+7(499)-938-42-58 Москва
+7(800)-333-37-98 Горячая линия

Ответ на письмо-запрос. Письмо-ответ

Содержание

Ответ на письмо, образец

Ответ на письмо-запрос. Письмо-ответ

Наши обычные условия – наличными, без скидок, без грузовых документовУсловия платежа подробно изложены в прилагаемом экземпляре общих условий поставки (экземпляре контракта)Остальные условия – согласно общим условиям поставок (продажи)Настоящее предложение просим подтвердить (рассмотреть) до (дата) (в течение… дней со дня получения письма)Просим прислать ответ не позднее (дата) (в течение … недель от даты отправления этого письма)Настоящее предложение действительноДо (дата)… месяца со дня получения письмапри условии получения Вашего акцепта по факсу в течение … дней от даты получения этого письмалишь в том случае, если товар не будет продан до получения Вашего ответаПросим прислать ответ (нам) обратной почтой (рассмотреть наше предложение, сообщить, заинтересованы ли Вы в закупке предлагаемого товара)Просим учесть срок реализации товара и принять решение как можно быстрее.

Как оформить письмо-ответ

Согласно контракту от… (номер) мы имеем право на скидку фактурной стоимости в размереМы имеем право отказаться от приемки этой партии товараЭто дает нам право обратиться в арбитражМы основании предоставленного на мдоговором права мы трубуем (настаиваем)Однако, принимая во внимание объективные причиныююю (наши длительные деловые отношения…, то обстоятельство, что…)Мы были согласны принять этот товар, если Вы предоставите нам скидку в 10%Мы готовы в виде исключения принять эту партию товара, при условии, что Вы…На основании вышеизложенного просим Вас заменить… новымУбедительно просим Вас взамен некондиционного товара отправить нам товар в соответствии с условиями договораПросим возместить ущерб (доплатить за, догрузить, допоставить) недостающий товарПросим возместить расходы по…Уценка должна составлять…%Кредитовать нашу организацию на сумму…(перевести стоимость..

В ответ на ваше письмо сообщаем

Уважаемые…Мы благодарим вас за запрос от… на поставку… (наименование товара)В настоящее время мы рассматриваем вопрос о возможности предоставления вам предложения на интересующий вас товар.Наше решение мы сообщим вам в самое ближайшее время.Либо: К сожалению, мы не можем ответить на ваш запрос положительно и выслать вам конкретное предложение на поставку (наименование товара).

Мы просим вас отложить этот вопрос до…Либо: …и сообщаем, что по упомянутому товару вам следует обратиться к нашему агенту – фирме …, которая предоставит вам необходимую информацию по интересующему вас товару.С уважением,Подпись Предложение (оферта) (направляется, если продавец может удовлетворить просьбу о поставке сразу) Указываются:1. Наименование товара2. количество и качество товара3.

цена4. срок поставки5 условия платежа6.

Устойчивые обороты деловой переписки

После того, так трудовой контракт разорван, сотрудник прекращает числиться в штате компании, и получает в руки все деньги, какие он должен получить, а в службу приставов отправляется письмо. Как было уже выше показано, в него прилаживается исполнительный лист.

Важно

Увольнение алиментщика и письмо судебным приставам При увольнении по собственному желанию дополнительной материальной помощи закон не предусматривает. 22.03.2018 сотрудник компании «Маяк» Н.В. Фролов подал в отдел кадров заявление на увольнение по собственному желанию.

Внимание

По решению суда он должен выплачивать часть зарплаты на содержание двоих детей. Необходимо определить алиментные отчисления, которые нужно сделать бухгалтеру.

Ipc-zvezda.ru

Банки нередко напоминают клиентам о задолженности по или новых условиях кредитования. В адрес человека, которого вы бы хотели видеть в своем коллективе, можно направить информацию о вакансиях и уведомление о приеме на работу. Некоторые сообщения сотрудники фирмы обязательно должны получать в письменном виде. Это информация о дисциплинарных взысканиях и предупреждение о сокращении.

Партнерам обычно пишут новые предложения, претензии и извинения. 4 Деловое письмо должно содержать определенные реквизиты, поэтому лучше сразу разработать формы. Заполненный бланк можно отправить по электронной почте в качестве вложения или распечатать и послать по обычной почте простым или заказным письмом.

Вверху должен стоять название вашего предприятия, а еще лучше логотип.

400 bad request

Должны содержаться сведения о статусе, общей направленности, специфике деятельности предприятия, характеристике, новизне товара, указание на адресата (получателя, потребителя), характер доступности, местонахождение и т.п. имя пароль подтверждаю согласие с Политикой конфиденциальности К.Т.В.,Москва,15.04 23:32 А.И.А.,Москва,13.03 12:10 Ч.Ю.В.

