+7(499)-938-42-58 Москва
+7(800)-333-37-98 Горячая линия

Особенности хранения документов в электронном архиве

Содержание

Архивное хранение электронных документов #электронный архив #СЭД #ECMJ

Особенности хранения документов в электронном архиве

В«It's hard to look right

To achieve you, baaaabehВ»

�з современной песни

После автоматизации документооборота, неизменно возникает вопрос о хранении документов.

Неужели автоматизация прошла даром и на последнем этапе документ придется распечатывать, чтобы обеспечить его архивное хранение?

Сложности обеспечения сохранности электронных документов объясняются быстрым устареванием компьютерной техники, несовершенством информационных носителей и отсутствием успешных международной практик в этой области. Однако существуют документы, в которых описаны требования и рекомендации по хранению электронных документов.

Требования к хранению электронных документов

Обратимся к требованиям ГОСТ Р 54989-2012/ISO/TR 18492:2005 «Обеспечение долговременной сохранности электронных документов».

Документ должен быть читабельным на протяжении всего срока хранения.

�з-за быстрого устаревания компьютерной техники и программного обеспечения возможна ситуация, когда документ созданный много лет назад будет невозможно прочитать, из-за отсутствия необходимого ПО или устройства.

Необходимо перезаписывать документы для устранения проблемы устаревания носителей.

Например уже сегодня сложно прочитать информацию с 3,5дюймовой дискеты, которые 10 лет назад были распространенным носителями информации.

Решением этой проблемы законодатели видят периодическую перезапись информации с устаревающих носителей на более современные.

Документ должен содержать атрибуты, позволяющие его идентифицировать.

�мея гипотетическое хранилище электронных документов, необходимо хранить документы таким образом, чтоб не открывая каждый документ пользователь мог найти нужный. Тут помогут уникальные идентификаторы и различные методы группировки и сортировки.

Документ должен быть доступен для чтения, независимо от появления новых версий редакторов и ридеров.

Не зря на сегодняшний день все крупные разработчики ПО при разработке новых версий продукта поддерживают форматы и технологии предыдущих версий.

Должна быть обеспечена возможность установки логических связей между документами, для правильной интерпретации текста документа.

Например суть договора, в котором идет ссылка на приложение к договору, будет не понята в полной мере без прочтения приложения.

Поэтому визуально и физически эти два документа должны быть связаны для быстрого и удобного поиска.

Согласно РґСЂСѓРіРѕРіРѕ документа – Рекомендации РїРѕ комплектованию, учету Рё организации хранения электронных архивных документов РІ архивах организаций, организации должны разработать внутренние нормативные документы РїРѕ комплектованию, учету, хранению Рё использованию электронных документов. Часть рекомендаций приведена РІ этом же документе, что существенно облегчает формирование внутренних нормативных документов.

Прием документов в архив организации и информационные системы

В рекомендациях говорится о том, что «технические аспекты приема электронных документов в архив организации, операции учета, отбора, обеспечения сохранности и хранения, конвертирования в новые форматы и миграции на новые носители устанавливаются в специальных инструкциях, разрабатываемых в организации», а так же что «архив организации осуществляет администрирование информационных систем организации в части соблюдения требований к хранению созданных и/или включенных в них электронных документов».

Также определено, что в архив организации должны передаваться документы со сроком хранения более 10 лет.

Документы со сроком хранения менее 10 лет должны храниться в информационной системе организации, в которой были созданы.

«При этом они должны быть систематизированы в соответствии с существующей на предприятии номенклатурой дел и проиндексированы в соответствии с правилами для дел бумажных документов».

Требования к документам, передаваемым в электронный архив

Не менее важны вопросы по формату передаваемых документов в архив:

●    РџСЂРё сдаче документов РІ архив РёС… необходимо сконвертировать РІ формат архивного хранения, которым назван формат – PDF/A-1.

●    Учетной единицей электронных документов РІ архиве организации является единица хранения – контейнер электронного документа. Контейнер электронного документа представляет СЃРѕР±РѕР№ zip-архив, который содержит сам документ Рё его метаданные, включая Р­Рџ.

●    Систематизация документов РІ дела Рё распределение РІ контейнеры проводится РІ подразделении, РІ котором ведется дело.

●    Контейнеры РЅР° хранение РјРѕРіСѓС‚ передаваться РїРѕ сети или РЅР° обособленном носителе информации однократной записи РІ РґРІСѓС… экземплярах –основной Рё рабочий.

●    Учету подлежат РІСЃРµ хранящиеся РІ архиве организации электронные документы Рё РѕРїРёСЃРё электронных документов, дел.

