например, если при расчетах в первом квартале, по итогам года величина норматива составит большую сумму, чем произведенные затраты, например, в первом квартале, то учесть при расчете налога на прибыль можно будет только сумму (норматив) по итогам первого квартала.

Порядок оформления

Для контроля за расходами рекомендуем издать приказ, например о предельных нормативах отдельных видов представительских расходов. Такие нормативы, а также перечень лиц, ответственных за использование средств, утверждаются приказом руководителя.

Приказ

01 января 2013 год № 12/ПР

О представительских расходах

Приказываю:

1. Установить на 2013 год следующие нормы расходования средств на представительские расходы:

Вид представительских расходовРасходы на одного человека
Официальный прием (завтрак, обед или иное аналогичное мероприятие)до 500 рублей в день
Транспортное обеспечение доставки лиц к месту проведения представительского мероприятиядо 300 рублей в день
Оплата услуг переводчиков (не состоящих в штате)до 600 рублей

2. Назначить ответственным за расходование средств на представительские расходы, правильное и своевременное оформление связанных с ними документов финансового директора М.Н. Павлову.

3. Представлять отчет о проведении каждых переговоров течение 3 дней с момента проведения.

Генеральный директор ООО «Вдохновение»

В.А. Николаев ________________________

Источник: https://rosco.su/press/predstavitelskie_raskhody_poryadok_oformleniya_i_nalogooblozheniya/

Учет и оформление представительских расходов

В условиях современного бизнеса все чаще организации в своей деятельности сталкиваются с учетом и оформлением представительских расходов, направленных на установление и развитие долгосрочных связей с партнерами по бизнесу.

Елена Деревягина, менеджер группы бухгалтерских услуг аутсорсинговой компании Acsour, подробно разбирается, какие расходы могут быть отнесены к представительским, как их учитывать в бухгалтерском и налоговом учете и какие документы необходимы для их обоснования

К представительским расходам относят затраты компании по приему и обслуживанию представителей других организаций, участвующих в переговорах в целях установления и поддержания сотрудничества, а также участников, прибывших на заседания совета директоров (правления) организации.

Перечень расходов, относимых к представительским, является закрытым и закреплен в пункте 2 статьи 264 НК РФ, а именно:

1. Расходы налогоплательщика на официальный прием и (или) обслуживание представителей других организаций, участвующих в переговорах в целях установления и (или) поддержания взаимного сотрудничества, а также участников, прибывших на заседания совета директоров (правления) или иного руководящего органа налогоплательщика, независимо от места проведения указанных мероприятий.

2. Расходы на проведение официального приема (завтрака, обеда или иного аналогичного мероприятия) для лиц, указанных в пункте 1, а также официальных лиц организации-налогоплательщика, участвующих в переговорах.

3. Транспортное обеспечение доставки лиц, указанных в пунктах 1 и 2, к месту проведения представительского мероприятия и (или) заседания руководящего органа и обратно.

4. Буфетное обслуживание во время переговоров.

5. Расходы на оплату услуг переводчиков, не состоящих в штате налогоплательщика, по обеспечению перевода во время проведения представительских мероприятий.

https://www.youtube.com/watch?v=nOdKPI0HnB0

Также в Налоговом кодексе уточняется, что к представительским расходам не относятся расходы на организацию развлечений, отдыха, профилактики и лечения заболеваний сотрудников.

Согласно ПБУ 10/99 «Расходы организации», представительские расходы включаются в траты компании по обычным видам деятельности. Затраты на представительские расходы отражаются в составе общехозяйственных расходов или расходов на продажу, в зависимости от специфики деятельности организации. Рассмотрим ниже пример возможных проводок, регистрируемых при учете представительских расходов:

Дебет счетаКредит счета операции
26 «Общехозяйственные расходы»,44 «Расходы на продажу»60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками»Приняты к учету услуги (работы) по представительским расходам
26 «Общехозяйственные расходы»,44 «Расходы на продажу»10 «Материалы»Списаны материальные ценности, используемые при проведении представительского мероприятия (например, продукты питания для буфетного обслуживания)
26 «Общехозяйственные расходы»,44 «Расходы на продажу»71 «Расчеты с подотчетными лицами»Учтены представительские расходы, на основании авансового отчета лица, ответственного за проведение представительского мероприятия
90.02 «Себестоимость продаж»44 «Расходы на продажу»,26 «Общехозяйственные расходы»Представительские расходы учтены в себестоимости товара, работ, услуг

При должном документальном оформлении в бухгалтерском учете представительские расходы принимаются в полной сумме понесенных затрат. При этом порядок учета представительских расходов определяется учетной политикой организации.