,Магнитогорск,10.03 08:15 С.В.Ю.,Магнитогорск,26.02 08:29 К.А.В.,Магнитогорск,15.02 09:49 Ю.Ю.Ю.,Магнитогорск,05.02 21:08 З.М.Н.,Россия,01.01 16:39 Д.А.Н.,Гатчина,25.12 14:11 Т.С.А.,Прага,25.12 12:48 Ш.О.Н.,Ульяновск,13.

12 11:48 терминов Бизнес-юнит Метод средневзвешенной стоимости Сонация Последние обновления Кислота гиалуроновая (Acid Hyaluronic) Витамины (от лат.

Образец письма-ответа

Инфо

Достаточным ли будет направление судебному приставу официального письменного сообщения с приложением соответствующих копий документов о том, что должник уже давно не работает в организации? В данной ситуации действующее законодательство не требует, чтобы работодатель прикладывал к исполнительному листу какие-либо ещё документы.

Деловые письма

Источник: https://astbusines.ru/otvet-na-pismo-obrazec/

Как написать ответ на письмо о предоставлении документов

Ответ на письмо-запрос. Письмо-ответ

В этом случае возможно устранение недопонимания и спорных моментов.

Письма-договоренности имеют большое значение. Они помогают:

  1. подвести итоги;
  2. поставить сроки выполнения задач;
  3. договориться о чем-либо;
  4. убедиться, что стороны поняли суть договора.

Простой язык, используемый в повседневной жизни, при составлении делового письма не используется.

Сопроводительное письмо в налоговую

— это пояснительная записка к уточненной декларации по НДС, а также другим документам, отправленным в налоговую инспекцию. Составляется сопроводительное письмо в налоговую согласно общей структуре делового письма.

В шапке письма указывается должность, № ИФНС, город и ФИО получателя. После этого ставится дата, номер документа, заголовок письма. Обращение к получателю прописывается по мере необходимости.

Текст сопроводительного письма в налоговую с описью документов обычно начинается со слов:

  • Высылаем Вам…
  • Направляем Вам…
  • Представляем Вам…

Затем следует список прилагаемых документов с указанием их наименования, количества листов и экземпляров каждого документа.

Ответ на письмо-запрос

Именно поэтому к его составлению следует относиться очень внимательно, придерживаясь определенных правил.

Структура ответа вполне стандартна с точки зрения делопроизводства.

  1. так и в печатном (данный способ существенно экономит время).
  2. как в рукописном виде (в основном так поступают тогда, когда сам запрос приходит в подобном формате),

Составляется ответ в единственном экземпляре, перед отправлением его нужно пронумеровать (в соответствии с внутренним документооборотом компании), а также проставить дату.

Ответ на запрос о предоставлении информации

На бланке отвечающей организации почтового адреса, номеров телефонов ________________________________ ________________________________ (должность, Ф.И.О.

_______________. Копии запрошенных Вами документов прилагаются к настоящему письму: В соответствии с п. 4 ч. 1 ст. 10 ФЗ

«О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации»

государственный орган, орган местного самоуправления или должностное лицо дают письменный ответ по существу поставленных в обращении вопросов.

Как правильно составить ответ на запрос о предоставлении информации, образец письма

Москва, ул.

Ленина, д. 54 ООО «Стиль» тел. (095) 967-32-45, факс. (095) 957-23-11 Шинкарюк Е.С.

ОКПО 2885678, ОГРН 1023678954746 Уважаемый Евгений Сергеевич! Генеральный директор ООО «Силуэт» Иванов П.

Д. г. Москва, ул. Забелина, д.

36 г. Москва, ул. Ленина, д. 41. Кв. № 9 тел. (095) 987-11-32, факс.

(095) 934-56-51 ОКПО 267459, ОГРН 103526384949

  1. ведение бухгалтерского учета в коммерческой организации.
  2. опыт работы в аналогичной должности не менее 5 лет;

Указанные требования отражены в должностной инструкции главного бухгалтера № 21, утвержденной приказом генерального директора ООО «Эксим» от 15.01.10 г. № 45 «Об утверждении должностных инструкций». Генеральный директор ООО «Эксим» Голубев А.Ю.

Как написать сопроводительное письмо в налоговую

Упрощённо их можно представить так: Так как бумажная форма сопроводительного письма не унифицирована, то использования перечисленных выше реквизитов вполне достаточно, чтобы составить такое письмо.

Источник: http://credit-helper.ru/kak-napisat-otvet-na-pismo-o-predostavlenii-dokumentov-25741/

Как оформить письмо-ответ

Ответ на письмо-запрос. Письмо-ответ

Ряд поступающей в организацию корреспонденции требует отправки ответов по тем или иным вопросам. В данной статье мы подробно рассмотрим, как правильно составить письмо ответ на запрос.