●    Учет производится путем присвоения единицам хранения электронных документов учетных номеров, которые являются составной частью РёС… архивного шифра, понятно, что если документы передаются обособленных носителях, то шифр необходимо проставлять РЅР° футляре носителя. РџСЂРё хранении электронного документа РІ информационной системе шифр включается РІ метаданные контейнера документа

●    Архивный шифр единицы хранения электронных документов включает те же элементы, что Рё архивный шифр хранения бумажных документов Рё дополнительно указывается отметка Рѕ статусе экземпляра электронных документов: (РѕСЃРЅ.) –основной, (раб.) – рабочий.

Требования к сохранности электронных документов

Описаны процедуры для обеспечения сохранности ЭД и требования для хранения боксов с обособленными носителями информации: «Должна проводиться проверка наличия и состояния документа при сдаче в архив, раз в три года и при перемещении архива в другое место, при смене руководителя архива, при переносе документов на другие носители и перед передачей документов в государственный архив. В документе описаны правила и цели проведения проверки».

Выдача документов

Для выдачи электронного документа из архива документ копируется, а его достоверность должна подтверждаться отсоединенной ЭП. Факт выдачи фиксируется в журнале.

Архив организации может предоставлять электронные документы по локальной сети организации.

В этом случае ведется электронный журнал учета выдачи электронных документов из архива, в котором фиксируется: дата выдачи, фамилия, инициалы запросившего документ сотрудника, название структурного подразделения, заголовок и учетный номер выданного документа.

* * *

Большинство из нас привыкли работать с документами в электронном виде, и вышеперечисленные факты еще на шаг приближают такой режим работы к законодательно правильному. � хочется верить, что совсем скоро  мы будем вести полностью автоматизированный документооборот.

Источник: https://ecm-journal.ru/card.aspx?ContentID=5358617

Электронный документ: особенности хранения и использования

Особенности хранения документов в электронном архиве

Электронный документ: особенности хранения и использования

СОДЕРЖАНИЕ

ВВЕДЕНИЕ

Ежегодно в организациях всё более актуально поднимаются вопросы создания, организации и функционирования архивов электронных документов. При этом данный вопрос ещё более обострили ФЦП «Электронная Россия» и подобные им программы в субъектах федерации (например, ГЦП «Электронная Москва»).

Поэтому скорее всего в ближайшее время архивы электронных документов станут важнейшими источниками информации для принятия решений на всех управленческих уровнях.

Исходя из этого, основное значение в методологии организации электронных архивов приобретают проблемы эффективного хранения электронных информационных ресурсов.

Для разных организаций не являются одинаковыми проблемы, практика и рекомендации по организации архивного хранения электронных документов. Они находятся в зависимости от организационно-правовой формы предприятий и от типового состава документов, подлежащих хранению в архиве, а также от задач, которые ставятся перед архивом.

Однако наиболее главным является то, эти различия определяются установленными хранения электронных документов сроками. Организации должны обеспечить сохранность документов в течение сроков, определённых в законах и нормативных актах Российской Федерации.

При этом перемещение информации на сменные носители наиболее актуальным является в организациях с большим объёмом документооборота.

Целью моей работы является рассмотрение особенностей хранения и использования электронных документов.

1.1 Понятие электронного документа

Электронный документ в соответствии с Федеральным законом «Об электронной цифровой подписи» является документом, где информация представлена в электронно-цифровой форме1. Федеральный закон РФ «Об информации, информатизации и защите информации» определяет понятие документа как информации, зафиксированной на материальном носителе с реквизитами, которые позволяют её идентифицировать2.

Следовательно, понятие электронного документа нужно рассматривать как зафиксированную в виде файлов информации, содержащую определённые реквизиты и размещённую на материальном носителе. Реквизиты электронного документа при этом могут зафиксироваться как в электронном виде, например, посредством электронно-цифровой подписи, так и в документе на бумажной основе.

Но необходимо учитывать то обстоятельство, что электронный документ без использования определённых технологий так и останется файлом на носителе.

Такой электронный документ можно сопоставить с бумажным документом, текст которого исчез: документ вроде бы есть, но в сущности его нет.

Поэтому электронный документ лишь тогда можно назвать «документом», когда есть возможность воспроизвести файл и воспринять информацию визуально.

Указанные особенности электронных документов: взаимосвязь их элементов и использование соответствующих информационных технологий для их воспроизведения и прочтения, каждый раз необходимо учитывать при организации их архивного хранения, будь то экспертиза ценности, учёт, описание или обеспечение сохранности.

Электронный документ должен3:

    • создаваться, обрабатываться, храниться, передаваться и приниматься посредством программных и аппаратных средств;
    • иметь реквизиты, которые дают возможность подтвердить его подлинность и целостность;
    • воспроизводиться в виде, понятном для восприятия.

