+7(499)-938-42-58 Москва
+7(800)-333-37-98 Горячая линия

Особенности учета подотчетных сумм

Учет подотчетных сумм

Особенности учета подотчетных сумм

Замечание 1

В процессе хозяйственной деятельности предприятия могут выдавать наличные денежные средства своим сотрудникам на командировочные расходы, на различные хозяйственные расходы.

Алгоритм операций по подотчетным суммам следующий:

интернет-биржа студенческих работ”>

Рисунок 1. Алгоритм операций по подотчетным суммам. Автор24 — интернет-биржа студенческих работ

Денежные средства из кассы выдаются под отчет сотрудникам предприятия, которые в последующем обязаны представить отчет об израсходованных суммах, с приложением подтверждающих расходы документов.

Сотрудники, которые получают денежные средства под отчет – подотчетные лица.Подотчетные суммы выдаются в соответствии с порядком ведения кассовых операций в Российской Федерации.Основанием для выдачи работникам подотчетных сумм служат приказы руководителя предприятия.

Подотчетные суммы могут выдаваться сотрудникам в размере и на срок, определяемый руководителем предприятия.

Лица, которые получили наличные денежные средства под отчет, должны не позднее трех рабочих дней по истечении срока, на который они были выданы, или со дня возвращения из командировки предъявить в бухгалтерскую службу предприятия отчет об израсходованных суммах и произвести окончательный расчет по ним.

Ничего непонятно?

Попробуй обратиться за помощью к преподавателям

Выдача наличности под отчет может быть произведена при условии полного отчета подотчетного лица по авансу выданному ему ранее.Передача выданных под отчет денежных средств между двумя лицами запрещается.

Подотчетные суммы выдаются из кассы предприятия по расходным кассовым ордерам (РКО), с указанием целевого назначения подотчетной суммы.Расходование подотчетных сумм на цели не указанные не допускается.

После истечения срока, на который были выданы подотчетные суммы, подотчетные лица представляют в бухгалтерию авансовый отчет и оправдательные документы, подтверждающие целевое расходование денег.

Оформление авансового отчета

Авансовый отчет оформляется по форме № АО-1 «Авансовый отчет», проверяется бухгалтером и требует утверждения руководителем предприятия.

Рисунок 2. Авансовый отчет. Автор24 — интернет-биржа студенческих работ

На основании авансового отчета, бухгалтер осуществляет списание с подотчетного лица, фактически израсходованных денежных средств.Не израсходованные подотчетным лицом денежные средств должны быть возвращены в кассу предприятия. Данная операция оформляется приходным кассовым ордером (ПКО).

Если сотрудник истратил сумму, больше полученного аванса, образуется перерасход, и работнику выплачивается разница между фактически потраченной суммой и авансом.

Учета расчетов с подотчетными лицами

Учет взаиморасчетов с подотчётными лицами ведется на 71 счете «Расчеты с подотчетными лицами», который является активно-пассивном.При этом выдача подотчетных сумм отражается по дебету 71 счета в корреспонденции с кредитом счетов учета денежных средств.

Счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами», на сумму израсходованных сумм, кредитуется в корреспонденции с затратными счетами и счетами учета ТМЦ, а также иными счетами в зависимости от типа произведенных расходов. Первичные документы, подтверждающие расходы, представлены в таблице:

Рисунок 3. Расчеты с подотчетными лицами. Автор24 — интернет-биржа студенческих работ

Подотчетные суммы, которые не были возвращенные сотрудниками в определенные сроки, списываются с кредита 71 счета «Расчеты с подотчетными лицами» в дебет 94 счета «Недостачи и потери от порчи ценностей».

Если сотрудник отказывается в установленный срок возвратить остаток неизрасходованных подотчетных средств, администрация предприятия имеет право произвести удержание из заработной платы работника.

Не возвращенные подотчетные суммы, если их можно сразу же удержать из заработной платы работника, списываются с 94 счета «Недостачи и потери от порчи ценностей» в дебет 70 счета «Расчеты с персоналом по оплате труда».