В каких случаях требуется письмо-ответ

Входящая корреспонденция каждой организации состоит из различных документов, определенные виды которой требуют отправки ответных сообщений. При этом необходимо хорошо разбираться в разновидностях входящей документации и в письмах, на которые требуется дать ответ. Предлагаем вам подробно ознакомиться с видами входящих писем, на которые необходимо отправить ответное сообщение.

Письмо-просьба

Уже из названия данного документа становится очевидным, что он содержит какую-либо просьбу, направленную адресату.

Как правило целью данного документа является получение определенной информации, товаров или услуг, в которых нуждается автор письма.

Данная категория входящей документации оформляется на бланке письма и содержит такие фразы, как: “Просим Вас уведомить о…”, “Просим Вас сообщить…”, “Просим принять меры…” и т.д.

В некоторых случаях деловая бумага может содержать не прямую просьбу, а лишь пожелание. К примеру, “Надеемся на рассмотрение обращения…”. В таком случае документ также должен содержать само обращение или описание ситуации, требующей принятия определенных мер.

Бывают и такие ситуации, когда одно письмо-просьба содержит в себе несколько прошений. В таком случае правила оформления требуют, чтобы каждая из них была описана в отдельном абзаце. При этом каждый последующий абзац, содержащий прошение, следует начинать со слов “Также просим Вас принять меры…”, “Попутно просим Вас обратить внимание…”, “Одновременно просим Вас рассмотреть…” и т.д.

Письмо-запрос

Пожалуй, письмо-запрос является единственным документом, ответ на который необходимо отправить в обязательном порядке. Несмотря на то, что письма-просьбы и письма-запросы очень похожи по стилю изложения и содержанию, запрос имеет одну отличительную особенность, которую нельзя оставить без внимания. Речь идет об обосновании документа.

Письма-запросы относятся к служебным письмам, направляемым адресату с целью получения определенной информации, документов и деловых бумаг. Такой документ в переписке отличается наличием обоснования, которое указывает автор запроса.

В качестве обоснования может быть указана отсылка к какому-либо государственному документу, нормативному акту или закону, в соответствии с которым автор в праве ознакомиться с запрашиваемой информацией или деловыми бумагами. Также обоснованием может служить отсылка и к организационно-правовым документам, которые дают право ознакомиться с определенной информацией.

И именно по причине наличия законного обоснования, необходимо обязательно оформить официальный ответ на запрос. Ниже мы более подробно рассмотрим образец ответа на письмо обращение.

Письма-приглашения

Хоть приглашения на различные мероприятия и не требуют, чтобы адресат отправлял письмо-ответ, во многих случаях подобная необходимость диктуется деловым этикетом.

При этом ответное сообщение в данном случае желательно оформить как можно раньше.

Если же такая возможность отсутствует, то предупредить о возможном присутствии или отсутствии на мероприятии можно позвонив приглашающей стороне.

Структура и оформление письма-ответа

Как уже говорилось выше, письмо ответ на запрос является обязательным, поэтому к его составлению необходимо приступать как можно быстрее, после получения запроса.

Если по каким-то причинам оформление документа затягивается, то имеет смысл предупредить автора о том, что запрос был получен, однако его обработка требует времени.

Это не только будет вежливым поступком, соответствующим деловой этике, но и даст время на формулировку послания.

Важно понимать, что письмо ответ на запрос (образец представлен ниже) может иметь как положительное, так и отрицательное решение по поводу данной просьбы. Рассмотрим их более подробно.

Положительный ответ

Письмо ответ, содержащее положительное решение по поводу конкретной просьбы или запроса, оформляется в том же стиле, что и сам запрос. По сути, оно должно быть написано с использованием тех же формулировок и в том же стиле.

В документе следует упомянуть о том, что просьба была рассмотрена, на основании чего было принято положительное решение (решение удовлетворить просьбу).

При этом, если потребуется, можно указать сроки, в течение которых запрос будет удовлетворен.

В случае, если ответ на официальный запрос (образец представлен ниже) требует отправки определенных деловых бумаг, то они могут быть прикреплены к письму. При этом следует указать в основном документе перечень прикрепленных документов, их количество и название. При необходимости указывается количество экземпляров.

Письмо-ответ (образец)

Источник: https://www.sekretariat.ru/article/211024-qqq-17-m8-pismo-otvet-na-zapros

В ответ на ваше письмо просим вас пример

Ответ на письмо-запрос. Письмо-ответ

В первую очередь, прежде чем составлять ответное письмо следует любым удобным способом проинформировать отправителя о получении запроса. Далее, при наличии всей необходимой информации можно приступать к ответу.

Чем скорее будет написано ответное послание, тем лучше, но если в данный момент запрашиваемые сведения отсутствуют, с письмом лучше повременить. Структура ответа вполне стандартна с точки зрения делопроизводства.