Представительские расходы признаются в том отчетном периоде, в котором они имели место (пункт 18 ПБУ 10/99). Датой их признания могут являться даты:

  • утверждения руководителем организации авансового отчета лица, ответственного за проведение представительского мероприятия;
  • утверждения отчета о проведении представительского мероприятия;
  • подписания акта приема оказанных услуг, связанных с проведением представительского мероприятия.

Налоговый учет и нормирование представительских расходов

В налоговом учете, на основании подпункта 22 пункта 1 статьи 264 НК РФ, представительские расходы, связанные с официальным приемом и обслуживанием представителей других организаций, участвующих в переговорах в целях установления и поддержания сотрудничества, организации вправе учитывать в составе прочих расходов, связанных с производством и реализацией.

При этом включение представительских расходов в состав прочих расходов нормируется в размере, не превышающем 4 процента от расходов организации на оплату труда за отчетный (налоговый) период (абзац 3 пункт 2 статьи 264 НК РФ).

Состав расходов на оплату труда определен статьей 255 НК РФ, где используемая при нормировании величина определяется суммой расходов на оплату труда, которая признана организацией в целях налогообложения в соответствующем (отчетном) периоде.

Превышающая норматив сумма представительских расходов при определении облагаемой базы по налогу на прибыль не учитывается (пункт 42 статьи 270 НК РФ).

При расчете налоговой базы по налогу на прибыль доходы и расходы определяются нарастающим итогом с начала налогового периода (пункт 7 статьи 264, статьи 315 НК РФ).

Таким образом, в течение налогового периода сумма расходов на оплату труда, которая признается в целях налогообложения, может увеличиваться, а значит может изменяться и предельный размер представительских расходов, который будет учтен в целях налогового учета.

Важно обратить внимание на то, что представительские расходы могут быть учтены при определении размера базы по налогу на прибыль, если они соответствуют требованиям, приведенным в пункте 1 статьи 252 НК РФ, а именно, иметь:

  1. Экономическую обоснованность.
  2. Документальное подтверждение.
  3. Направленность на получение дохода.

Если проведенное представительское мероприятие не обладает вышеуказанными признаками, не носит официального характера, либо отсутствуют подтверждающие документы, расходы по проведению такого представительского мероприятия не учитываются для целей налогового учета.

Документальное оформление представительских расходов

Расходы по проведению представительских мероприятий, как и расходы по любому факту хозяйственной деятельности, должны оформляться первичными учетными документами (пункт 1 статьи 9 Федерального Закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете»).

На сегодняшний день актуальные нормативные акты не содержат конкретного перечня документов, которые необходимо оформлять для включения представительских расходов в общие затраты, поэтому организации вправе самостоятельно определять порядок их документального оформления.

Для подтверждения представительских расходов рекомендуется иметь следующие документы, указанные в таблице ниже.

Источник: https://delovoymir.biz/uchet-i-oformlenie-predstavitelskih-rashodov.html

Источник: https://businessizakon.ru/predstavitelskie-rasxody-kak-oformit-primer-i-trebovaniya.html

Представительские расходы | Бухгалтерия и кадры

Приказ о представительских расходах

Практически каждая сделка заключается в результате предварительных переговоров. Чтобы провести благоприятное впечатление на партнеров в ходе деловой встречи, компания должна организовать ее на высоком уровне. А это значит – потратиться на еду, напитки, транспортное обслуживание и т.п.   

