+7(499)-938-42-58 Москва
+7(800)-333-37-98 Горячая линия

Оформление компенсации за использование личного имущества в служебных целях

Содержание

Как оформить компенсацию за использование личного транспорта работнику

Оформление компенсации за использование личного имущества в служебных целях

1.

Какие выплаты полагаются работнику в связи с использованием личного автомобиля в служебных целях.

2. Какими документами оформляется использование личного транспорта сотрудником и выплата компенсации.

Мы живем в век скоростей, поэтому наличие автомобиля у работника – это зачастую не роскошь, а производственная необходимость. Многие сотрудники имеют разъездной характер работы (менеджеры по продажам, торговые представители, выездные специалисты по обслуживанию клиентов и т.д.), то есть результат их труда напрямую зависит от степени мобильности.

Однако не каждый работодатель имеет достаточно ресурсов, чтобы обеспечить своих работников служебным транспортом, поэтому все чаще требуются сотрудники с личным автомобилем. В этой статье предлагаю разобраться, как правильно оформить и компенсировать использование личного транспорта работнику.

А в следующей статье выясним, как учесть суммы компенсации в целях налогообложения и начисления страховых взносов.

Основания для начисления компенсации за использование личного автомобиля

В соответствии со ст. 188 ТК РФ работнику при использовании личного имущества, в том числе личного автомобиля, с согласия и в интересах работодателя предусмотрены следующие выплаты:

— компенсация за использование и износ (амортизацию) личного имущества;

— возмещение расходов, связанных с эксплуатацией личного имущества.

Компенсация за использование работником личного транспорта обычно устанавливается в твердой сумме за месяц, независимо от числа календарных дней в месяце.

Однако следует учитывать, что за периоды, когда работник фактически не исполнял свои служебные обязанности (находился в отпуске, на больничном и т.д.), компенсация не должна начисляться.

Что касается возмещения расходов, связанных с использованием работником личного имущества в трудовой деятельности, то в случае использования личного транспорта, к таким расходам могут относится, например, затраты на бензин, мойку автомобиля, ремонт.

Согласно ТК РФ конкретные суммы компенсации и возмещения, а также условия их выплаты работнику должны быть прописаны в соглашении между работником и работодателем. Таким образом, мы вплотную подошли к вопросу документального оформления использования работником личного транспорта в служебных целях.

Для начисления работнику компенсации за использование личного автомобиля в служебных целях и возмещения расходов, связанных с таким использованием, необходимы следующие документы:

1.

Локальный нормативный акт организации, согласно которому работодатель устанавливает разъездной характер работы для определенных должностей, критерии разъездного характера работы сотрудников, общие условия начисление компенсаций и возмещения расходов. Например, к таким документам могут относиться Положение о разъездном характере работы, Приказ руководителя об утверждении перечня должностей с разъездным характером работы.

Поскольку законодательство не дает определения, что такое разъездной характер работы, то работодатель должен самостоятельно установить критерии разъездного характера работы.

Так, в Положении можно прописать, что «разъездным считается характер работы, при котором сотрудник более 5 часов в течение рабочего дня проводит в поездках за пределами территории работодателя» или «при разъездном характере работы сотрудник для исполнения своих служебных обязанностей регулярно (не реже 7 раз в течение рабочей недели) совершает поездки за пределы территории работодателя». Утвердить перечень должностей с разъездным характером работы целесообразно отдельным приказом, поскольку перечень периодически может пополняться или изменяться, а издать новый Приказ проще, чем вносить изменения во все Положение.

! Обратите внимание: разъездной характер работы предполагает регулярные поездки сотрудника при исполнении своих трудовых функций, а не разовые. То есть командировки раз в месяц не могут расцениваться как разъездной характер работы. Указание на разъездной характер работы обязательно должно содержаться в трудовом договоре с работником.

2. Должностная инструкция сотрудника.