  1. Вверху послания (справа или слева) нужно написать название компании-отправителя (с указанием адреса и телефона), а также конкретного сотрудника, от имени которого составляется ответ.
  2. Далее аналогичным образом вносятся сведения о получателе.
  3. После этого пишется сам ответ.

В ответ на Ваше письмо от … сообщаем, что Ваша просьба о поставке … решена положительно.В ответ на Вашу просьбу (заказ) с сожалением сообщаем (вынуждены сообщить), что выполнить ее не имеем возможности (не можем) в связи со следующими обстоятельствами.К сожалению, Ваша просьба не может быть удовлетворена по следующим причинам.К сожалению, мы вынуждены отклонить Ваше предложение.

Нам необходимы дополнительные сведения о …Настоящим просим сообщить о сроках …Настоящим сообщаем, что Ваше предложение принято …Обращаемся к Вам с просьбой выслать …Просим Вас поставить нас в известность о …Просим сообщить нам о Вашем решении по вопросу …Просим сообщить нам о приемлемости для Вас нашего предложения по …Просим ускорить выполнение принятых Вами обязательств по …

Ответ на письмо-запрос. письмо-ответ

Должны содержаться сведения о статусе, общей направленности, специфике деятельности предприятия, характеристике, новизне товара, указание на адресата (получателя, потребителя), характер доступности, местонахождение и т.п. имя пароль подтверждаю согласие с Политикой конфиденциальности К.Т.В.,Москва,15.04 23:32 А.И.А.,Москва,13.03 12:10 Ч.Ю.В.,Магнитогорск,10.

03 08:15 С.В.Ю.,Магнитогорск,26.02 08:29 К.А.В.,Магнитогорск,15.02 09:49 Ю.Ю.Ю.,Магнитогорск,05.02 21:08 З.М.Н.,Россия,01.01 16:39 Д.А.Н.,Гатчина,25.12 14:11 Т.С.А.,Прага,25.12 12:48 Ш.О.Н.,Ульяновск,13.12 11:48 терминов Авансирование бизнеса Аванс в счет заработной платы Аудит страховой Последние обновления Кислота гиалуроновая (Acid Hyaluronic) Витамины (от лат.

Приложение 4

Чуть ниже располагаются дата и номер, а если нужно — то и ссылки на сетевые ресурсы (например, если на официальном сайте выложены условия контракта или конкурсная документация). Лучше отвести графу и для темы письма. Выделите ее жирным шрифтом.


Это даст возможность вашему адресату быстрее сориентироваться в документах, которые ежедневно поступают ему на подпись. 5 Уточните фамилию, имя, отчество и должность лица, которому предназначено письмо.

Многие фирмы имеют свои сайты или хотя бы домашние странички в Интернете. Контакты там наверняка есть. Можно позвонить секретарю и выяснить, кто из сотрудников занимается тем или иным вопросом.

На предприятии могут быть однофамильцы и даже сотрудники, у которых совпадают фамилия и инициалы. 6 Начните письмо с личного обращения по имени и отчеству.

Образцы вводных фраз текста делового письма

Уважаемые…С благодарностью подтверждаем получение вашего предложения от… на (наименование товара)В ближайшее время сможем сообщить наше решение о возможности закупки предлагаемого товара. Либо:…и сообщаем, что мы не заинтересованы в закупке вышеуказанного товара.

С уважением (подпись) Рекламация – коммерческий документ повышенной юридической значимости, представляющий собой претензии к стороне, нарушившей принятые на себя по контракту обязательства, и требование возмещения убытковПредъявляется в отношении:- качества товара, в случае несоответствия указанному в контракте- количества товара (недокомплектация и др.

)- сроков поставки (просрочка)- недоброкачественной упаковки и ошибок в маркировке- просрочки платежа и др.Предоставляется в письменной форме, заказным письмом, с приложением всех документов, в определенный срок.
Язык и подача послания должны зеркально отражать письмо-запрос.

Иными словами, в тексте желательно использовать ту же форму обращения, которую применил отправитель запроса, ту же лексику, терминологию, языковые обороты и последовательность изложения, конечно, при условии, что автор инициативного послания проявил себя как грамотный и корректный человек.

Нужно обязательно указывать ссылку на номер и дату входящего послания, но при этом нельзя повторять ошибки, допущенные автором запроса и нежелательно указывать на них в ответом письме (только если это не относится к конкретной деятельности фирмы). Ответ на запрос может быть как положительным, так и отрицательным.

В ответ на ваше письмо просим вас примером

Мы получили Ваше письмо от … вместе с приложенными к нему документами. Мы сожалеем (выражаем сожаление) по поводу Вашего отказа (молчания) …

Мы с удивлением узнали из Вашей телеграммы, что … Настоящим еще раз напоминаем (сообщаем), что … Настоящим подтверждаем, что нами получено Ваше письмо от … с.г. и сообщаем, что … Подтверждаем получение Вашего письма от … со всеми приложениями. По Вашей просьбе направляем Вам … Пожалуйста, примите наши извинения за …

Принимаем к сведению Ваше письмо от … и сообщаем, что … Просим извинить нас за задержку с ответом на Ваше письмо …

Ставим Вас в известность … Уведомляем Вас … Примеры фраз, которые могут составить основу делового письма Ваш заказ будет выполнен, если Вы … Ваша просьба (предложение) находится на рассмотрении.

