+7(499)-938-42-58 Москва
+7(800)-333-37-98 Горячая линия

Популярные системы электронного документооборота

Содержание

Обзор систем электронного документооборота

Популярные системы электронного документооборота

В последнее время системы электронного документооборота (СЭД) все больше становятся актуальными, набирают обороты и приобретают заинтересованность среди множества российских компаний.

Данный интерес вызван тем, что использование СЭД позволяет значительно повысить производительность труда персонала, эффективность организационно-распорядительного документооборота и бизнес-процессов в целом.

Как показывает практика, около 60% рабочего времени сотрудников компаний тратится на подготовку, заполнение, копирование, сопровождение и передачу документов, а правильно подобранная система электронного документооборота – это залог успеха.

На сегодняшний момент представлено множество решений и продуктов различных разработчиков, внедрение которых позволит упростить доступ к данным, создать централизованное и систематизированное хранение документов в электронном архиве, сократить время доступа к информации, повысить безопасность данных, улучшить целостность и сохранность документов и информации в целом, упростить процесс поиска документов и значительно снизить время их согласования.

Но на ряду с достоинствами внедрения СЭД, есть и недостатки, такие как обучение сотрудников, грамотное введение информации в электронную базу и одно из самых главных – это достаточно высокие начальные затраты на внедрение электронного документооборота. Но стоимость системы быстро компенсируется вышеперечисленными преимуществами.

В большинстве случаях современные российские компании при выборе СЭД руководствуются общей стратегией развития, целями, наличием конкурентной среды, желаемой структурой и ожидаемым экономическим эффектом от внедрения такого решения.

Важную роль играет возможность удаленной работы в системе, быстрое внедрение продукта, стоимость установки и поддержки СЭД, применяемые меры обеспечения безопасности, которые должны иметь функции настройки доступа к информации и документам в соответствии с политикой безопасности организации.

Простота и удобство СЭД в использовании – это автоматическое заполнение типовых форм, возможность взаимодействовать с другими существующими системами, простой и понятный интерфейс.

СЭД можно разделить на 9 классификаций в зависимости от платформ, на которых они производятся:

  • Отечественные СЭД;
  • Зарубежные СЭД – Enterprise Content Management System (ECMS);
  • 1С;
  • Microsoft SharePoint;
  • Oracle;
  • IBM;
  • Внутренние разработки (In-house);
  • Системы документооборота на платформах open-source;
  • Google Apps for Business.
  • Рассмотрим вышеупомянутые классификации СЭД.

    Отечественные СЭД

    Отечественные СЭД − это системы, которые полностью «заточены» для российских организаций. В основном это либо узконаправленные специфические системы, либо слабые бесплатные ПО. Например, «ДЕЛО» разработчик – «Электронные Офисные Системы». Представляет собой промышленное решение для обеспечения автоматизации процессов делопроизводства.

    Выпущена в 1996 году. Первая отечественная система автоматизации документооборота, получившая государственный сертификат наивысшего качества ЦСЦР Госстандарта РФ.

    Из плюсов: система проста и интуитивно понятна даже пользователям с базовыми навыками владения компьютером, легкая и быстрая установка, мобильность и удаленная работа, реализован полноценный web-интерфейс доступа ко всем данным и функциям, развитая система оповещений, уведомлений и контроля движения документов, для ознакомления предоставляется демо-версия данного продукта. Из минусов: не самый дешевый продукт, на 30 рабочих мест в базовой комплектации придётся заплатить около 90000 рублей, отсутствует функция распознавания документов.

    Зарубежные СЭД

    Зарубежные СЭД отличаются качеством, глубиной проработки, простой системой, понятной и легкой установкой, а также есть русификация, но зачастую зарубежные программы не учитывают особенности российского законодательства и русского.

    К примеру данной классификации, можно отнести известную систему «Documentum», созданную в 1990 г. Documentum – это система управления документами, знаниями и бизнес-процессами для крупных предприятий и организаций.

    Особенность данной платформы в том, что она предназначена для управления неструктурированной информацией и создания распределенных архивов. Documentum охватывает все информационные ресурсы предприятия: офисные бумажные и отсканированные документы, финансовую информацию и проектно-конструкторскую документацию.

    Система обеспечивает качественное управление информацией на всех этапах, осуществляет распространение, доступ, защиту и хранение. В состав данной системы также входит набор инструментальных средств и интерфейсов прикладного программирования (API), позволяющий модифицировать существующие приложения и создавать новые.

    К технологическим преимуществам Documentum относятся масштабируемость и высокая степень интеграции с другими приложениями. Одним из минусов Documentum является скорость создания/восстановления базы, на крупных системах это будет занимать часы.