Электронной цифровой подписью называется реквизит электронного документа, который необходим для его защиты от подделки, который получен путём криптографического преобразования информации с применением закрытого ключа электронной цифровой подписи и который позволяет идентифицировать владельца сертификата ключа подписи, а также гарантирует отсутствие изменения или потери информации в электронном документе.

При этом электронная цифровая подпись является обязательным реквизитом электронного документа.

1.2 Особенности использования электронных документов

В службе делопроизводства работа с электронными документами осуществляется аналогично работе с традиционными (бумажными) документами.

Если документ рассылается по электронной почте, то почти сразу после его отправки адресат получает документ.

Далее электронный документ возможно воспроизводить в любых требуемых виде и форме: открыть на экране монитора, распечатать на бумажном носителе, переместить или скопировать на другие материальные носители4.

Применение электронной почты даёт пользователям следующие возможности:

    • быстрая пересылка электронных документов адресатам;
    • одновременная рассылка хоть какому числу адресатов;
    • подтверждение о доставке документов по назначению;
    • редактирование полученных документов, хранение и пересылка;
    • печать полученных документов.

После получения электронные документы регистрируются и устанавливается их подлинность. Установка подлинности электронного документа производится с применением средств проверки электронной цифровой подписи. Подлинность документа подтверждается, когда в ходе проверки электронной цифровой подписи устанавливается, что все реквизиты неизменны.

Руководитель организации проставляет на документах резолюцию, и после этого они пересылаются на рабочие места сотрудников по внутренней сети организации. Процесс исполнения электронных документов является аналогичным процессу исполнения бумажных документов.

2.1 Понятие архива электронных документов

Архив электронных документов представляет собой не просто выделенный сервер, компьютер или место для хранения материальных носителей информации. Это понятие не ограничивается также поисковой системой, которая способна отыскать любую информацию пользователю.

Электронный архив, прежде всего, является совокупностью технологий и производственных процессов, которые обеспечивают полный цикл хранения документов от экспертизы ценности до их использования, посредством учёта, описания, обеспечения сохранности и развития научно-справочного аппарата.

Другими словами, электронный архив – это система технических и программных средств, предназначенная для хранения, систематизации, учёта, поиска и извлечения архивных документов5.

Электронные архивы позволяют:

    • уменьшить затраты на хранение: большая часть справочных запросов может быть удовлетворена посредством электронных образов документов, благодаря этому для эффективной работы архива уменьшаются требования к помещениям, персоналу и иным ресурсам;
    • за счёт уменьшения потребности в подлинниках существенно уменьшить потери и повреждения архивных документов;
    • благодаря доступу к электронным образам документов уменьшить объём копировальных работ;
    • существенно облегчить перемещение документов из оперативного хранения в архивное;
    • осуществлять контроль цепочки запросов и получения информации, ограничивая несанкционированный доступ и копирование документов.

Главными задачами и соответственно проблемами, которые возникают при создании программного обеспечения, являются хранение и обработка чрезвычайно больших информационных массивов, хранение документов, их реквизитов и удостоверений в определённых форматах, разграничение прав доступа и защита баз данных. Таким образом, основным условием формирования электронных архивов является возможность существования документа в электронном виде.

Надо сказать, что структурированный набор документов в электронном виде может быть назван электронным архивом. Но совокупность файлов на жёстком диске компьютера, несмотря на то, что она может представлять определённую структуру, не является архивом.

Для различных организаций проблемы организации архивного хранения электронных документов в общем не одинаковы. Они определяются организационно-правовыми формами предприятий и видовым составом документов, которые подлежат хранению в архиве, задачами, стоящими перед архивом. Но самое главное, эти различия определяются установленных сроками хранения электронных документов.

Например, опыт работы с электронными документами в организациях, который накоплен при оперативном или кратковременном хранении, нельзя применить при долговременном хранении электронных документов в государственных архивах.

И наоборот, требования к учету, описанию и обеспечению сохранности электронных документов, которые предъявляются при долговременном хранении, обычно для хранения и применения большей части таких документов в организациях являются чрезмерными.

Исходя из этого, имея в виду данную проблему архивного хранения электронных документов, необходимо чётко устанавливать сроки их хранения, находятся ли они:

– в оперативном использовании; 

– в архивах при обеспечении кратковременного хранения сроком до 5-7 лет; 

– в ведомственном архиве, архиве организации или в государственном архиве при обеспечении долговременного и постоянного хранения.

2.2 Обеспечение сохранности электронных документов

Особенность электронного хранения состоит в направлении документов в электронный архив сразу по завершению работы с ними в делопроизводстве.

Это позволяет обеспечить сохранность документов, их централизованное хранение, быстрый поиск и распределенный доступ к документам как с помощью локальной сети, так и (при необходимости) с использованием удаленного доступа (по телефону и через Internet)6.