Источник: http://advokat-na-donu.ru/v-otvet-na-vashe-pismo-prosim-vas-primer/

Ответ на запрос, образец

Ответ на письмо-запрос. Письмо-ответ

Условно письмо-ответ на запрос можно подразделить на 2 основные разновидности:

Вид
Положительный ответ на запросВ таком письме организация, куда поступил запрос, выражает свое согласие на предоставление истребуемой информации
Отрицательный ответНаоборот, в письме будет содержаться мотивированный отказ от предоставления запрашиваемых сведений

Основное отличие этих разновидностей писем – в их содержании.

Так, если письмо содержит положительный ответ, в его тексте будет содержаться максимально полный и исчерпывающий ответ на поставленный в запросе вопрос (с указанием ссылок на правовые акты, при необходимости).

В конечном счете, у обратившегося контрагента не должно оставаться каких-либо вопросов, если ответ действительно был дан по существу и в полной мере.

Отрицательный же ответ более краткий, но и он должен содержать мотивированную формулировку, включающую не только причины отказа, но и перечень оснований. Также в отрицательном письме должны содержаться условия, при соблюдении которых организация, сделавшая запрос, сможет все-таки получить нужные сведения.

Как правильно составить и его образец

Перед составлением ответа следует проинформировать заявителя любым удобным способом о получении запроса по указанным в нем (запросе) контактам – телефону, электронной почте или иным образом.

Далее следует приступить непосредственно к оформлению документа.

Бланк письма можноскачать тут.

Оформление производится:

  • либо на фирменном бланке организации, предусмотренном для ответов на запросы;
  • либо в свободной форме.

Фирменный бланк, как правило, уже содержит в “шапке” наименование организации, дающей ответ, ее юридический адрес, телефон руководителя и поля для простановки исходящего номера документа и даты его составления.

При свободной форме все поля придется формировать самостоятельно, а именно:

Слева вверху необходимо написать полное название предприятия, дающего ответ, с указанием организационно-правовой формы, адрес нахождения, контактный телефон, дату и номер исходящего документа, а также его наименование – “Ответ на письмо-запрос (номер письма) от (дата регистрации запроса)”.

В правом же верхнем углу ставится должность и ФИО должностного лица, кому направляется ответ, и наименование организации, куда он направляется.

  1. Обращение к должностному лицу.

По центру пишется обращение к лицу, которому направляется ответ. Например, “Уважаемая Марина Сергеевна”.

Далее нужно написать сам ответ на запрос – положительный или отрицательный (подробности написания формулировки см. далее).

Если в ответе на запрос требуется предоставить заявителю копии каких-либо документов, следует указать их перечень.

  1. Подпись, расшифровка подписи директора организации, давшей ответ.

Положительно

Положительная формулировка ответа должна содержать:

  • реквизиты самого запроса (дата и номер его регистрации);
  • пару слов о запросе (основная суть);
  • непосредственно сам ответ.

К примеру, при запросе покупателем расценок на товары можно ответить следующим образом:

“В ответ на Ваш запрос от 18 ноября 2017 года № 05-03/273 о предоставлении прайс-листа на новую коллекцию обуви “MaxStyle”, направляем в Ваш адрес актуальный прайс-лист (см. приложение на 5 листах)”.

Отрицательно

При отрицательном ответе текст формулировки должен содержать:

  • как и при положительном ответе – реквизиты и краткую суть сделанного запроса;
  • причину, на основании которой отклоняется просьба;
  • обоснование причины (со ссылкой на федеральные или локальные нормативные акты).

Особенности

Существуют особенности заполнения и отправки официальных ответов на запросы в специфических ситуациях.

На английском

Если организация взаимодействует с иностранными партнерами, возможно, что потребуется вести деловую переписку на английском языке.

В этом случае потребуются стандартные фразы-клише:

Фраза-клише на английскомПеревод на русский
Dear Mr. WalkerУважаемый мистер Уолкер
In reply to your letter asking for information about…В ответ на Ваш запрос о предоставлении информации о…
I feel delighted to inform you…С радостью сообщаю Вам…
I regret to inform you…С сожалением сообщаю Вам…
Please, inform me if I can be of any further assistanceПожалуйста, сообщите, если я смогу еще чем-то Вам помочь

О предоставлении документов

Запрос о предоставлении документов должен содержать:

  • перечень испрашиваемой документации с указанием количества нужных экземпляров;
  • сведения об оплате за предоставление копий (если оплата требуется);
  • адрес заявителя, куда будет направлена документация;
  • ссылку на нормативный акт, содержащий право (или обязанность) лица, которому направляется запрос, выдавать какие-либо документы.