    Самый главный минус системы в том, что платой за функциональную полноту является достаточно высокая стоимость внедрения. Разработчики изначально ориентировались на крупный бизнес и высокотехнологичные производства, которым необходим самый высокий уровень автоматизации.

    Сэд на базе платформы 1с

    Сэд на базе платформы 1с – это самая известная, популярная, конструктивная, модульная и достаточно удобная платформа. Все модули 1С являются платными, однако за счет своей платформы они получают обновление от центра 1С. 1С не требовательны к ресурсам, имеют заранее готовый пакет из множества функций.

    На данный момент «1С: Документооборот» является одним из самых распространенных СЭД на российском рынке и занимает лидирующие позиции. Данный продукт обладает универсальностью, программа легко может быть настроена и адаптирована под специфику конкретной организации. Учет документов ведется в разрезе видов документов в соответствии с положением о документообороте предприятия.

    Принципы учета входящих, исходящих и внутренних документов, заложенные в программу, которые полностью соответствуют действующему законодательству. «1С: Документооборот» поддерживает многопользовательскую работу в локальной сети или через Интернет с использованием веб-браузеров или тонкого клиента.

    Есть основные минусы – это скорость работы, проблема с разграничением прав доступа, ввод учета кадровых документов и конечно же стоимость данного продукта.

    Система Microsoft SharePoint

    Система Microsoft SharePoint очень проста в использовании, кто сталкивался и работал с Office, то быстро сможет обучиться SharePoint, однако данную систему нельзя дорабатывать под свои цели. Функций в данной системе немного, но присутствует русификация и достаточно невысокие затраты на внедрение данного типа системы.

    Такого рода системы подойдут очень маленьким фирмам, просто для хранения документов и одновременной работы с ними. EOS for SharePoint – продукт, созданный на базе платформы Microsoft SharePoint для автоматизации документооборота и решения управленческих задач.

    СЭД EOS for SharePoint позволяет эффективно автоматизировать процессы управления документами, а также другие бизнес-процессы организации в рамках создания единого информационного пространства на платформе Microsoft SharePoint.

    Плюсы: может работать в компаниях от десятка до нескольких тысяч рабочих мест при практически неограниченных объемах базы данных, имеется 8 лицензий ФСБ по разработке и производству средств защиты конфиденциальной информации, криптозащиты, наличие мобильных клиентов для iPAD, iPhone, Windows 7 и Windows 8.

    Поддержка ЭП, шифрование данных, работа offline, EOS for SharePoint – единственная система электронного документооборота на SharePoint, где реализована юридически значимая электронная подпись на iPAD, обладает максимальной гибкостью, существует бесплатная редакция. Минус этой системы в том, что работает она только под старой версией SharePoint. Следует учесть также, что у продукта нет готового модуля «Корпоративный портал».

    Oracle

    Oracle – на платформе Oracle, как и у 1С есть приложение Oracle Universal Content Management (UCM). Это достаточно специфическое приложение, и его можно рекомендовать среднему и крупному бизнесу.

    Oracle UCM может работать с AutoDesk Auto CAD, Lotus Notes Email,  Microsoft Office, Outlook, Oracle StarOffice, и другими программами.

    Oracle – это гарант информационной безопасности предприятия, так же на основе Oracle UCM можно конвертировать более 500 форматов прямо через интерфейс без дополнительного ПО. Oracle Universal Content Management является основным продуктом ассортиментной линейки Oracle по управлению корпоративной информацией.

    Это единая промышленная платформа для разработки бизнес-приложений по управлению документооборотом, Web-контентом, цифровыми активами и хранением документации. Существует проблема, которая на данный момент еще не решена до конца – это проблема с разграничением прав доступа.

    IBM документооборот

    IBM документооборот – это очень специфичная платформа, направленное в основном на защиту архива данных, так называемую разработку IBM: Dassault Systemes SmartVault.

    Ярким примером является IBM Lotus Notes – чрезвычайно функциональная система с элегантной архитектурой, реально позволяющей создать общую информационную среду в большой компании, имеющей много офисов в разных городах и странах.

    В России документооборот Lotus Notes часто встречается в банках, в крупных коммерческих структурах, а также в государственных учреждениях.

    Плюсы данной СЭД заключаются в том, что в программе уже есть разработанная система разграничения прав доступа – остается ее просто использовать, что значительно сокращает время и стоимость автоматизации документооборота. Пользователи могут работать с приложениями удаленно, без подключения к серверу.