В должностной инструкции должны быть четко прописаны трудовые обязанности, предполагающие регулярные поездки. Например, такие обязанности, как выезд к клиентам для устранения неполадок (установки, настройки и т.д.), выезд к потенциальным клиентам для проведения переговоров (демонстрации продукции, заключения договоров), доставка корреспонденции контрагентам и другие обязанности.

3. Соглашение между работником и работодателем об использовании личного транспорта в служебных целях.

Такое соглашение может содержаться в трудовом договоре, а может быть оформлено как отдельное дополнительное соглашение к трудовому договору.

Я рекомендую второй вариант, поскольку условия соглашения могут изменяться (при покупке нового автомобиля, при изменении суммы компенсации или размера возмещения расходов), и гораздо удобнее в этом случае просто сделать новое дополнительное соглашение, чем вносить изменения в пункты трудового договора.

В Соглашении об использовании личного автомобиля в служебных целях необходимо зафиксировать следующую информацию:

  • Характеристики транспортного средства (тип ТС (легковой, грузовой), марка, год выпуска, регистрационный знак, рабочий объем двигателя и другие существенные характеристики);
  • Размер компенсации;
  • Расходы, которые подлежат возмещению, их размер (или порядок расчета) и порядок подтверждения;
  • Порядок и сроки выплаты компенсации и сумм возмещения расходов.

К Соглашению необходимо приложить копию паспорта транспортного средства и копию свидетельства о государственной регистрации транспортного средства. В том случае, если работник управляет автомобилем, не принадлежащим ему на праве собственности, помимо перечисленных документов требуется копия полиса ОСАГО, в который вписан данный сотрудник.

Скачать Образец соглашения об использовании личного транспорта в служебных целях

4. Приказ руководителя об установлении компенсации за использование личного транспорта и порядке возмещения расходов, связанных с его использованием.

Приказ составляется на основе Соглашения об использовании личного транспорта в служебных целях, закрепляет ответственных лиц и служит основанием для начисления и выплаты компенсации и возмещения расходов сотруднику.

Скачать Образец приказа о возмещении расходов в связи с использованием личного транспорта

5. Документы, подтверждающие фактическое использование работником личного транспорта в служебных целях и величину расходов, понесенных в процессе такого использования. Унифицированные формы таких документов, обязательные для применения, отсутствуют, поэтому работодатель вправе самостоятельно их разработать и утвердить.

Например, фактическое использование работником личного транспорта в трудовой деятельности могут служить путевой лист (по форме работодателя), ведомость разъездов сотрудника в служебных целях. Главное, чтобы эти документы содержали следующую информацию:

  • информацию о работнике и о транспортном средстве (на основе Соглашения);
  • информацию о маршруте следования с указанием пунктов назначения и километража. Маршрут следования должен однозначно свидетельствовать о служебном характере поездок.

Для возмещения сотруднику расходов, связанных с эксплуатацией личного автомобиля в служебных целях, необходимы документы, подтверждающие такие расходы:

  • чеки АЗС, чеки или квитанции услуг мойки машины, ремонтных работ и т.д.;
  • расчет произведенных расходов в денежном выражении. Например, расход топлива будет рассчитываться исходя из километража, подтвержденного документально, цены, указанной в чеках, и норм расхода топлива, утвержденных в Соглашении об использовании личного транспорта в служебных целях.

Наличие документов, перечисленных выше, является необходимым и достаточным условием для начисления и выплаты работнику компенсации за использование личного транспорта в служебных целях.

Кроме того, надлежащее документальное оформление позволит Вам избежать претензий со стороны налоговой инспекции и внебюджетных фондов.

А о том, как облагается страховыми взносами и НДФЛ компенсация за использование личного транспорта работникам читайте в следующей статье.

Законодательные  нормативные акты:

Трудовой кодекс РФ

Все Кодексы РФ опубликованы на Официальном интернет-портале правовой информации http://pravo.gov.ru/

♦  Рубрика: Все рубрики, Зарплата и кадры, Прочие расчеты с персоналом.