Формулировка ответа стандартная – если заявитель имеет право получить бумаги, организация направит положительный ответ, в противном случае – отрицательный.

В банк

Банк обязан предоставлять определенную информацию по требованию государственных органов, судебных приставов, СК РФ, ФНС, судов и др.

Ответы на запросы те же – положительные или отрицательные. При отрицательном ответе банк укажет ссылки на законы, регламентирующие отказ в предоставлении сведений о каком-либо клиенте (см. ниже).

Итак, если контрагент или не связанное деловыми отношениями лицо прислало компании запрос о предоставлении информации или документов, организация должна ответить в письменной форме. Ответ может быть как положительным, так и отрицательным.

Общие правила написания ответа

В первую очередь следует помнить о том, что ответ должен писать именно тот сотрудник предприятия, на имя которого писалось первоначальное письмо. Исключения возможны только для тех случаев, если этот сотрудник по каким-либо причинам отсутствует (больничный, командировка. увольнение) – тогда ответ может написать тот, кто замещает отсутствующего на данный момент времени.

Язык и подача послания должны зеркально отражать письмо-запрос. Иными словами, в тексте желательно использовать ту же форму обращения, которую применил отправитель запроса, ту же лексику, терминологию, языковые обороты и последовательность изложения, конечно, при условии, что автор инициативного послания проявил себя как грамотный и корректный человек.

Нужно обязательно указывать ссылку на номер и дату входящего послания, но при этом нельзя повторять ошибки, допущенные автором запроса и нежелательно указывать на них в ответом письме (только если это не относится к конкретной деятельности фирмы).

Ответ на запрос может быть как положительным, так и отрицательным.

  • Положительный ответ должен быть максимально подробным,
  • а отрицательный – обоснованным и предельно корректным.

Кроме того, при отказе на запрос хорошим тоном будет сообщить его автору информацию о том, при каких обстоятельствах ответ может стать положительным.

В любом случае, ответное письмо должно быть составлено в максимально вежливой форме. Желательно избегать пустых отписок и даже при отсутствии необходимой информации писать ответ нужно сдержанно, вежливо и уважительно по отношению к автору запроса. Грубость, ровно как и заведомо ложные сведения совершенно недопустимы.

Как составить ответ на запрос

Форма подачи и оформления ответа на письмо-запрос может сыграть решающую роль в отношениях между организациями. Именно поэтому к его составлению следует относиться очень внимательно, придерживаясь определенных правил.

В первую очередь, прежде чем составлять ответное письмо следует любым удобным способом проинформировать отправителя о получении запроса. Далее, при наличии всей необходимой информации можно приступать к ответу. Чем скорее будет написано ответное послание, тем лучше, но если в данный момент запрашиваемые сведения отсутствуют, с письмом лучше повременить.

Структура ответа вполне стандартна с точки зрения делопроизводства.

  1. Вверху послания (справа или слева) нужно написать название компании-отправителя (с указанием адреса и телефона), а также конкретного сотрудника, от имени которого составляется ответ.
  2. Далее аналогичным образом вносятся сведения о получателе.
  3. После этого пишется сам ответ. Он должен полностью соответствовать сути запроса и, если запрашивающий в своем письме задал сразу несколько вопросов, разбитых на отдельные пункты, ответ должен быть написан точно в таком же формате. Если к ответу прилагаются какие-либо дополнительные сведения, это необходимо отразить в тексте письма, отметив отдельно.
  4. Точно также, если того требуют обстоятельства, в ответ можно включать ссылки на какие-то законы, нормативные и правовые акты.

Какие виды существуют и каковы их особенности?

Все разновидности данного документа можно условно разделить на два вида:

  1. Положительный ответ на запрос информации – выражает согласие организации предоставить информацию, которая изначально запрашивалась.
  2. Отрицательный ответ – означает мотивированный отказ в предоставлении данных или отклонение предложения.

особенность, а также отличие данных разновидностей письма-ответа на запрос информации, кроется в его содержании.

Так, составляя положительное письмо, необходимо дать максимально полный и исчерпывающий ответ на поставленный вопрос. В конечном итоге у обратившейся организации не должно оставаться вопросов по существу представленной информации.

При составлении отрицательного ответа на запрос информации, в обязательном порядке необходимо аргументированно указать причину отказа в представлении данных или отклонения предложения.

ВАЖНО. Также в отрицательном письме рекомендуется указать, при каких условиях организация, направившая запрос, сможет получить запрашиваемую информацию.

Как правильно оформить?