    При этом на пользовательском ПК не требуется устанавливать дополнительное ПО – достаточно установить и настроить клиент Lotus Notes. После работы в режиме offline пользователь запускает репликацию и данные автоматически синхронизируются между клиентом и сервером. Обратная сторона медали – это дорогие разработчики, устаревшая технология хранения данных и трудности интеграции с другими системами.

    In-house документооборот

    In-house документооборот – это разработки СЭД внутри организаций, которые пишутся на платформах, либо «с нуля».

    Системы документооборота на платформах open-source

    Системы документооборота на платформах open-source – это СЭД, написанные на открытом коде. Зачастую – это самые дешевые разработки, однако всё зависит от того качества, которое предоставляет разработчик OS платформы, либо разработчик самого программного комплекса. К примеру, можно взять платформу Alfresco.

    Данная система одна из самых популярных свободных программ СЭД. По всему миру множество компаний располагают этим программным обеспечением в целях автоматизации процессов обработки информации. Интерфейс системы выполнен на более чем десяти языках, включая и русский.

    Сущность главного свойства продукта заключается в условии свободного лицензирования и наличии открытого исходного кода. Продукт поддерживает платформы Microsoft Windows и Unix и характеризуется высокой степенью модульности и масштабируемой производительностью.

    Alfresco Community Edition полностью бесплатная система, может быть скачена и установлена в любой компании и это плюс. Однако система не имеет никакой поддержки кроме добровольной помощи участников сообщества пользователей Alfresco, что является недостатком СЭД.

    Google Apps for Business

    Google Apps for Business – это облачная разработка от интернет-гиганта, которая позволяет буквально за небольшие деньги хранить и обрабатывать всю свою документацию в облаке.

    Конечно же, облако нельзя модифицировать или переписать, здесь нет локализованных под российскую аудиторию модулей, но и в этой сфере Google сможет найти своих клиентов.

    Так же для совсем «бедных» существует Google Disk – который работает на свободной безвозмездной основе.

    Выбор СЭД – это не просто технологическая или инженерная задача, он связан с общей стратегией развития организации. При выборе системы нужно учитывать множество факторов, которые на первый взгляд могут не иметь отношения к предмету.

    Приведенный выше обзор поможет с первоначальным выбором платформы СЭД и самой системы. Но потребуется детальный анализ работы компании и понимание задач, решаемых СЭД.

    Зачастую неэффективное использование СЭД мешает развитию предприятия, так как вовремя не полученная информация или документ может привести к потере времени, денег или новых возможностей.

    Обзор систем электронного документооборота (СЭД) – Часть 2 

    Источник: https://oxpaha.ru/corporate/obzor-sistem-elektronnogo-dokumentooborota/

    Сравнение систем электронного документооборота

    Популярные системы электронного документооборота

    Рынок систем электронного документооборота в России стал довольно развитым в последнее время. В стране регулярно проводятся всевозможные мероприятия, посвященные новым разработкам в данной области.

    При этом создатели постоянно представляют не только универсальные технологии, но и готовы снабжать определенные отрасли специализированными решениями, направленными на выполнение задач конкретного бизнеса.

    Сравнение систем электронного документооборота является актуальным вопросом в этой сфере, поскольку не всегда бывает просто подобрать продукт, ориентированный на работу с определенными процессами.

    Распределение рынка производителей СЭД

    В настоящее время существует ряд сегментов, на которых направлена деятельность разработчиков подобных продуктов, а именно:

    • государственные предприятия,
    • организации небольшого размера,
    • крупный и средний бизнес.

    Что касается последнего сегмента, то он является наиболее привлекательным для производителей, поскольку занимают наибольшую долю в общем числе потребителей.

    Если компания приняла решение обеспечить себя системой электронного документооборота, то ей нередко приходится сталкиваться с множеством проблем, касающихся выбора.

    Объективный анализ решений довольно сложно найти даже на просторах интернета, так как все сведения обычно представлены в виде рекламы того или иного продукта.

    Именно поэтому предпринимателям приходится изучать большое количество информации, на что идут существенные временные затраты.

    Но даже то, что потенциальный потребитель остановился на том или ином решении и протестировал его в своей компании, не означает, что применение его на практике будет удобным и эффективным.

    Параметры классификации СЭД

    Сравнение СЭД и разбиение их на группы обычно производится по нескольким сегментам, к которым относятся:

    • дешевый;
    • средний;
    • дорогой.

    Данная классификация составляется в соответствии со следующими параметрами:

    1. Цена на конкурентные лицензии, позволяющие использовать продукт максимально эффективно.
    2. Деловая репутация производителя и его опыт на данном российском рынке (число потребителей, количество внедренных проектов).
    3. Время присутствия изготовителя на рынке СЭД.
    4. Возможности и функционал решений разработчика.