Источник: http://buh-aktiv.ru/kak-oformit-kompensatsiyu-za-ispolzovanie-lichnogo-transporta-rabotniku/

Как оформить использование личного автомобиля в служебных целях и получить компенсацию? – ПИЛОТОВ.НЕТ

Оформление компенсации за использование личного имущества в служебных целях

Часто условием приема на работу является наличие личного автомобиля. Понятно, что таким нехитрым способом компании хотят сэкономить на транспорте. Зачем покупать служебный автомобиль, если рынок труда полон работниками с автомобилем, готовыми предоставить этот автомобиль для выполнения служебных задач?

Это не плохо и не хорошо. Главное – это правильное оформление взаимоотношений работника с автомобилем и работодателя, который имеет планы на использование этого автомобиля. Для оформления использования личного автомобиля в служебных целях применяют обычно два способа. Рассмотрим их.

Организация просто использует автомобиль работника, не заключая с ним никаких договоров аренды

Обычно, если работник использует свой личный автомобиль в служебных целях, то есть в интересах работодателя, при условии что работодатель знает об этом и согласен с таким положением дел, работнику могут выплачивать компенсацию, а его расходы на содержание автомобиля и бензин возмещаются.

Обычно размер компенсации за использование автомобиля определяется работодателем и работником самостоятельно, но чаще всего работодатель предлагает компенсацию в соответствии с размерами, установленными в Постановлении Правительства РФ № 92 от 08 февраля 2002 г.

Размеры компенсации, установленные в Постановлении, невелики, кроме того, именно этот размер компенсации установлен как предельный, который может быть отнесен к прочим расходам, связанным с производством и реализацией, при определении налоговой базы по налогу на прибыль:

  • Для легковых автомобилей с объемом двигателя до 2 000 куб. см. включительно – 1 200 рублей в месяц;
  • Для легковых автомобилей с объемом двигателя большим, чем 2 000 куб. см – 1 500 руб. в месяц;
  • Для мотоциклов – 600 руб. в месяц.

Чтобы работнику начала выплачиваться компенсация за транспорт, он должен, во-первых, получить согласие работодателя на использование личного транспорта в служебных целях и, во-вторых, написать заявление.

В заявлении требуется указать, с какой периодичностью личный транспорт работника используется в служебных целях и для исполнения каких именно служебных обязанностей он используется.

Максимальный размер компенсации за использование личного автомобиля в служебных целях установлен в Правилах, утвержденных Постановлением Правительства РФ № 563 от 02 июля 2013 г. (п. 4), и составляет:

  • Для легковых автомобилей с объемом двигателя до 2 000 куб. см включительно – 2 400 рублей;
  • Для легковых автомобилей с объемом двигателя большим, чем 2 000 куб. см –3 000 руб.;
  • Для мотоциклов – 1 200 руб.

Такая компенсация может выплачиваться, например, федеральным государственным служащим, служебные обязанности который подразумевают постоянные разъезды по служебным целям.

Организация использует транспортное средство работника, заключив с ним договор аренды

Согласно Гражданскому кодексу РФ (ст. ст. 632 и 642), различают два вида аренды личного транспорта работника: аренда с экипажем и аренда без экипажа. При аренде с экипажем работник управляет и производит ТО автомобиля самостоятельно, при аренде без экипажа он передает обязанности по управлению и обслуживанию автомобилем в ведение другого водителя.

Если в договоре не установлены другие правила, арендатор, в соответствии с ГК РФ (ст. 646), берет на себя расходы, связанные с содержанием автомобиля, с его страхованием, в том числе страхование ОСАГО, и все расходы, вызванные эксплуатацией автомобиля.

Если заключается договор аренды без экипажа, в договоре страхования автогражданской ответственности будет нужно указать всех лиц, допущенных к управлению арендованным автомобилем.