Порядок составления ответа на запрос информации можно представить в виде пошаговой инструкции:

  1. Составление шапки документа. В левом верхнем углу необходимо указать полные реквизиты организации, от которой направляется ответ (наименование, ОКПО, ОГРН, ИНН/КПП, адрес, контактный телефон, факс).
    В правом верхнем углу указывается имя должностного лица организации, в которую направляется документ. Как правило, документы составляются на имя генерального директора предприятия.
  2. Необходимо проставить номер и дату регистрации документа в журнале исходящей корреспонденции. По желанию можно также кратко указать тему письма. Однако данное требование не является обязательным.
  3. Далее необходимо выразить обращение к представителю организации, в которую будет направлен ответ на запрос. Пример: «Уважаемый Иван Сергеевич!».
  4. Составление «тела» документа. ответа будет отличаться в зависимости от его вида. При положительном ответе указывается:
    • реквизиты ранее направленного запроса (номер и дата регистрации), а также его основная суть (буквально пару слов);
    • информация по запросу.

    В случае отрицательного письма указываются:

    • реквизиты и содержание запроса (по аналогии с положительным письмом);
    • причина отклонения просьбы;
    • констатация отказа.
  5. Приложения. Указываются в случае, если была запрошена какая-либо документации, которую предприятие готово представить.
  6. Ставится подпись генерального директора организации или его представителя, а также печать юридического лица.

Важно! В левом нижнем углу документа необходимо указать фамилию и номер телефона исполнителя документа (на случай возникновения вопросов со стороны адресата).

Как ответить?

ООО «Силуэт» Генеральному директору

г. Москва, ул. Ленина, д. 54 ООО «Стиль»

тел. (095) 967-32-45, факс. (095) 957-23-11 Шинкарюк Е.С.

ОКПО 2885678, ОГРН 1023678954746

ИНН/КПП 77894364/773553

13.12.17 № _46__

Источник: https://artlife-astrahan.ru/otvet-na-zapros-obrazets/

Деловые письма-ответы на запросы на английском языке (Reply quotation)

Ответ на письмо-запрос. Письмо-ответ

Приветствую вас, дорогой гость! Здесь вы сможете ознакомиться с разнообразными примерами писем-ответов на английском языке (Reply quotation). Все они  представлены с переводом на русский язык.

Все о деловых письмах на английском и их типах

Полезные фразы для деловой переписки

Письмо 1

Ms Jennifer Watson

Sales Manager

ParkInn Hotel

7834 17th Street

Tampa, Florida

Mr Ken Smith

9034 Commerce Street

Detroit, Michigan

USA, 90345

June 30, 2013

Dear Mr Smith

Thank you for your enquiry about the staying in our hotel. We have a single room available at the period you stated. The price is $85 per night. Breakfast and other meals are not included as we do not have such service.

But there is a buffet in our hotel where you can have meals at any time of the day and night. We have airport transfer service, it's free for our guests, as well as Wi-Fi. It is also possible to rent a car in our hotel in advance together with reserving a room.

If you have any more questions we are ready to answer

Kind regards,

Jennifer Watson

Sales Manager

Перевод:

От: г-жи Дженнифер Уотсон, менеджер по продажам, Отель ПаркИнн

7834 17-ая стрит, Тампа, Флорида

Кому: г-н Кен Смит

9034 Коммерс стрит, Детройт, Мичиган, США 90345

30 июня 2013 года

Уважаемый г-н Смит

Спасибо за Ваш интерес к нашему отелю. У нас есть свободный одноместный номер на период времени, который Вы указали в своем письме. Стоимость составляет 85 долларов США за ночь. Завтрак, обед и ужин не входят в стоимость, так как у нас нет такой услуги.

Но у нас в отеле есть буфет, где вы можете пообедать в любое время суток. У нас есть услуга по доставке наших гостей из аэропорта, она бесплатная, также как и беспроводной интернет. Также Вы можете заранее заказать аренду автомобиля при бронировании номера.

Если у Вас еще есть вопросы, то мы с радостью ответим на них.

С уважением,

Дженнифер Уотсон

Менеджер по продажам

Письмо 2

Ms Liza Smith

Sales Manager

Travel With Us Ltd

7834 Grand Street

Jacksonville, Florida

Mrs Emma Trunk

9034 Nord Street

Jacksonville, Florida

USA, 90345

April 03, 2012

Dear Mrs Trunk

We have received your enquiry about the Disneyland tours. This is a bus tour, it starts on Friday evening and ends on Sunday late evening.

It includes 2 night accommodation in the hotel (you may choose the one from the list according to your budget), weekend entry ticket to the Disneyland, drinks and snacks in the bus. The price for an adult starts from $250 and depends on the hotel cost.

The price for children below 5 years old is $100, for older children it is $150-200. We enclose brochure with additional information and some pictures.