    Продукты, относящиеся к первому сегменту, обладают низкой ценой на лицензии. Такие системы не смогут дать высокую производительность, поскольку не являются универсальными.

    При выборе данного решения потребитель вынужден будет осуществлять какие-либо доработки. Зачастую это производители с небольшим опытом работы на рынке СЭД.

    Низкая функциональность их продуктов связана с нехваткой собственных средств на организацию более серьезных разработок и обслуживание систем.

    В среднем сегменте находятся решения, при помощи которых потребитель сможет получить либо среднюю, либо высокую эффективность. Основа для таких продуктов представлена в виде взаимосвязи «клиент-сервер». Такие компании обычно давно присутствуют на рынке и уже успели зарекомендовать себя.

    Большинство разработчиков имеют свою партнерскую сеть, посредством которой удовлетворяются потребности клиентов регионального рынка. Платформы, которые наиболее часто встречаются в этом сегменте, – это Microsoft или Lotus. Производитель также может предложить типовые решения на основе созданных систем.

    Примерами в данном случае можно считать:

    • Оптима,
    • Дело,
    • Летограф,
    • Directum,

    Что касается третьего сегмента, то они предполагают довольно высокую цену на лицензии, именно поэтому не каждая компания (особенно развивающаяся) может себе позволить решения данной группы.

    Такие продукты обычно нацелены на более крупные предприятия, у которых имеется возможность потратить немалую сумму на свое производство.

    Все они имеют высокую эффективность в работе и расширенный функционал, позволяющий справляться со всеми задачами масштабной организации.

    Анализ систем электронного документооборота на примере такого продукта, как DocsVision, проводится неслучайно. Это связано, прежде всего, с высокой успешностью разработчика при внедрении данной системы.

    Продукт применяют многие государственные учреждения и кредитные организации России («СПб ГУП «Петербургский метрополитен», ОАО «РЖД», Минэкономразвития РФ и другие). Производитель существует на рынке уже на протяжении более 10 лет, и за это время успел зарекомендовать свои решения как одни из самых эффективных.

    Помимо этого, система DocsVision обладает мощным функционалом, что является основным критерием при выборе подобной продукции.

    Основные возможности и достоинства версии DocsVision 4.1:

    • построена на Microsoft;
    • поддерживает системы Vista, Win Server 2008 и Win Server;
    • возможность создавать визуальные проекты;
    • хранилищами информации могут служить такие СУБД, как SQL 2008, SQL 2005 или SQL 2000;
    • наличие всевозможных средств для взаимодействия с другими электронными системами;
    • предусматривает применение метода шифрования и использования электронно-цифровой подписи;
    • отсутствие ограничения на количество пользователей;
    • возможность создавать аналитические отчеты;
    • наличие средств SQL, предназначенных для резервного копирования данных;
    • способна взаимодействовать с большим количеством посторонних систем (1С, MS CRM, MS Office и т.д.).

    Сравнительный анализ DocsVision и Documentum

    Чтобы определить различия таких СЭД, как DocsVision и Documentum, необходимо сопоставить их в соответствии с несколькими признаками:

    • внутреннее оснащение системы;
    • функционал продукта, направленный непосредственно на управленческую деятельность в компании;
    • дополнительные возможности.

    DocsVision является более мощным продуктом, именно поэтому основные его отличия от Documentum заключаются в большем числе составляющих элементов. Данный продукт обладает Off-line клиентом, что значительно упрощает обмен данными.

    Здесь также присутствует технология Web Service, при помощи которой пользователь имеет возможность перемещать информацию в распределенные приложения.

    Кроме этого, DocsVision оснащен справочниками и упрощенным интерфейсом по сравнению с Documentum.

    Управленческая деятельность на предприятии, использующем DocsVision, может осуществляться с применением таких элементов, как программируемые функции или их расширение.

    Пользователь имеет возможность дробить конкретный процесс на несколько этапов в соответствии с определенными требованиями, и это будет происходить в автоматическом режиме.

    Что касается внешнего взаимодействия системы с другими приложениями, то оно обеспечивается благодаря особому механизму, который построен на основе WorkFlow-процессе.

    В отличие от Documentum, продукт DocsVision направлен на работу как с документацией предприятия, так и с его бизнес-процессами.

    Система позволяет анализировать все документы и файлы, относящиеся к бизнес-процессам, и обрабатывать их при помощи механизма переменных.