Деятельность по обеспечению сохранности электронных документов разделяется на три основных типа:

1) деятельность по обеспечению физической сохранности и целостности файлов электронных документов;

2) деятельность по созданию условий для считывания данных в долговременной перспективе;

3) деятельность по созданию условий для воспроизведения электронных документов в виде, понятном человеку.

Первый вид деятельности – обеспечение сохранности электронных документов – является практически решённой задачей, при этом имеются в виду все виды хранения. Решение этой проблемы связано не столько с обеспечением оптимальных условий хранения носителей электронной информации, сколько с физическим размещением электронных документов.

Во избежание потери компьютерных файлов, их следует сохранять в двух или более экземплярах, которые размещаются на отдельных электронных носителях, то есть делать резервное копирование. В этом случае при потере одного из носителей, используется копия файла с другого носителя.

Срок хранения электронных документов такой же, как и у бумажных. И так как долговременное хранение большою количества документов (работа с которыми, к тому же не ведётся) в памяти персонального компьютера составляет некоторую сложность, целесообразно формировать специальные архивы электронных документов на специальных материальных носителях7.

Важным обстоятельством является выбор типа носителя и его надёжность. Данный выбор зависит от типа электронного документа и срока его хранения. Самым распространённым способом хранения электронных массивов в организациях является хранение файлов на жёстких дисках компьютеров или серверах.

В некоторых случаях (по разным причинам) появляется необходимость перемещения электронных документов на другие внешние носители.

Для хранения больших и сложных по структуре баз данных и иных электронных ресурсов (например, научно-технических или издательских), с целью обеспечения целостности данных, применяются ёмкие материальные носители: оптические DVD диски, съёмные жёсткие диски, RAID-массивы и т.п.

При долговременном хранении электронных документов на внешних носителях и при архивном хранении электронных документов в течение 5 лет наиболее рационально применение именно магнитных (жёстких) и оптических (CD и DVD) дисков.

Они вполне надёжны в течение 15-20 лет и непритязательны в хранении.

Конечно, когда этот срок выйдет, возникнет необходимость переноса файлов на другой тип носителя (при невозможности считать данные с CD), преобразования электронных документов в другие форматы и последующего переноса файлов на более современные и ёмкие носители.

Второй и третий аспекты обеспечения сохранности являются более сложными. Они обусловлены быстрой сменой и устареванием аппаратного и программного обеспечения.

Устройства, посредством которых считывается информация с внешних носителей, со временем изнашиваются и морально устаревают. Примерный жизненный цикл таких носителей – 10-15 лет.

Необходимо учитывать данные технологические особенности при организации долговременного хранения электронных документов.

Для хранения документов в электронном архиве чаще всего используется два типа формата – TIFF или PDF: TIFF – для хранения и высококачественной печати; PDF – для постоянного использования офисными работниками8.

Воспроизведение электронных документов, прежде всего, зависит от используемого программного обеспечения: операционной системы, СУБД, браузеров, иных прикладных программ.

Источник: http://student.zoomru.ru/delo/jelektronnyj-dokument-osobennosti-hraneniya-i/244545.1930992.s1.html

Хранение электронных документов

Особенности хранения документов в электронном архиве

Проблема архивирования и надежного хранения электронной документации на сегодняшний день стала более чем насущной.

Связано это с появлением несколько десятилетий назад систем электронного документооборота, которые стали основой существующего делопроизводства по всему миру.

В последние годы наше государство вплотную подошло к вопросу, как организовать хранение электронных документов не только отдельных физических лиц, но и государственных структур и учреждений.

Большинство государственных и муниципальных архивов на данный момент рассматривают пути решения проблемы хранения информации в электронном виде. В подобной ситуации важнейшую роль играет не только материально-техническая, но и нормативно-правовая база, так как в первую очередь нужно разработать специальные правила и нормы, связанные со спецификой работы СЭДО и хранением цифровой информации.

Безопасное хранение электронной документации

Сохранность всей имеющейся информации в специально созданных архивах – самая главная задача любого архивиста. Чтобы преуспеть в данной области, такому специалисту необходимо выбрать грамотную стратегию работы с доверенными ему данными. От того, насколько правильным будет выбор, зависит не только физическая сохранность файлов и папок, но и возможность их использования в далеком будущем.

Особенности хранения любых электронных документов напрямую зависят от множества важнейших факторов. Процедуры, связанные с обеспечением архивирования данных, можно условно разделить на несколько глобальных групп:

  • проведение мероприятий по обеспечению физической сохранности данных на носителях;
  • создание всех условий для вывода и считывания информации по истечении долгосрочного периода с момента ее записи на носитель;
  • создание универсальных устройств для полноценного воспроизведения любых данных в многолетней перспективе.

Рассмотрим более подробно каждую из групп.