В договоре аренды необходимо указать условие оплаты собственнику автомобиля всех расходов, связанных с эксплуатацией автомобиля. Только при таком условии и при документальном подтверждении понесенных расходов (чеками, квитанциями и т.п. документами), они будут оплачены собственнику.

Собственнику, заключившему с работодателем договор аренды его автомобиля, следует иметь в виду, что его доходы по данному договору облагаются налогом на доходы физических лиц по ставке 13%.

Если понесенные расходы на техническое обслуживание и ремонт арендованного автомобиля подтверждены финансовыми документами, то компенсационные выплаты, согласно ТК РФ (ст. 188) и НК РФ (п. 3 ст. 217, п. 1 ст. 224 и п. 1 ст.

226), не облагаются налогом.

Источник: https://www.pilotov.net/avtomobilnoye-pravo/kak-oformit-ispolzovaniye-lichnogo-avtomobilya-v-sluzhebnykh-tselyakh-i-poluchit-kompensatsiyu/

Компенсации за использование личного авто в служебных целях в 2019 году

Оформление компенсации за использование личного имущества в служебных целях

В коммерческих организациях часто используется личные автомобили работников, т.е. принадлежащие им по документам, для основной деятельности. Но работник, используя личный автомобиль, вправе рассчитывать на возмещение расходов, понесенные для получения прибыли владельцем компании.

Компенсацию за использование автомобиля работника определяется локальными актами, основанные на актах законодательства, которые в свою очередь также ограничивают выплаты по понесенным суммам затрат. Расходы по автомобилю сверх законных нормативов учесть нельзя.

Рассмотрим, какая предусмотрена компенсация затрат за использование авто работником.

Нормативное регулирование использования личного авто

В связи с необходимостью использования личных автомобилей в производственной деятельности законодательно урегулированы вопросы возмещения затрат, защищающих как работников, так и работодателей.

Ст. 188 ТК РФ определяет возмещение таких расходов на основании заключенного двустороннего трудового договора

НК РФ ч.2 определяются затраты, которые можно списать и признать как расходы на производство и реализацию

Постановление от 02.07.2013 N 563 определяет порядок и размер компенсации

Локальные акты компании: трудовой и коллективный договор, положения и т.д.

Основание для компенсации личного авто

Основные условия выплат за применение в работе личных авто урегулированы законодательно, поэтому нужно учесть такие основания для выплаты:

  • приказ руководителя, отражающего сумму компенсации на основании приложенных документов
  • произведение работнику выплаты при использовании для работы, связанной с разъездами по должностной инструкции
  • размер компенсации с учетом законодательства
  • выплата производится 1 раз в месяц
  • когда работник на пользуется личным авто, компенсация не выдается

Использование имущества работников в виде автомобиля для целей работы сотрудником, как то: износ, ремонт, стоянка, бензин, должно быть оформлено документально. Можно использовать такие варианты:

  1. выплата компенсации по ТК РФ
  2. заключение договор аренды
  3. оформление безвозмездного пользования

Во всех случаях есть выгода и недостатки как для сотрудника, так и для работодателя.

Размер возмещения расходов определяется соглашением сторон трудового договора, выраженным в письменной форме.

Заместитель директора Департамента налоговой и  таможенно-тарифной политики С.В.Разгулин

Оформление безвозмездного использования имущества

При оформлении безвозмездного использования авто сотрудника имеет такие стороны выгоды и недостатков:

СторонаВыгодаНедостатки
Работодательбезвозмездное пользованиепризнание дохода по рыночной стоимости, налоги
Работниккомпенсация только автомобильных расходовне получает денег

Таким образом, такой способ оформления является самым невыгодным для обоих сторон, поэтому применяется очень редко.

Договор аренды личного автомобиля

При заключении такого договора нужно учесть, что оформляется он только как без экипажа (работник передает машину без услуг водителя).