    Решение Documentum также не обладает таким необходимым элементом, как специальный шлюз для взаимодействия с внешними системами электронного документооборота.

    Источник: http://documentooborot.com/dokumentooborot/sravnenie-sistem-elektronnogo-dokumentooborota.html

    О разработчиках сэд

    Выбирая решения класса СЭД, заказчик рассматривает различные варианты: коробочное решение, решение на базе платформы или заказная разработка.

    Российские разработчики в основном предлагают готовые решения, а западные выступают в качестве поставщиков платформ, на базе которых реализуются проектные решения и заказные разработки.

    По статистике в структуре рынка на долю российских разработчиков приходится порядка 95% от общего количества проектов по внедрению СЭД. Одним из объяснений является то, что в России до сих пор сильна специфика работы с документами, основывающаяся на отечественных традициях управления.

    Стоит отметить, что ряд поставщиков начали предоставлять СЭД заказчикам в режиме SaaS (Software as a Service), но пока данный подход в силу целого ряда причин (доверие к провайдеру, качество и надежность каналов связи) скорее рассматривается как форма знакомства с возможностями системы, а не как реальный подход к автоматизации документооборота.

    Одним из формирующихся трендов является использование для работы с документами систем класса ECM (Enterprise content management). По материалам свободной энциклопедии (Википедии):
    Enterprise content management (ECM) — управление информационными ресурсами предприятия или управление корпоративной информацией.

    В рамках концепции ECM документооборот рассматривается как одна из задач обеспечения работы с корпоративной информацией. Сторонником данного подхода являются в основном западные разработчики.

    И хотя в России спрос на подобные технологии еще находится в стадии формирования, во многих отечественных СЭД уже реализованы различные компоненты ECM: управление документами, управление образами документов, долговременное хранение документов, управление потоками работ (Workflow), коллективная работа с документами.

    Принципиально технологии ECM отличаются от СЭД более глубокой проработанностью вопросов управления веб-контентом и мультимедиа-контентом.

    Государственные инициативы вокруг «Электронного документа»

    В 2009-2010 годах в России начали реализовываться несколько глобальных государственных инициатив, связанных с организацией официального электронного взаимодействия между государством, населением и бизнесом, направленных на повышение уровня проникновения информационных технологий в различные аспекты государственной и общественной жизни. К ним следует отнести утверждение перечня государственных услуг, предоставляемых населению через Интернет, и утверждение положений о системе межведомственного документооборота, которые стали первыми важными шагами на пути реализации концепции «электронного правительства».

    Важно отметить, что вопрос о правовой базе электронного документа до сих пор остается открытым.

    Сегодня деятельность участников электронного документооборота регламентируется законами и положениями об использовании электронно-цифровой подписи (ЭЦП), ГОСТ и инструкциями по делопроизводству и архивному делу, законами и положениями об информационных технологиях.

    Получается, что на государственном уровне определены правила и порядок работы с документами, есть требования по обеспечению безопасности к информационным системам, но в законодательстве до сих пор не определен правовой статус электронного документа.

    Стандарты в области СЭД

    Сегодня деятельность разработчиков СЭД практически не регулируется.

    Развивая программные продукты и реализуя проекты по внедрению, разработчики и поставщики в той или иной степени ориентируются на следующие нормативные и правовые документы:

    • ГОСТ Р 51141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения (утв. постановлением Госстандарта РФ от 27 февраля 1998 г. № 28);
    • Федеральный закон от 10 января 2002 г. № 1-ФЗ «Об электронной цифровой подписи» (в ред. от 08.11.2007);

    Источник: https://www.ixbt.com/soft/sed.shtml

    Виды систем электронного документооборота (ЭДО)

    Популярные системы электронного документооборота

    Сегодня, большинство документов изначально создаются в электронном виде. Те же, что попадают в организацию на бумаге, часто подвергаются оцифровке. Поэтому, когда мы говорим об управлении документооборотом, то должны иметь в виду не только бумажные документы, но и формализацию движения электронных версий, то есть ЭДО.

    Существуют разные виды, способы организации электронного документооборота – создание общего файлового хранилища на сервере, использование внутренней почты или иных коммуникационных систем.

    Но это работает до определенного уровня решаемых задач и масштабов деятельности компании. Если идти дальше, нужно внедрять схему, которая позволит упорядочить работу с бумажными документами, с электронными.

    Это позволяют сделать ЭДО различных видов.

    Цель электронного документооборота – эффективность!

    Времена, когда внедрение СЭД могло быть данью моде, ушли в прошлое. Сейчас организации, переходящие на ЭДО, в первую очередь думают об эффективности. Её повышение возможно двумя способами – через увеличение результата, уменьшение затрат. Современные СЭД используют оба эти способа.