Обеспечение физической сохранности

В последнее время можно с уверенностью заявить, что данный вопрос практически полностью решен для всех типов файлов. А связано это не только с удачным выбором правильных носителей для конкретного типа документов, но и с условиями корректного размещения сведений в реальных физических условиях.

Одно из важнейших правил хранения любой информации: во избежание утери или порчи компьютерных файлов хранить их нужно на двух и более носителях.

Например, определить рабочий носитель, на котором будут находиться файлы, которые находятся в постоянном движении в СЭД организации, и резервный носитель, на который сбрасывается вся готовая информация.

Если по каким-то причинам первый выйдет из строя, то для восстановления работы последний сослужит важнейшую службу (создание дубликатов).

Современная практика хранения электронной информации показывает, что наиболее часто рабочую информацию владельцы хранят на винчестерах или серверах своих компаний. Резервные экземпляры зачастую переносят на такие носители, как:

  • стримеры;
  • магнитные ленты;
  • резервные сервера;
  • оптические или магнитооптические диски.

Хотя в последнее время стали появляться и более совершенные носители, способные хранить терабайты информации.

Большинство владельцев информационных ресурсов, понимая, что темпы уменьшения цен на жесткие диски значительно опережают темпы роста объемов хранимой информации, содержат вверенную им резервную информацию только на внешних носителях.

Хранение документов в электронной форме на определенном носителе напрямую зависит от его типа и долговечности. Выбор правильного носителя зависит от нескольких важнейших факторов, а именно:

  • вида электронной документации и совокупного объема файлов;
  • срока предполагаемого хранения данных и степени доступа к ним в этот период;
  • качества изготовления носителей и условий их сохранности;
  • требований относительно обеспечения условий аутентичности электронных документов.

Пример: хранить сложно структурированные или очень объемные файлы (конструкторская и проектная, техническая документация, интегрированные базы данных и др.) рекомендуется на носителях, имеющих большой объем памяти. Таким образом, сохранится необходимая целостность всех файлов и папок.

Документы, срок хранения которых составляет около пяти лет, можно держать на самых простых цифровых носителях, например, некоторые пользуются дискетами. Рекомендуется при выборе необходимого носителя в первую очередь обращать внимание на его стоимость.

В данном случае цена действительно полностью отождествляется с уровнем качества изготовления товара, предназначенного для долгосрочного хранения электронных данных.

Если вы планируете резервные данные перенести на оптический диск, то стоимость его должна быть не ниже 30 рублей.

Сроки хранения электронных документов на оптических компакт-дисках достигают от 5 до 15 лет. Подобные внешние носители считаются одними из самых неприхотливых в плане эксплуатации и хранения, а также одними из наиболее долговечных по сравнению с другими устройствами.

Необходимо запомнить, что после окончания указанного срока хранения, файлы, размещенные на диске, необходимо переписать на новый носитель в текущем состоянии или предварительно изменив его на современный (конвертировать), чтобы в будущем их можно было расшифровать и прочитать на предусмотренной для этих целей аппаратуре.

Как уже было сказано, оптические CD-диски признаны одними из наиболее долговечных. Некоторые производители приписывают своим продуктам сроки службы практически в 200 с лишним лет.

Правда это или нет, может показать только реальная практика, а она в различных условиях бывает весьма противоречивой.

Так, в некоторых случаях обиженные пользователи говорят о том, что возникают трудности со считыванием отдельных файлов с оптических дисков. Причиной подобных сбоев может быть что угодно. Например:

  • несоблюдение условий качественного изготовления и предпродажного хранения продукции;
  • нарушение технологии сборки;
  • несовместимость аппаратуры записи и считывания данных и прочие.

При выборе надлежащего типа носителя для хранения определенной информации необходимо очень тщательно подойти к этой проблеме. От качества выбранного продукта может зависеть целостность очень важной информации, например, финансовой отчетности предприятия, результатов медицинских анализов или исследований, доказательств, способных повлиять на решение суда.

Важно: у вас нет возможности придать юридическую силу хранимым документам при помощи электронной цифровой подписи, то для исправления ситуации следует просто скопировать необходимые сведения на оптический CD-диск с возможностью однократной записи. Хранение электронных документов в архиве зависимо от условий, в которых находится сам носитель. Для них обычно предусмотрены специальные средства защиты: упаковки, чехлы, конверты.

Неразумно полагать, что копирование информации на большое количество «болванок» полностью обеспечит ее сохранность.

Для сокращения расходов на все копии, нужно создать правильные условия для сохранности информационного носителя.

Например, хранить магнитные диски рекомендуется в специально оборудованных помещениях, которые защищают от пагубного воздействия внешней среды на электронные хранилища.

Проблемы устаревания считывающей аппаратуры и ПО

Как видим, проблемы, связанные с физической сохранностью информации, постепенно исчезают. Однако стоит напомнить, что форматы хранения электронных документов, а также записывающая аппаратура и программное обеспечение прямо влияют на степень сохранности записанной информации.