Организуя встречи или переговоры, предприятие несет определенные затраты. Это так называемые представительские расходы. В Налоговом кодексе РФ содержится перечень затрат, которые относят к представительским. Это расходы на:

– проведение официального приема (завтрака, обеда или иного аналогичного мероприятия) для людей, участвующих в переговорах;

– транспортное обеспечение доставки этих людей к месту мероприятия и обратно;

– буфетное обслуживание во время переговоров;

– оплату услуг переводчиков, не состоящих в штате фирмы.

По мнению чиновников, этот перечень является закрытым, и иные виды затрат представительскими не считаются.

Представительские расходы в налоговом учете – это нормируемые затраты (п.2 ст. 264 НК РФ). Их включают в состав налоговых расходов фирмы в размере, не превышающем четырех процентов от расходов на оплату труда за данный отчетный (налоговый) период.

Какие бумаги оформить…

Четкого перечня бумаг, которые необходимо оформить, чтобы подтвердить представительские расходы, в Налоговом кодексе нет. Нет такого перечня и в других нормативных документах.

Однако время от времени советы по этому вопросу дают представители фискальных органов. Подобную рекомендацию дали московские налоговики (письмо УФНС России по г. Москве от 12 апреля 2007 г. № 20-12/034115).

По мнению чиновников, такими документами могут быть:

– приказ (распоряжение) руководителя об осуществлении расходов на представительские цели;

– смета представительских расходов;

– первичные документы, подтверждающие стоимость использованных товаров для представительских мероприятий, услуг сторонних организаций, например организаций общественного питания, и т.п.;

– акт о понесенных представительских расходах, подписанный руководителем (здесь должны быть указаны конкретные суммы тех или иных затрат);

– отчет о представительских расходах (составляется конкретно по проведенным мероприятиям).

Причем, если в акте указываются суммы понесенных затрат, то отчет призван свидетельствовать о факте состоявшегося мероприятия. Поэтому в отчете отражают:

– цель представительских мероприятий и результаты их проведения;

– дату и место проведения;

– программу мероприятий;

– состав приглашенной делегации;

– участников принимающей стороны;

– величину расходов на представительские цели.

Чтобы избежать возможных претензий при налоговой проверке, рекомендацию налоговиков лучше принять к сведению и соответствующие документы оформить.

И еще. Расчет нормативной величины представительских расходов также нужно подтвердить на бумаге. Таким подтверждением может быть бухгалтерская справка-расчет.

НАША СПРАВКА

По мнению чиновников, представительские расходы, не давшие результата, нельзя учесть в составе налоговых затрат. Ведь в этом случае, считают фискалы, расходы не могут быть признаны экономически обоснованными.

Поэтому, если вы хотите избежать споров с проверяющими, отражать в налоговом учете лучше лишь те представительские, которые привели к заключению сделки. Хотя справедливости ради отметим: в судах такой подход, как правило, не находит поддержки.

Обычно арбитры считают, что само намерение заключить с потенциальным партнером выгодный договор – и есть экономическое обоснование представительских. А увенчалась встреча успехом или нет, значения не имеет.

…и как это сделать

Оформлять бумаги, подтверждающие представительские расходы, нужно в определенной последовательности. Подготовку соответствующих документов можно условно разбить на три этапа. Это оформление:

– общих документов, регламентирующих направление средств на представительские расходы;

– документов, связанных с конкретным мероприятием;

– документов, подтверждающих фактическое расходование денежных средств.

Этап первый: смета и приказ

Главный документ, оформляемый на первом этапе, – это, как правило, смета представительских расходов на отчетный год. Она утверждается протоколом общего собрания учредителей (ст. 33 Федерального закона от 8 февраля 1998 г. № 14-ФЗ «Об обществах с ограниченной ответственностью», ст. 48 Федерального закона от 26 декабря 1995 г. № 208-ФЗ «Об акционерных обществах»).

На основании этой сметы руководитель компании издает внутренние организационно-распорядительные документы. Это, как правило, приказы, регламентирующие:

– перечень сотрудников, имеющих право получать деньги под отчет на представительские цели;

– порядок выдачи подотчетных сумм на такие расходы;

– порядок документального оформления и списания подотчетных сумм по представительским расходам.

https://www.youtube.com/watch?v=2j9Os6zoBF4

Кроме того, соответствующие положения об учете представительских расходов могут быть закреплены и в учетной политике компании.