При оформлении аренды имеются такие стороны выгоды и недостатков:

СторонаВыгодаНедостатки
РаботодательОформляется по акту приема-передачи и учет на счете 001 (арендованное авто), налоги за основное средство не платятсяАренду нужно платить даже если работник не работает (отпуск, больничный), привязка к договору, приостановление действия такого договора не регулируется ГК РФ
РаботникФиксированная стабильная выплата, если не предусмотрено договором другоеПолучение арендной платы даже если не работает, если не предусмотрено договором другое, но размер арендной платы снижается на сумму НДФЛ

Для того, чтобы подтвердить расходы по налогам, нужны такие документы:

  • акт приема-передачи (с отражением характеристик)
  • ПТС, ОСАГО и свидетельство о гос. регистрации (копии)

Сумма арендной платы регулируется соглашением сторон (в рассматриваемом случае: сотрудника и работодателя) и зависит от характеристик машины, износа, средняя стоимость аренды по району и т. д.

Важно! В договоре можно отразить сумму платежа в зависимости от времени работы, пробега и т.д., а не в виде фиксированной суммы.

Порядок компенсации использования по ТК

Размер компенсации может быть в любом размере, т.к. ТК РФ не отражает ограничений, но это должно быть конкретизировано в доп. соглашении к договору с работником.

При оформлении компенсации авто работника по ТК РФ выделяются следующие выгоды и недостатки:

СторонаВыгодаНедостатки
РаботодательНе требуется обслуживание имуществаНе свое имущество, увеличение объема документации
РаботникПолучает полную компенсацию и авто остается в собственностиЕсли не работал, то не начисляется компенсация

Пример расчета компенсации

Организация по доп. соглашению с Булатовым И.Т. платит ему компенсацию за использование его машины в сумме 5000 руб. в месяц, куда входит: износ, ремонт, стоянка, бензин. С 14 по 21 января 2019 года он был на больничном. В январе 17 рабочих дней, т.е. отработано за январь – 11. Сумма компенсации за январь составит:

5000 руб. / 17 дн. * 11 дн. = 3235,29 руб.

Оформление выплат за использование личного авто

Для оформления и учета компенсации, нужны такие документы:

  • доп. соглашение с сотрудником
  • подтверждение собственности авто сотрудника: ПТС, ОСАГО и свидетельство о гос. регистрации (копии)
  • распоряжение руководителя о выплате
  • путевые листы с маршрутами, платежные документы АЗС, бухгалтерская справка потраченных ГСМ, квитанции на ремонт, т.е. документы, подтверждающие затраты на авто

В связи с тем, что выплаченная компенсация отражается на налогах, документы играют важную роль для подтверждения расходов. При этом и в должностной инструкции нужно отразить поездки, как должностную обязанность.

Кроме этого необходимо отражение в должностной инструкции работника обязанностей, которые предполагаю постоянные поездки. Например, поездка для согласования договора, доставка и т.д.

Путевой лист как основной документ по использованию авто

Путевой лист является первичный документ, который подтвердит понесенные затраты по факту работы.

Путевые листы обязательны к применению для подтверждения водителем законности использования ТС в целях основной деятельности и для признания расходов для налогообложения.

На каждый вид ТС разработаны разные формы листа, но организация может сама разработать форму в зависимости от специфики деятельности с отражением обязательных реквизитов и утвердить его приказом руководителя.

Независимо от использования ТС, путевой лист необходим для:

  • контроля ТС
  • расчета заработной платы
  • контроля расхода ГСМ
  • амортизационных начислений
  • учета затрат
  • обоснованность перевозок для конкретного водителя

Отражение компенсации на налогах

Для цели налогообложения постановлением от 8 февраля 2002 г. № 92 установлены нормативы компенсации в месяц, зависящие от объема двигателя:

Вид ТСКомпенсация в месяц, руб.
Легковые авто с объемом двигателя:
до 2000 куб. см1200
более 2000 куб. см1500
Мотоциклы600
ГрузовикиВся сумма

Для цели списания на затраты, эту компенсацию (в том числе и ГСМ) включают только после ее выплаты согласно подтверждающим документам, но только в пределах названных выше норм, вроде как учитывающих все затраты. Например, при использовании автомобиля работника (с двигателем до 2000 куб. см) по доп. соглашению компенсация предусмотрена в размере 3000 руб.