При записи данных необходимо помнить, что каждый год появляется новое поколение компьютерной техники и программного обеспечения для нее. Ведь можно с благими намерениями сбережения ценной информации попасть в неловкое положение, когда записать ее на носитель получилось, а вот воспроизвести через некоторое время с помощью инновационных технологий не удалось.

Больше всего на воспроизведение электронной документации влияет выбор необходимых программных продуктов, при помощи которых ее можно будет скопировать или считать с носителя. Перечислим некоторые:

  • установленная на компьютере операционная система;
  • система управления базами данных;
  • текстовый редактор или процессор;
  • графический редактор;
  • специализированные проекты и т.д.

Если вы хотите утвердить порядок хранения важных документов в электронном виде в долгосрочном периоде, то необходимо помнить, что регулярное обновлении ПО на считывающем устройстве может привести к частичной или полной утрате всей информации из-за невозможности ее воспроизведения в новых условиях.

Решить данную проблему можно несколькими способами:

  • Посредством миграции. Это своевременное переведение ЭД на современные технологические платформы (пользовательские форматы, используемые внутри организации). Подобный подход весьма дорогостоящ, но, как правило, эффективен. Здесь применением простых конвертеров не обойтись. Особенно, если речь идет о сложных конструкциях, к примеру, базах данных.

Миграция применима только к наиболее важным документам, с которыми ведется постоянная работа и без которых полноценное функционирование компании невозможно.

Очень важным моментом является также предварительный перевод архивируемых документов в «открытые» или «страховые» форматы, которые лучше всего подходят для дальнейшего конвертирования.

В некоторых случаях миграция из-за некорректно выбранной программной платформы просто невозможна.

  • Метод инкапсуляции представляет собой включение электронной документации в состав файлов, которые относятся к межплатформенным форматам (XML и другие). Метод хорош, но он не решит всех проблем в данной области. Американскими специалистами этот способ рассматривается как самый оптимальный, позволяющий обмениваться и хранить электронные документы в долгосрочной перспективе.

В области применения инкапсуляции электронных документов в долгосрочном периоде было проведено слишком малое количество научных исследований, которые точно подтвердили бы необходимость повсеместного применения данных методик. Именно поэтому наиболее надежным и проверенным способом хранения электронных данных на ближайшие годы так и останется миграция.

Условия обеспечения сохранности (аутентичности) документов

Наряду с обеспечением условий для удобного обмена и хранения электронной документации имеют место проблемы, связанные с обеспечением аутентичности документов. В случае с хранением реальных бумаг все просто. Юридическую силу им дает подпись и печать.

С электронными данными дела обстоят сложнее. Чтобы заверить электронный документ, к нему необходимо прикрепить специальную цифровую подпись, подделать которую практически нереально. Цифровая подпись не только делает из обычного файла с данными настоящий документ, но и должным образом его защищает.

Современные и перспективные способы хранения – на страже сохранности информации

Таким образом, для долгосрочного хранения ценной информации необходимо создать все необходимые условия. Среди них нужно выделить следующие:

  • позаботиться о своевременном конвертировании данных в архивные форматы;
  • выбрать качественные носители (дискеты, магнитные ленты, оптические и другие современные диски, сервера и пр.);
  • выполнить миграцию программных платформ;
  • сохранить аутентичность всей электронной документации при помощи цифровой подписи.

Учитывая все эти рекомендации, можно добиться полной сохранности данных в течение практически ничем не ограниченного срока.

Источник: http://documentooborot.com/dokumentooborot/hranenie-elektronnyx-dokumentov.html

Хранение документов в электронной форме

Особенности хранения документов в электронном архиве

С переходом делопроизводства на компьютеризованные технологии встает вопрос об упорядочении и организации хранения документов, созданных в электронной форме.

Документы в электронном виде могут создаваться сотрудниками организации на компьютерах, быть получены по электронной почте, переведены в электронную форму (путем сканирования) с традиционного бумажного вида.

Созданный или полученный документ необходимо сохранить в памяти компьютера – записать в виде файла на жесткий диск.

Документы могут хранится на жестком диске компьютера, либо на специально выделенном компьютере (файл – сервере), на сменных носителях.

Прежде всего на жестком диске создаются папки (директории), в которые будут помещаться документы. Как бумажные документы раскладываются в дела, так и файлы раскладываются по папкам.

Каждая папка может иметь вложенные в нее папки, которые в свою очередь могут иметь свои вложенные папки. Каждой папке присваивается «имя». Начинаться «имя» должно с вида документов (приказы, акты, отчеты и т.д.

), зачем содержание документов уточняется сведениями об авторстве, вопросе, корреспонденте, периоде, за который группируются документы (файлы) [9, с. 82].