Отдельным приказом могут быть утверждены и нормы для различных видов представительских расходов (в соответствии со сметой, принятой учредителями). Вот примерный образец такого приказа:

ООО «Энергостроймонтаж»

Приказ № 3

О представительских расходах ООО «Энергостроймонтаж» на 2008 год

1 января 2008 г.                                                                                                      г. Москва

Приказываю:

1. Установить на 2008 год следующие нормы представительских расходов:

Вид представительских расходовРасходы на одного человека в день, руб.
Проведение официального приема (завтрак, обед, ужин или другое аналогичное мероприятие)до 1500
Транспортное обслуживаниедо 800
Буфетное обслуживание во время переговоров (включая напитки)до 600
Оплата услуг переводчиков (при приеме иностранных делегаций):– для руководителя делегации;– для членов делегации (из расчета 1 переводчик на 5 человек)до 500до 400

2. Назначить ответственным за представительские расходы, правильное и своевременное оформление оправдательных документов коммерческого директора Е.Н. Воскресенского.

3. Поручить Е.Н. Воскресенскому обеспечить предоставление отчета о каждом проведенном представительском мероприятии не позднее трех дней после его завершения.

Директор ООО «Энергостроймонтаж»                           Инокентьева                                    Т.Г. Инокентьева

Этап второй, организационно – подготовительный

На втором этапе оформляются документы, связанные с подготовкой того или иного конкретного мероприятия. Как правило, это опять же приказ руководителя организации:

– о назначении ответственного за проведение официальной встречи (переговоров);

– о направлении приглашений на встречу.

Этот документ обязательно должен отражать цель прибытия представителей сторонней организации. Например, проведение переговоров в рамках уже заключенного контракта либо установление новых деловых связей.

Вот образец такого приказа:

ООО «Энергостроймонтаж»

Приказ № 43

Об организации встречи с представителями компании «Кабельные сети»

12 июня 2008 г.                                                                                                      г. Москва

В целях расширения рынка сбыта и увеличения объема продаж приказываю:

1. Организовать в период с 19 по 20 июня 2008 года в помещении ООО «Энергостроймонтаж» переговоры с представителями ООО «Кабельные сети» по вопросу увеличения объема закупок в рамках заключенного контракта от 05.04.2008 № 15/834. Тема переговоров: увеличение объемов закупок и объемов продаж металлического кабеля большого и сверхбольшого диаметра, производимого ООО «Кабельные сети».

2. Ответственным за организацию и проведение встречи назначить коммерческого директора Е.Н. Воскресенского.

3. Поручить Е.Н. Воскресенскому обеспечить подготовку сметы представительских расходов на данное мероприятие, с учетом участия в переговорах по три представителя с каждой стороны.

4. Поручить Е.Н. Воскресенскому обеспечить подготовку приглашений и информирование представителей компании «Кабельные сети» о месте и времени встречи.

Директор ООО «Энергостроймонтаж»                           Инокентьева                                    Т.Г. Инокентьева

Также необходимо составить программу встречи с указанием даты, места, сроков проведения и количества приглашенных лиц и участников со стороны организации и со стороны приглашенных.

Кроме этих документов в бухгалтерию должна быть представлена утвержденная руководителем смета представительских расходов для проведения данного мероприятия.

Она составляется на основании применяемых в организации норм расхода средств на представительские траты.

После утверждения такой сметы подотчетному лицу по расходному кассовому ордеру выдаются деньги под отчет, а в случае необходимости – оплачиваются соответствующие счета по безналичному расчету.

Этап третий: отчет

Третий, и последний, этап предусматривает оформление документов работником, ответственным за проведение деловой встречи. Это отчет о проведении мероприятия и акт о понесенных расходах с оправдательными документами.