Kind regards,

Liza Smith

Sales Manager

Перевод:

От: г-жа Лиза Смит, менеджер по продажам, Трэвэл Уиз Ас Лтд

7834 Гранд стрит, Джексонвилль, Флорида

Кому: г-жа Эмма Транк

9034 Норд стрит, Джексонвилль, Флорида, США 90345

03 апреля 2012 года

Уважаемая г-жа Транк

Мы получили Ваш запрос по поводу тура в Диснейленд. Это автобусный тур, он начинается в пятницу вечером и заканчивается поздно вечером в воскресенье.

В стоимость включены 2 дня проживания в отеле (вы можете выбрать отель из списка в соответствии с Вашим бюджетом), входные билеты в Диснейленд на весь уик-енд, напитки и снеки в автобусе. Стоимость тура для взрослого начинается от 250 долларов США и зависит от выбранного Вами отеля.

Стоимость тура для ребенка младше 5 лет – 100 долларов США, старше 5 лет от 150 до 200 долларов США. Мы прилагаем брошюру, посвященную этому туру, где Вы сможете найти дополнительную информацию и фото из поездки.

С уважением,

Лиза Смит

Менеджер по продажам

Письмо 3

Mr Pete Johnson

Sales Manager

Four Seasons

9034 Main Street

London, UK

Ms Sally Swift

9034 Cooper Street

Fresno, California

July 10, 2005

Dear Ms Swift

We received your enquiry of confirmation letter. We checked everything and send you confirmation of reservation that you requested. Please check whether it is what you need. Thank you for choosing our hotel for staying during your trip.

Kind regards,

Pete Johnson

Sales Manager

Перевод:

От: г-н Пит Джонсон, менеджер по продажам, Фор Сизонс

9034 Мэйн стрит, Лондон, Объединенное Королевство

Кому: г-жа Салли Свифт

9034 Купер стрит, Фресно, Калифорния

10 июля 2005 года

Уважаемая  г-жа Свифт

Мы получили Ваш запрос подтверждения брони. Мы все проверили и высылаем Вам подтверждение брони, которое Вы запрашивали. Пожалуйста, проверьте, подходит ли оно Вам. Благодарим Вас за выбор нашего отеля для Вашей поездки

С уважением,

Пит Джонсон

Менеджер по продажам

Письмо 4

Mr Tim Thompson

Sales Manager

Office Plus Inc.

9034 East Street

Sacramento, CA

USA, 90345

Mr John Peters

General Manager

Electroworld Ltd

4567 Marcony Street

Sacramento, CA

June 10, 2001

Dear Mr Peters

Thank you for your recent enquiry regarding our products.  We enclose our catalog so that you can make an order. By the way this month we have a discount of 10% for new clients.

Kind regards,

Tim Thompson

Sales Manager

Перевод:

От: г-н Тим Томпсон, менеджер по продажам, Офис Плюс Инк.

9034 Ист стрит, Сакраменто, штат Калифорния, США 90345

Кому: г-н Джон Питерс, генеральный менеджер, Электроуорлд Лтд

4567 Маркони стрит, Сакраменто, штат Калифорния

10 июня 2001 года

Уважаемый г-н Питерс

Благодарим Вам за Ваш интерес к нашей продукции. Мы прилагаем наш каталог, чтобы Вы могли сделать заказ. Кроме того в этом месяце у нас действует скидка 10% для новых клиентов.

С уважением,

Тим Томпсон

Менеджер по продажам

Письмо 5

Mr Harry Willson

Sales Manager

Rent  A Car

9034 Orland park Street

Chicago, Illinois

USA, 90345

Mr Jim Frank

4567 Golden Street

Fresno, California

June 15, 2009

Dear Mr Frank

With reference to your enquiry about renting a car in Chicago we are sending you a little  brochure with all necessary information and a map of Chicago airport with our location marked on it. If you have any questions you may call us 8-800-459-2398

Kind regards,

Harry Willson

Sales Manager

Перевод:

От: г-н Гарри Уилсон, менеджер по продажам, Рент Э Кар,

9034 Орланд Парк стрит, Чикаго, Иллинойс, США 90345

Кому: г-н Джим Фрэнк

4567 Голден стрит, Фресно, Калифорния

15 июня 2009 года

Уважаемый г-н Фрэнк

Относительно Вашего письма по поводу аренды автомобиля в Чикаго, мы высылаем Вам небольшую брошюру со всей необходимой информацией и картой аэропорта Чикаго с обозначением нашего офиса там. Если у Вас еще есть вопросы, то Вы можете обращаться по телефону 8-800-459-2398.

С уважением,

Гарри Уилсон

Менеджер по продажам

Источник: https://lizasenglish.ru/delovoj-anglijskij/reply-quotation-letter.html

Поделиться:
Нет комментариев

    Добавить комментарий

    Ваш e-mail не будет опубликован. Все поля обязательны для заполнения.