    Так, снижению затрат способствуют:

    • Сокращение затрат на бумагу (распечатку, копирование, пересылку и пр.).
    • Сокращение непроизводительных затрат рабочего времени сотрудников. По оценкам западных консалтинговых компаний, доля времени на выполнение рутинных, непроизводительных операций над документами может составлять до 20-30% всего рабочего времени (а на практике – до 60-70%). Снизить такие затраты – одна из важнейших целей внедрения СЭД.

    На результативность при внедрении СЭД влияют:

    • Ускорение информационных потоков (более оперативная информационная поддержка менеджмента – выше скорость принятия решений).
    • Изменение корпоративной культуры (повышение информационно-технологической подготовленности персонала, способствующее лучшему восприятию инноваций).

    Основные задачи

    Внедряя ЭДО, организации чаще всего планируют решить следующие задачи:

    • повышение эффективности управления путем автоматизации контроля выполнения, большей прозрачности деятельности подразделений, отдельных сотрудников;
    • автоматизация бизнес-процессов с их одновременной оптимизацией;
    • обеспечение поддержки накопления, управления и организации доступа к корпоративной информации, знаниям;
    • протоколирование деятельности компании в целом, ее отдельных подразделений, рабочих групп, сотрудников с использованием этой информации для поддержки принятия решений т.д.;
    • сокращение оборота бумажных документов (с целью снижения издержек);
    • упрощение, удешевление хранения документов, использующихся в текущей деятельности, за счет создания оперативного электронного архива.

    Факторы, влияющие на выбор СЭД

    Любая организация, выбирающая СЭД, руководствуется определенными критериями. На выбор влияют факторы, характеризующие саму организацию и ее документооборот.

    Они касаются особенности организационной структуры, бизнес-процессов, имеющихся требований к документообороту, видов контента, необходимого функционала системы, способов внедрения, поддержки, ее развития, интеграции и т.д. Подробнее
    Общая классификация

    Любая классификация является условной. Выделяют виды систем электронного документооборота по функционалу и решаемым задачам, по масштабам предприятий, по архитектуре и т.д.

    По функционалу и решаемым задачам выделяют следующие:

    • Системы делопроизводства. Предназначены для организаций с жестко формализованными правилами документооборота и вертикальным управлением.
    • Электронные архивы. Они не предназначены для поддержки движения документов, главная цель – организация хранения и поиска нужных данных.
    • Workflow-системы. В их центре – бизнес-процессы, которые они автоматизируют, а документы и документооборот являются средством осуществления потоков работ.
    • ЕСМ-системы. Это комплекс управления корпоративным контентом, которые реализуют сразу несколько функций – управление: документами; образами документов (Document Imaging); записями; потоками работ (Workflow); веб-контентом (WCM); мультимедиаконтентом (DAM); знаниями (Knowledge Management); коллективным взаимодействием (Collaboration).

    Большинство СЭД, представленных на рынке, содержат элементы сразу нескольких видов СЭД.

    Как же выбрать «правильную» СЭД?

    Итак, выбор системы документооборота – сложный процесс, который зависит от многого. Если это коммерческая компания, решающий вес имеет возможный экономический эффект от внедрения.

    Если это государственное учреждение, акцент делается на поддержку всех задач, решаемых организацией, и особенностях этих задач, связанных со спецификой деятельности.

    Учесть все факторы что бы помочь вам с выбором всегда готовы специалисты нашей компании.

    Эдо от компании эос

    ЭОС предлагает несколько вариантов СЭД, отличающихся как по архитектуре, так и по функционалу, из которых вы можете подобрать оптимальное решение:

    • «ДЕЛО» – «коробочное» решение для автоматизации документооборота в организациях любого размера. Полностью соответствует формальным требованиям, установленным в России со стороны государства к ведению документооборота. 
    • EOS for SharePoint – система электронного документооборота, автоматизации бизнес-процессов и коллективной работы на платформе Microsoft Share Point. 
    • eDocLib – универсальная платформа для создания корпоративного хранилища данных, оперативной работы с информацией/знаниями и управления взаимодействием пользователей.
    • «АРХИВНОЕ ДЕЛО» – специализированная система автоматизации ведения ведомственных бумажных и электронных архивов.

    Сотрудники ЭОС помогут Вам с выбором СЭД под ваши задачи

    Источник: https://www.eos.ru/dop-info/sed.php

    Система электронного документооборота – что это и зачем нужно?