Если товары (услуги) на представительские цели приобрел подотчетник, оправдательными будут являться документы, выданные этому человеку соответствующими организациями (например, кассовые и товарные чеки, акты приема-передачи товаров (оказанных услуг), счета-фактуры и т. п.), а также авансовый отчет об использовании подотчетных сумм.

Продукция собственного производства или покупные товары должны передаваться на представительские цели на основании соответствующих первичных документов с указанием видов и стоимости имущества (например, товарно-транспортная накладная, требование-накладная и т. п.). Если компания сама изготовила товары, направленные на представительские цели (например, какие-либо блюда приготовлены собственными силами – буфетом, столовой), расходы должны подтверждаться соответствующей калькуляцией.

Если же фирма заключила договор со сторонней организацией (например, с предприятием общественного питания) документальным подтверждением представительских расходов будут служить этот самый договор, а также счет-заказ и акт выполненных работ (оказанных услуг). Само собой разумеется, что для вычета «входного» НДС понадобится счет-фактура, а также бумаги, свидетельствующие об оплате услуг.

Обратите внимание и на такой важный нюанс. Очень много вопросов вызывает порядок признания расходов на приобретение алкогольной продукции для проведения официального приема. Причем такие товары могут закупаться как в розничной сети, так и при буфетном обслуживании.

Сразу скажем, что формальных оснований для того, чтобы исключить такие расходы из состава представительских, нет. Согласен с этим и Минфин России (см. письмо от 16 августа 2006 г. № 03-03-04/4/136).

Дело в том, что пункт 2 статьи 264 НК РФ не содержит каких-либо ограничений в отношении перечня продуктов, используемых в представительских целях. В частности, это распространяется и на спиртные напитки.

Конечно, все сказанное справедливо только при соблюдении всех необходимых требований, а также при надлежащем документальном оформлении подобных затрат.

НАША СПРАВКА

Бумаги, подтверждающие факт представительских расходов, являются первичными документами. А раз так, при их оформлении должны соблюдаться все требования, предъявляемые к оформлению первичных документов (п. 2 ст. 9 Федерального закона от 21 ноября 1996 г. № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете»). Иными словами, они должны содержать все обязательные реквизиты первичного документа, а именно:

– наименование документа;

– дату составления документа;

– наименование организации, от имени которой составлен документ;

– содержание хозяйственной операции;

– измерители хозяйственной операции в натуральном и денежном выражении;

– наименование должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления;

– личные подписи указанных лиц.

Образец отчета о проведенном мероприятии:

ООО «Энергостроймонтаж»

«Утверждаю»

директор ООО «Энергостроймонтаж»

Т.Г. Инокентьева

23 июня 2008 г.

Отчет

о проведенных деловых переговорах

1. Настоящим подтверждаю, что в период с 19 по 20 июня 2008 года в помещении ООО «Энергостроймонтаж» состоялись переговоры с представителями ООО «Кабельные сети».

2. Тема переговоров: увеличение объемов закупок и объемов продаж металлического кабеля большого и сверхбольшого диаметра, производимого ООО «Кабельные сети».

3. В переговорах приняли участие:

Со стороны ООО «Энергостроймонтаж»:

Т.Г. Иннокентьева,

О.В. Григоренко,

Е.Н. Воскресенский.

Со стороны ООО «Кабельные сети»:

А.В. Алексеев,

О.О. Мирошниченко,

Г.П. Петросян.

4. В соответствии с программой встречи были проведены следующие мероприятия.

19 июня 2008 года

9.00–12.00      Переговоры.

Источник: http://www.buhkadr.ru/articles/875-predstavitelskie-rashody

Представительские расходы

Приказ о представительских расходах

Одной из задач секретаря или помощника руководителя является организация мероприятий по приему представителей контрагентов – встречи, обеда или ужина, помощи при размещении в гостинице, обеспечения необходимыми канцелярскими товарами, подготовки небольших презентов.

Часто от того, как встречен деловой партнер, зависит, будет ли подписан так нужный организации контракт. В настоящей статье мы рассмотрим порядок оформления представительских расходов организации и дадим несколько советов по практической организации их учета и контроля.

Что это такое?