Если не возвращенные в оговоренный срок подотчетные средства невозможно сразу же удержать из заработной платы сотрудника, то они списываются с 94 счета «Недостачи и потери от порчи ценностей» в дебет 73 счета «Расчеты с персоналом по прочим операциям», на субсчет 73.2 «Расчеты по возмещению материального ущерба». И только после удержания из заработной платы, делается запись по дебету 70 счета «Расчеты с персоналом по оплате труда» и кредиту 73 счета.

Замечание 2

Чаще всего подотчетные суммы выдаются при направлении его в командировку на оплату расходов связанных с проездом, наймом жилого помещения и прочих расходов, связанных с проживанием вне места постоянного жительства, так называемые суточные.

После возвращения из командировки в компанию, работник должен составить авансовый отчет по унифицированной форме № А01и приложить документы, подтверждающие произведенные расходы. Авансовый отчет необходимо составить не позднее трех рабочих дней со дня возвращения сотрудника из командировки

Оплата или возмещение расходов сотрудника в иностранной валюте, обусловленных командировкой за границу РФ, включая аванс в иностранной валюте и погашение не израсходованного аванса в валюте, осуществляются согласно закону «О валютном регулировании и валютном контроле».Выдача иностранной валюты сотруднику на командировочные расходы отражается по кредиту 50 счета «Касса», субсчета 50.4 «Касса в иностранной валюте» и дебету 71 счета «Расчеты с подотчетными лицами».

Предприятие должно проводить инвентаризацию выданных подотчетных сумм. В процессе ревизионной инспекции проверяются отчеты подотчетных лиц по выданным авансам и их целевое исполь-зование, суммы выданных авансов по каждому подотчетному лицу.

Источник: https://spravochnick.ru/buhgalterskiy_uchet_i_audit/suschnost_zadachi_i_organizaciya_upravlencheskogo_ucheta/uchet_podotchetnyh_summ/

Подотчетные суммы – Бухгалтерский учёт, Экономика, Финансы | Рефераты

Особенности учета подотчетных сумм

 В финансово-хозяйственной деятельности предприятия часто возникают ситуации, когда требуется производить расходы через сотрудников. Для этих целей работникам выдаются определенные денежные суммы под отчет.

Поскольку в основном средства выплачиваются в наличной форме, то при данных операциях    возможность злоупотреблений максимальна.

Зная об этом, налоговые органы  особое внимание при проверке деятельности предприятия уделяют данному аспекту.

Целью данной работы является изучение основных понятий и положений по учету расчетов с подотчетными лицами. Для достижения данной цели необходимо проследить за:

·      порядком вы­дачи сумм под отчёт,

·      целесообразностью расходов,

·      направлением их списания,

·      своевременностью сдачи неиспользованных авансов сотрудниками,

Перед данной работой стоят задачи изучить

1.    Порядок предоставления подотчетных сумм.

2.    Отчетность подотчетных лиц.

Синтетический учет подотчетных сумм

1. Порядок предоставления подотчетных сумм

Подотчетными лицами являются работники предприятия, получившие авансом наличные суммы денежных средств на предстоящие административно-хозяйственные и командировочные расходы. Список лиц, имеющих право получать в кассе наличные деньги под отчет на хозяйственные нужды, утверждается руководителем предприятия.

Размер этих сумм ограничен и определяется руководителем предприятия, выдача наличных денежных средств на хозяйственные нужды предусмотрена сметой предприятия. Сумма выдачи на расходы, связанные со служебными командировками, зависит от срока командировки и ее места назначения.

Командированному работнику выдается денежный аванс в пределах сумм, причитающихся на оплату проезда (в оба конца), суточных и расходов по найму жилого помещения.

Кассир выдает подотчетному лицу денежные средства на основании надлежащим образом оформленного приказа руководителя или заявления работника с разрешительной надписью руко­водителя. При этом в приказе и заявлении должен быть указан срок, на который выдаются подотчетные средства по различным видам операций.

Указание срока необходимо для обоснования нахождения средств в подотчете определенное время, так как согласно действующему Порядку ведения кассовых операций в Российской Федерации лица, получившие наличные деньги под отчет, обязаны не позднее трех рабочих дней по истечении сро­ка, на который они выданы, или со дня возвращения их из ко­мандировки, предъявить в бухгалтерию предприятия отчет об израсходованных суммах и произвести окончательный расчет по ним.