    Популярные системы электронного документооборота

    В настоящее время обмен документами между хозяйствующими субъектами и физлицами постепенно переходит с бумажного на электронный. Система электронного документооборота имеет ряд преимуществ перед простой бумагой — она позволяет сэкономить время и увеличить эффективность принимаемых решений. СЭД может быть построена как внутри компании, так и между разными фирмами через сеть Интернет.

    Что такое система электронного документооборота (ЭДО)?

    Электронный документооборот — это система процессов по обработке документов в электронном виде. Большинство современных бухгалтерских и кадровых программ умеют формировать электронные документы в стандартном установленном на законодательном уровне формате. Но чтобы такой документ обладал юридическим весом, он должен быть подписан обеими сторонами электронной подписью.

    Электронный документооборот можно разделить на два больших вида — обмен документами внутри фирмы либо между разными компаниями по каналам связи. Допускается объединить эти две системы в одну глобальную.

    Использование электронного документооборота внутри компании требует приобретения необходимого программного пакета (платформы ЭДО), а также оборудования для его функционирования (сетевого оборудования, сервера и т. д.).

    Для того, чтобы произвести обмен документами между двумя компаниями необходим оператор электронного документооборота. Он гарантирует доставку сообщений, контролирует формат пересылаемых документов, требует заверения работы с данными электронной подписью, хранит архив документов.

    Внимание! Одним из таких сервисов является «диадок электронный документооборот». Документы, полученные через него, являются юридически значимыми, если на них находится отметка от ЭПЦ обеих сторон документооборота.

    Основные преимущества

    Электронный документооборот обладает неоспоримыми преимуществами перед бумажным:

    • Упорядочивание делопроизводства — система не даст присвоить один и тот же номер разным документам, поскольку это будет происходить по порядку и автоматически;
    • Отслеживание положения каждого документа — в любой момент времени можно будет узнать кто именно работает с документом. Сотрудник не сможет его испортить или потерять. Удаленный случайно или специально документ все равно можно восстановить;
    • Ускорение обработки документов — если отделы компании разбросаны по нескольким зданиям, то бумажный документ необходимо лично нести туда для согласования. При ЭДО необходимый документ попадает к работнику за доли секунды;
    • Удобная работа с версиями — при редактировании система сохраняет каждую версию. При необходимости можно проследить кто и когда вносил в документ изменения;
    • Круглосуточный удаленный доступ — при необходимости, доступ к системе ЭДО можно организовать через интернет с любого компьютера земного шара. Работник может работать с документами находясь в командировке, в отпуске или на больничном;
    • Планирование работы — благодаря указанию даты создания и срока исполнения, можно планировать исполнение поступающих документов согласно очереди;
    • Поиск документов — можно произвести поиск в общей базе документов по ключевым словам и выражениям;
    • Экономия бумаги — нет необходимости распечатывать все документы в необходимом количестве.

    Основные недостатки

    Несмотря на явные достоинства, у систем ЭДО есть и недостатки, которые могут остановить фирму от внедрения.

    К ним относятся:

    • Нужно затратить денежные средства на приобретение системы, которые в зависимости от количества пользователей могут составлять до 100 тыс. руб.;
    • После покупки длительное время занимает ее установка, внедрение и отладка;
    • Необходимо провести обучение всех пользователей, которые будут в ней задействованы;
    • Обеспечение безопасности системы — разграничение доступа между пользователями, выпуск необходимых электронных подписей, защита от проникновения извне;
    • В штате фирмы должен быть администратор, который будет следить за функционированием системы, выполнять сервисные действия, решать вопросы пользователей;
    • В целях сохранности информации необходимо выполнять резервное копирование базы с документами;
    • Если ЭДО отсутствует у фирм-партнеров, необходимо обеспечить существование и электронной, и бумажной системы.

    Функционал электронного документооборота

    Любая система документооборота должна обеспечивать выполнение множества действий:

    • Работать с любыми видами документов — создавать их, оформлять, обрабатывать, регистрировать, контролировать их выполнение, согласовывать и т. д.;
    • Организовывать потоки документооборота — определять маршруты внутри компании, разграничивать доступ между отдельными пользователями, предоставлять возможность работы с одним документом сразу нескольким лицам;
    • Организовывать архив документов с возможностью их поиска, хранения.

    Внимание! Электронный документооборот должен обеспечивать ту же возможность работы с документами, как и традиционный бумажный.