Что такое представительские расходы, разъясняет нам п. 2 ст.

264 Налогового кодекса Российской Федерации (далее – НК РФ), согласно которому к представительским расходам относятся те расходы, которые организация осуществляет в рамках проведения официальных приемов и обслуживаний сотрудников других организаций.

Кроме того, к представительским расходам относятся расходы по приему и обслуживанию участников, прибывших на заседания органов управления организацией.

Стоит заметить, что использование законодателем термина «участники» не совсем удачно, поскольку данный термин в действующем законодательстве применяется прежде всего к лицам, владеющим долями в уставном капитале обществ с ограниченной ответственностью.

Так, речь идет о лицах, участвующих в работе органов управления обществом. Отметим, что к ним относятся как сотрудники организации, т.е. физические лица, состоящие с ней в трудовых или гражданско-правовых отношениях (члены совета директоров, правления), так и приглашенные эксперты. В настоящей статье акцент делается на представительских расходах, связанных с ведением переговоров, поскольку именно с этим видом расходов наиболее часто приходится сталкиваться помощникам руководителя и секретарям-референтам.

Законодатель особо оговаривает, что к представительским расходам относятся:

  • расходы на проведение официального приема (завтрака, обеда или иного аналогичного мероприятия) как для приглашенных, так и для официальных лиц самой организации, участвующих в переговорах;
  • расходы на транспортное обеспечение доставки этих лиц к месту проведения представительского мероприятия или заседания руководящего органа и обратно;
  • расходы на буфетное обслуживание во время переговоров;
  • оплата услуг переводчиков, не состоящих в штате налогоплательщика.

При этом указывается, что к данным расходам нельзя отнести расходы на организацию развлечений, отдыха, профилактики или лечения заболеваний.

Такая оговорка сразу ставит крест на возможности отнести к расходам для целей налогового учета и оплату гида-экскурсовода, и совместный поход представителей компании с ее гостями в спортзал, на футбол или в сауну. Ниже мы рассмотрим эту проблему подробнее.

В плане налогового администрирования представительские расходы относятся к одной из проблемных областей учета – налоговые органы сплошь и рядом отказывают компаниям в принятии их к учету. Поэтому оформление подтверждающих такие расходы документов требует особого внимания.

Документальное оформление представительских расходов можно разделить на три основных этапа.

Первый этап: оформление общих распорядительных документов организации

Такие документы должны фиксировать порядок организации вышеперечисленных мероприятий, определять процедурно-организационные вопросы, внутренние процедуры и регламенты.

На этом этапе, например, можно предусмотреть, какие мероприятия должны быть осуществлены и какие расходы допустимы в зависимости от «категории» гостя.

Одно дело – встречать рядового снабженца одной из полусотни организаций-поставщиков и совсем другое – председателя правления инвестиционного банка, от которого зависит, будет ли модернизировано производство.

В крупных организациях обычно существует локальный нормативный акт (ЛНА), регламентирующий подготовку и проведение переговорных мероприятий, порядок заказа транспорта организации для обслуживания и привлечения сотрудников внутреннего бюро переводов или внешних переводчиков.

Средние и небольшие компании в большинстве случаев подобные документы не оформляют. Такой подход не является нарушением или ошибкой при условии, что в учетной политике определен порядок отражения представительских расходов в бухгалтерском учете организации, а в приложении к ней утверждена смета расходов.

Но стоит отметить, что учетная политика – это «узкий», специализированный документ, призванный решать задачи бухгалтерского учета, а с делегациями работают многие службы. Поэтому мы рекомендуем составлять в организации специализированные документы, определяющие порядок работы.

Причем они могут быть как общего (Пример 1), так и индивидуального характера (Пример 2).

ПРИМЕР 1

Приказ об организации работы с официальными делегациями

Общество с ограниченной ответственностью «Корпорация „Тау„»

ПРИКАЗ

Источник: https://www.profiz.ru/sr/5_2013/predst_rashodi/

Поделиться:
Нет комментариев

    Добавить комментарий

    Ваш e-mail не будет опубликован. Все поля обязательны для заполнения.