Хранение файлов текущего делопроизводства осуществляется на жестком диске компьютера. При работе в сети пользователю могут быть доступны диски или директории на других компьютерах. В этом случае они будут иметь порядковые буквенные номера и с ними можно работать как с устройствами, размещенными на собственном компьютере.

Для этого на компьютере, содержащем необходимые ресурсы устанавливается разрешение на совместный доступ к тому или иному файлу. Доступ может быть ограничен либо использованием пароля для полного доступа и доступа только для чтения, либо ограничением доступа только для определенных пользователей.

Для ограничения доступа к папке можно ввести пароль.

В организациях с большим объемом совместно используемых документов применяются выделенные высоконадежные компьютеры – файл – серверы – рассчитанные на непрерывную работу и обеспечивающие одновременный доступ к данным от единиц до десятков, сотен и даже тысяч пользователей.

Все документы, поступившие в делопроизводственный оборот, должны хранится в общих папках, создаваемых в соответствии с номенклатурой дел подразделения (организации в целом) на основе стандартных классификаторов.

Один из основных вопросов, определяющих успешное использование компьютерных технологий в офисе – это надежность хранения документов в электронной форме. Сохранность документов складывается из:

  • устойчивого электропитания;
  • резервного копирования;
  • антивирусной защиты;
  • профилактики и диагностики с использованием специальных утилит (вспомогательных программ).

Особенность электронного хранения состоит в направлении документов в электронный архив сразу по завершению работы с ними в делопроизводстве. Это позволяет обеспечить сохранность документов, их централизованное хранение, быстрый поиск и распределенный доступ к документам как с помощью локальной сети, так и с использованием удаленного доступа (по телефону и через Internet).

База данных о документах формируется в процессе их регистрации.

Данные о документах за истекший год хранятся отдельно и после того, как все документы за истекший год будут исполнены. База данных используется только для справочной работы и может быть переписана на внешний носитель информации. В зависимости от объема информации это может быть дискета, магнитная лента, CD-ROM или другой архивный носитель.

Документы постоянного и долговременного сроков хранения обычно записываются на CD-ROM, а документы временного срока хранения – на носители, обеспечивающие их стирание по истечении срока хранения и перезапись.

Сроки хранения документов не зависят от формы существования – бумажной или электронной – и определяются специальными справочниками – перечнями документов с указанием сроков хранения.

В качестве места для хранения документов архива обычно используется логический диск или несколько папок компьютера. При наличии программ типа “Электронный архив” учет и копирование производится автоматически.

В противном случае это делается вручную: документы разделябтся по срокам хранения, создаются папки, соответствующие годовым разделам описей.

При значительном количестве документов постоянного хранения они располагаются внутри годового раздела, в папках соответствующих подразделений.

Минимальный срок хранения документов установлен Федеральным законом о “О бухгалтерском учете” – пять лет с правом уничтожения только после проведения ревизии. Обязательное условие – проверка качества записи после переноса данных и периодическая проверка сохранности данных в течении срока хранения носителей информации.

Таким образом, организации, полностью перешедшие на безбумажный документооборот, имеют возможность сэкономить значительные площади, занимаемые ранее под архивохранилища. Автоматизированные технологии позволяют существенно ускорить делопроизводственные операции по подготовке дел к архивному хранению.

По окончании делопроизводственного года производится сортировка по делам всей базы данных о документах учреждения, сформировавшейся в течении года в процессе регистрации документов.

Данные о документах организации за истекший год используются для составления описи всех документов, сгруппированных по делам. Внутри дела документы располагаются по порядку поступления.

Для дел постоянного и долговременного хранения такой список документов дела распечатывается в виде внутренней описи и подшивается в начале дела.

Архивные правила предусматривают составление описей дел постоянного и долговременного сроков хранения. Наличие автоматизированной системы учета позволяет составить подокументные описи, невозможные раньше при традиционной бумажной технологии ввиду их трудоемкости. Такие описи значительно облегчают и ускоряют поиск необходимых документов в архиве, обеспечивают их учет и сохранность.

В случае передачи документов на государственное хранение по требованию архивных органов на основе подокументных описей легко могут быть сформированы обобщенные описина дела постоянного и долговременного сроков хранения.

Список используемой литературы

1. ГОСТ Р 1.5-92 «Государственная система стандартизации РФ. Общие требования к построению, изложению, оформлению и содержанию стандартов». М., Издательство стандартов, 1992.

2. ГОСТ Р 51141-98 Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. М., Издательство стандартов, 1998.

3. Андреева В.И. Работа с документами в делопроизводстве. Документооборот фирмы (на основе ГОСТов РФ). – М.: ЗАО «Бизнес-школа «Интел-Синтез», 1997. – 144 с.