    Крупные развитые системы предоставляют возможности:

    • Регистрации всех проходящих документов — входящих, исходящих, внутренних, с дальнейшим перенаправлением их к руководителю;
    • Обеспечивать единый порядок работы с документами в каждом подразделении фирмы;
    • Работать с документом как индивидуально, так и коллективно;
    • Обмениваться документами между подразделениями и конкретными сотрудниками;
    • Разграничивать доступ к документам;
    • Использовать стандартные формы для всех документов;
    • Контролировать, что согласование, исполнение и прочая работа с документом будет выполнена вовремя;
    • Формировать отчетность — аналитическую, статистическую и т. д.;
    • Организовывать архивное хранение с фиксацией даты и времени доступа к ним пользователей.

    Можно ли совмещать бумажный документооборот с электронным?

    После перехода на электронный документооборот в организации, первое время все равно не получится полностью отказаться от бумажных документов.

    Произойти это может по нескольким причинам:

    • Не все контрагенты пользуются ЭДО;
    • На предприятии уже существует множество бумажных документов, находящихся в архиве.

    Тем не менее, существуют принципиальные отличия в работе с электронными и бумажными документами. К примеру, бумажный документ нужно распечатать и принести на подпись руководителю, в то время как электронный подписывается в самой системе. Бумажные бухгалтерские документы, отправленные контрагенту, могут потеряться на почте во время пересылки, в то время как электронные доходят до адресата.

    Главным отличием работы с двумя типами документов является их хранение. Электронные документы сразу попадают в систему, где с ними могут работать все пользователи.

    Для бумажных документов должен все равно быть организован архив, где они будут храниться в упорядоченном виде.

    В то же время, после попадания в компанию бумажный документ должен быть отсканирован, и эта скан-копия должна быть загружена в систему для дальнейшей работы.

    Внимание! Таким образом, работа внутри компании все равно должна вестись только в электронном виде. Если приходит бумажный документ, то его видят только те, кто его получает или подписывает. В то же время, работа с электронной копией позволяет защитить оригинал от почти либо утраты, и позволяет работать с ним сразу нескольким пользователям одновременно.

    На рынке существует множество систем документооборота, у каждой есть свои достоинства и недостатки. Наиболее распространенные системы:

    СистемаОсобенностиСтоимость
    ДелоОдна из крупнейших программ по ЭДО. Большая функциональность, простота и удобство использования.От 11 до 13,5 тыс. руб. за одно рабочее место
    ЛогикаМожет использоваться в компаниях любого размера, легка в освоении, гибкая подстройка под пользователяОт 4900 до 5900 за одно место.
    ЕвфратСчитается самой продвинутой из систем, в поставку входит собственная система баз данных, легкий и приятный дизайнОт 5000 руб за рабочее место при развертывании на сервере организации, от 10000 руб. при размещении на оборудовании разработчика.
    1С:АрхивПолная интеграция с любыми продуктами 1С, возможность хранения любых файлов — текстовых, графических, видео и аудио.От 12 до 57 тыс. руб. за всю программу.
    DIRECTUMОптимальная система для малых и средних предприятий, можно совмещать электронные документы с бумажными.От 7 тыс. руб. до 2 млн. руб. за лицензию
    OPTIMA-WorkFlowНовая система, которая только начинает активно развиваться. Есть несколько функций, уникальных для этой системы.От 55 до 75 тыс. руб. за лицензию.

      Калькулятор фиксированных платежей ИП за себя

    Взаимодействие электронного документа с другими программами

    Занимая свое место в электронной среде организации, система ЭДО должна во время работы свободно поддерживать другие бизнес-приложения, уже функционирующие в ней. К примеру, необходимо свободно обрабатывать бухгалтерские документы — счета-фактуры, акты, накладные, доверенности и т. д.

    Кроме этого, система электронного документооборота должна работать со всеми согласованно, и оперировать одними и теми же данными. Поэтому необходимо, чтобы система могла поддерживать справочники, которыми пользуются в электронной среде, и умела обновлять данные в них.

    Кроме этого, необходимо учитывать и работу с внешними данными — электронной почтой, торговыми площадками и т. д.

    При выборе ЭДО необходимо обращать внимание на возможности ее взаимодействия с другими средствами и источниками данных, имеющимися на предприятии. Обычно, популярные, а потому активно развивающиеся системы, имеют в своем составе множество модулей для наиболее популярных программ — 1С, Парус, Oracle и многих других.

    К примеру, электронный документооборот программы 1С может позволять прямо из нее формировать, принимать и отправлять электронные бухгалтерские документы, при этом подтверждая их квалифицированной подписью.

    Источник: https://ip-on-line.ru/servisy/sistema-elektronnogo-dokumentooborot.html

    Поделиться:
    Нет комментариев

      Добавить комментарий

      Ваш e-mail не будет опубликован. Все поля обязательны для заполнения.