Кроме того, следует помнить, что выдача наличных денег под отчет производится при условии полного отчета конкретного подотчетного лица по ранее выданному ему авансу. При этом передача выданных под отчет наличных денег одним работником другому запрещается.                      

На основании приказа руководителя, например, о направле­нии в командировку, или о нормах на отдельные виды предста­вительских расходов бухгалтером составляется смета, итог кото­рой после утверждения ее в виде аванса выдается подотчетному лицу, что оформляется расходным кассовым ордером.

При составлении сметы следует учитывать действующие нор­мы командировочных расходов, нормы и порядок возмещения расходов при направлении работников предприятий и организаций для выполнения монтажных, наладочных, строительных работ, на курсы повышения квалификации.

При компенсации затрат работникам за использование ими личных легковых автомобилей для служебных поездок средства в подотчет выдаются на основании приказа руководителя при предъявлении соответствующих документов (копии техпаспорта автотранспортного средства) с учетом действующих норм и оформляются также расходным кассовым ордером.

Аналогично оформляются выдачи средств работникам на хо­зяйственные нужды – например, закупку материалов основных средств, товаров и т. д., оплату услуг. При этом размер данных сумм обычно отграничен (их выдача предусмотрена сметой предприятия).

2. Отчетность подотчетных лиц

После проведения хозяйственно-операционных, представительских расходов, возвращения из командировки подотчетное лицо предоставляет отчет о фактически израсходованных суммах с приложением оправдательных первичных документов, оформляет авансовый отчет, который в тече­ние 5 дней обрабатывается бухгалтером.

Целесообразность произведенных расходов подтверждается вышестоящим к подотчетному лицу должностным лицом. После проверки бухгалтером и определения суммы отчета он утвержда­ется руководителем предприятия, организации и принимается к учету. Остаток неиспользованных сумм сдается в кас­су подотчетным лицом по приходному кассовому ордеру, перерасход выдается по расходному кассовому ордеру.

В случае непредоставления отчета об израсходованных подот­четных средствах и невозвращения в кассу предприятия остатка неиспользованных сумм авансов в установленные сроки бухгалтер имеет право удержать из начисленной заработной платы данную задолженность в предусмотренном действующем законодательством порядке.

К учету принимаются авансовые отчеты, проверенные арифметически, по существу (в отношении целесообразности и необходимости расходов, соответствия их назначению аванса) и утвержденные руководителем предприятия. Бухгалтер обрабатывает авансовый отчет, проставляя на документах и на отчете корреспондирующие счета, отвечающие направлению расхода.

3. Синтетический учет расчетов с подотчетными лицами

Учет расчетов с подотчетными лицами ведется на синтетическом активно-пассивном счете 71 “Расчеты с подотчетными лицами”, сальдо которого отражает сумму задолженности подот­четных лиц предприятию (дебетовое) или сумму не возмещен­ного работнику перерасхода (кредитовое).

Подотчетные суммы для контроля за их расходованием учитываются в разрезе каждого работника предприятия в ведомости Журнале-ордере по счету 71.

Журнал-ордер – комбинированный регистр бухгалтерского уче­та, который сочетает синтетический и аналитический учет с ли­нейной формой записи, то есть каждой выданной под отчет сумме отводится одна строка, а записи, связанные с данной операцией (по мере представления авансового отчета, сдачи неиспользован­ных средств в кассу, получения денег в погашение перерасхода) производятся в этой строке.

Основанием для заполнения данного бухгалтерского регистра являются расходные и приходные кассовые ордера -при выдаче средств в подотчет и возврате их в кассу, а также авансовый отчет – при списании израсходованных сумм.

При этом по дебету счета 71 фиксируются полученные в под­отчет или в счет компенсации произведенных расходов денеж­ные средства обычно в корреспонденции со счетом 50 “Касса” (в этом случае возникает задолженность работника перед предприятием или погашается задолженность предприятия ему), по кредиту же – направление их расходования в корреспонденции с соответствующими счетами (при этом возникает задолженность работнику или погашается его задолжен­ность перед предприятием).