4. Андреева В.И. Делопроизводство: Практическое пособие/ Издание 9-е, исправленное и дополненное. – М.: ЗАО «Бизнес – школа «Интел – Синтез» совместно с ООО «Журнал «Управление персоналом», 2003.

5. Алексеева Е.В., Афанасьева П.П., Бурова Е.М, Осичкина Г.А. Архивоведческие аспекты в делопроизводстве: экспертиза ценности документов // Секретарское дело 1999. №1. с. 79-83.

6. Басакина Н.В. Организация подготовки и передачи на архивное хранение документов учреждений различных форм собственности // Секретарское дело 2000. №3.С.87-90.

7. Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения. М., ВНИИДАД. 1991.

8. Делопроизводство : Учебник для вузов / Кузнецова Т.В., Санкина Л.В., Быкова Т.А.; под ред. Т.В. Кузнецовой. – М.: ЮНИТИ – ДАНА, 2001.

9. “Делопроизводство на предприятии” – практическое пособие, А.Б.Барихин, М.2000 г.

10. Кирсанова М.В., Современное делопроизводство: Учебное пособие. – М.: ИНФРА-М; Новосибирск: Сибирское соглашение, 2000.

11. Кузнецова Т.В. Для чего секретарю нужны нормативно-методические документы по делопроизводству // Секретарское дело 2002. №1. С. 4.

12. Мосягина О.В., Емышева Е.М. Современные требования к формированию и оформлению дел // Секретарское дело 1996. №4. С. 32-36.

13. Основы законодательства РФ об Архивном фонде РФ и архивах. М., Государственная архивная служба России, 1993.

14. Основные правила работы ведомственных архивов. М., 1988.

15. Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения. Росархив, 2000.

16. Пособие по делопроизводству. Минск. Полымя 1993 г.

17. Санкина Л.В. Характерные черты делопроизводства в фирмах мелкого и среднего бизнеса // Делопроизводство 2001. №2. С. 17.

18. Сотов П.В., Тихомиров А.Н. Делопроизводство: образцы документов: Инструкции, ГОСТы. М.:Проспект, 2000-80 с.

Приложение 1

Образец.

Лист — заверитель дела №_____

В деле подшито и пронумеровано 200 ( двести ) листов + 1 лист внутренней описи

в том числе :

литерные листы 58 а, 120 а, 120 б.

Лист 150 имеет физическое повреждение : разрыв и склейка.

СекретарьподписьФ.И.О.

Дата_______________

Приложение 2

Форма внутренней описи документов дела

Внутренняя опись документов дела №_____________

№№ ! Индекс ! Дата! Заголовок! Номера ! Примечание

п/п!докумен. ! документа ! документа ! листов дела !

1 !2!3 !4!5 !6

Итого________________________ документов

цифрами и прописью

Количество листов внутренней описи_______________________________

цифрами и прописью

Наименование должностного

лица, составившего описьподписьрасшифровка

подписи

Дата

Приложение3

Форма описи постоянного и длительного сроков хранения

структурного подразделения.

Утверждаю

Наименование и должность руководите —

ля структурного подразделения

Подписьрасшифровка

подписи

Дата

Опись ___________________ №__________

название структурного

подразделения

Название раздела

№№ !Индекс ! Заголовок ! Дата ! Кол-во ! Срок! Примечание

п/п !дела(то-! дела(тома,! дела ! листов в! хранения!

! ма,част.! части ! (т.,ч.)! деле(т.,ч.! дела( т.,ч.) !

1! 2!3 !4 !5!6!7

В данную опись внесено_______________________________ дел

( цифрами, прописью)

с №__________ по№__________________ , в том числе

литерные номера_______________________

пропущенные номера _____________________

Наименование должности расшифровка

составителя описиподписьподписи

Дата

Приложение 4

Форма описи дел постоянного и длительных сроков хранения.

Наименование Утверждаю

предприятия Руководитель предприятия

Подписьрасшифровка

подписи

Дата

О П И С Ь №___________

Наименование раздела

№№ п/пИндекс делаЗаголовок делаДата делаКол-во листов делаСрок храненияПримечание

В данную опись внесено ______________________ дел

( цифрами, прописью)

№____________ по №____________ в том числе :

литерные номера_________________________

пропущенные номера_____________________

Наименование должности расшифровка

составителя описиподписьподписи

Дата

Согласованно Одобрено

Наименование должностипротоколЭК руководителя предприятия предприятия

Подписьрасшифровкаот__________№_____

дата подписи

Статьи к прочтению:

  • Хранение и накопление информации
  • Хранение информации является

:

Источник: http://csaa.ru/hranenie-dokumentov-v-jelektronnoj-forme/

Поделиться:
Нет комментариев

    Добавить комментарий

    Ваш e-mail не будет опубликован. Все поля обязательны для заполнения.