Ключевые слова страницы: как, скачать, бесплатно, без, регистрации, смс, реферат, диплом, курсовая, сочинение, ЕГЭ, ГИА, ГДЗ

Источник: http://ReferatZone.com/load/referaty/bukhgalterskij_uchjot_ehkonomika_finansy/podotchetnye_summy/26-1-0-826

Особенности бухгалтерского учета расчетов с подотчетными лицами

Особенности учета подотчетных сумм

Сохрани ссылку в одной из сетей:

Особенности бухгалтерскогоучета расчетов с подотчетными лицами

Курсовая работа

2010

Оглавление

Введение

Расчеты наличными денежнымисредствами периодически осуществляютсяпрактически всеми субъектамипредпринимательской деятельностинезависимо от их организационно-правовойформы, объемов реализации и прочихфинансово-экономических показателейс целью ускорения расчетов и сниженияиздержек, связанных с оформлениембезналичных операций.

В процессе финансово-хозяйственнойдеятельности у организаций возникаетпотребность использовать наличныеденежные средства для расчетов сработниками по командировкам, выдачиим средств на представительские цели,для покупки за наличный расчет товаровв других организациях или у физическихлиц, для оплаты выполненных работ,оказанных услуг, а также на иныехозяйственно-операционные цели. Приэтом работники организации, получающиеденежные средства на указанные нужды,для целей бухгалтерского учета называютсяподотчетными лицами.

Особенности этой группы расчетовобусловлены необходимостью соблюдениядовольно жестких правил наличногоденежного обращения, а также своевременногои правильного документального оформлениявыдачи денежных средств под отчет и ихпоследующего списания.

Ввиду того что налоговые и иныеконтролирующие органы обращают особоевнимание на расчеты наличными денежнымисредствами, вопросы изучения и точногопрактического применения порядкаотражения в бухгалтерском и налоговомучете данных операций имеют исключительноважное значение.

Основными задачами бухгалтерскогоучета расчетов с подотчетными лицамиявляются:

1. своевременное,полное и достоверное отражение на счетахбухгалтерского учета фактических затратна командировочные расходы;

2. документальнаяобоснованность использования подотчетныхсумм и обоснованность включения в составзатрат;

3. контроль заэкономным и рациональным использованиемденежных средств на хозяйственно-операционные цели.

1.1 Общие правиларасчетов с подотчетными лицами

Подотчетнымилицами считаются работники организации,получившие авансом денежные средстваиз кассы. В подотчет выдаются деньгидля предстоящих командировочныхрасходов, а также для оплаты хозяйственныхрасходов, расходов, связанных сприобретением материалов, и на другиехозяйственные нужды. Расчеты с подотчетнымилицами имеют место практически на каждомпредприятии и весьма разнообразны:

  • приобретение запасных частей, материалов, топлива за наличный расчет, канцелярских товаров, оплата почтово-телеграфных расходов;

  • оплата мелкого ремонта оргтехники, транспортных средств;

  • расходы на командировки по территории Российской Федерации и за границу;

  • представительские расходы.

При выдаче денежных средстворганизация обязана:

  • определить сумму подотчетных средств и срок, на который она выдается;

  • получить от подотчетного лица отчет о расходах в срок не позднее 3 рабочих дней по истечению срока, на который выданы средства;

  • выдать денежные средства работнику под отчет при условии полного отчета или по ранее выданным авансам;

  • запретить передачу подотчетных денежных средств от одного работника другому;

  • определить перечень лиц, которые могут заменять кассиров и получать в банке денежные средства под отчет.

Право получать денежные средствапод отчет имеют только те сотрудники,чьи фамилии есть в перечне подотчетныхлиц. Этот перечень утверждается приказомруководителя предприятия.

Как правило,сюда записывают водителей, работниковхозяйственных служб, секретарей, а такжетех лиц, кто часто бывает в командировках.

Иначе говоря, работников, которым могутпонадобиться наличные деньги для того,чтобы выполнить свои должностныеобязанности: водителю – купить бензин,секретарю – отправить почту,командированному – заплатить загостиницу.

Все работники предприятия,получающие деньги под отчет, должнысоблюдать правила работы с наличностью.

В приказе нужно не толькоперечислять подотчетных сотрудников,но и указать, какую сумму каждый из нихможет получить за один раз, на какойсрок и когда они должны сдавать авансовыеотчеты в бухгалтерию.

Если надо выдавать деньги лицу,не указанному в приказе, можно составитьотдельный приказ, где указывают фамилиюи должность сотрудника, срок на которыйему выдана сумма, дата, не позднее которойон должен сдать авансовый отчет вбухгалтерию и т.д.

Каждого сотрудника, чья фамилиявключена в перечень подотчетных лиц,нужно под расписку ознакомить с приказом,а при необходимости разъяснить правила,которые он должен соблюдать, получаяналичные и отчитываясь за них.

Для правильного отраженияорганизацией расчетов с подотчетнымилицами при осуществлении ими командировокнеобходимо учитывать:

  • цель командировки;

  • кто направляется в командировку;

  • место командировки;

  • срок командировки;

  • какие расходы допускается нести работнику в служебной командировке;

  • условия командировки за пределами России;

  • порядок оформления командировки;

  • порядок учета расходов по служебной командировке для целей налогообложения.

Цель командировки определяетеё классификацию и порядок распределениярасходов, понесенных командированнымработником. Исходя из этого командировкиможно подразделить на служебные инепроизводственные.

Всоответствии со ст. 166 Трудового КодексаРФ служебная командировка – поездкаработника по распоряжению работодателяна определенный срок для выполненияслужебного поручения вне места постояннойработы. Служебные поездки работников,постоянная работа которых осуществляетсяв пути или имеет разъездной характер,служебными командировками не признаются.

Под служебной командировкой,совершаемой в установленном порядке,понимается также поездки работника,которые связаны с:

  • покупкой ТМЗ, расходы по которым учитываются в составе заготовительно-складских расходов и включаются в состав затрат по приобретению запасов;

  • осуществлением работ капитального характера, расходы по которым учитываются в составе прочих капитальных затрат и включаются в инвентарную стоимость объекта строительства;

  • подготовкой и повышением квалификации работников, расходы по которой учитываются в составе сметы на общехозяйственные расходы;

  • другими аналогичными нуждами.

Порядок и размеры возмещениярасходов, связанных со служебнымикомандировками, определяются коллективнымидоговорами или локально-нормативнымиактами организации. При этом размерывозмещения расходов связанных сослужебными командировками, не могутбыть ниже размеров, установленныхПравительством РФ.

Командировки, целью которыхявляется деятельность, не связанная спроизводством, являются непроизводственными.Расходы по данным командировкамсписываются за счет целевых источников,относятся на финансовые результаты. Ктаким командировкам относятся поездкиработников, связанные с лечением,обслуживанием, передачей объектовнепроизводственного назначения и т.п.

Порядок оформления командировкии расчетов с работником:

  • для командировки работнику оформляется командировочное удостоверение;

  • наряду с командировочным удостоверением может быть издан приказ о командировке;

  • командировочное удостоверение может не выписываться на однодневные командировки, если по ним не выплачиваются суточные;

  • фактическое время нахождения работника в командировке отмечается в командировочном удостоверении печатью организации, отправляющей в командировку и принимающей, записями о днях отправления, прибытия, выбытия;

  • днем выезда считается день отправления соответствующего транспорта из мест постоянной работы до 24 часов, а днем возвращения – дата прибытия соответствующего транспорта;

  • перед командировкой работнику наряду с командировочным удостоверением также выдается денежный аванс в пределах сумм, причитающихся ему для выполнения установленного задания;

  • организации разрешается рассчитываться с командированным работником по предварительному расчету, если командировочные расходы заранее известны. В этом случае работник в составе авансового отчета не предоставляет документы, подтверждающие его расходы по командировке;

Источник: https://works.doklad.ru/view/5LMjQKU46Iw.html

Поделиться:
Нет комментариев

    Добавить комментарий

    Ваш e-mail не будет опубликован. Все поля обязательны для заполнения.