, но независимо от того что ГСМ в месяц составляет 1000 руб., на затраты можно будет списать только 1200 руб., с остальной суммы сверх 1200 – начисляется налог (на прибыль или единый при УСН), независимо от применяемой системы налогообложения.

Организации устанавливают в основном размер компенсации в рамках норм, установленных для списания на затраты, что невыгодно для работника.

НДФЛ с этой компенсации не удерживается согласно п. 3 ст. 217 НК РФ не зависимо от того, входит ли сумма компенсации в пределы норм, но при этом автомобиль должен быть в собственности работника. Но важно компенсацию прописать в доп. соглашении к трудовому договору.

Аналогично и страховые взносы не начисляются ни на сумму компенсации, ни на сумму, превышающую нормы. Но если сумма компенсации является надбавкой к зарплате, то это уже относится к доходам работника и с ее размера удерживается НДФЛ и начисляются страховые взносы.

Если авто используется по договору аренды, то нужно начислять НДФЛ, страховые взносы рассчитывать не нужно.

Учет компенсации за использование личного авто

Компенсация за автомобиль выплачивается только сотрудникам, работа которых имеет регулярный характер разъездов и определяется руководителем.

Такой характер работы нужно отразить в локальных актах: должностных инструкциях, трудовых договорах и т. д.

Кроме характера работы в документах нужно отразить возмещение расходов, которые возникают в ходе эксплуатации. Размер расходов обосновывается:

  • приказом руководителя
  • копией техпаспорта
  • должностными инструкциями

В бухучете компенсация расходов работнику отражается по кредиту 73, а по дебету – в зависимости от подразделения, где работает и выполняемых функций: 20 (23, 25, 26, 29, 44…)

При расчете отдельных налогов сумму компенсации за использование личного автомобиля сотрудника можно учесть только в пределах нормативов.

Заместитель директора департамента образования и кадровых ресурсов Минздрава России Н. Ковязина

Пример проводок по компенсации за авто

Работник для служебных целей использует личный автомобиль HONDA Civic, стоимостью 800000 руб., с рабочими объемом двигателя 1238 куб. см. Компенсация за износ ежемесячно – 1200 руб. Документально подтверждены расходы на бензин за декабрь в размере 4000 руб. 29.12.2018 г. ему выплачена компенсация, которая была отражена:

ОперацияДебетКредитСумма, руб.
С работником заключено доп. соглашение о возмещении расходов
начислена компенсация за декабрь26731200
выплачена компенсация73501200
учтены в расходах ГСМ26735000
начислено ПНО99 субсчет ПНО68 субсчет Расчеты по налогу на прибыль1000 (5000*20%)
С работником заключен договор аренды
отражена стоимость полученного в аренду авто001600000
отражена арендная плата автомобиля267325000
удержан НДФЛ7368 субсчет Расчеты по НДФЛ3250 (25000*13%)
выплачена арендная плата735021750
Доплата к зарплате
начислена компенсация за декабрь26706200
удержан НДФЛ7068 субсчет Расчеты по НДФЛ806 (6200*13%)
Выплачена компенсация70505394
Начислены страховые взносы26691860

Ошибка при аренде авто

При аренде без экипажа организация должна оплачивать затраты, которые можно учесть в расходах. При этом с платежа по аренде нужно рассчитать и перечислить НДФЛ, а страховые взносы по такому договору не начисляют.

Ошибка при оформлении компенсации

В случае если поездки работника не является регулярными, то в трудовом договоре (доп. соглашении) можно не предусматривать компенсацию, а отражать каждую поездку приказом руководителя.

В служебных целях должна быть выплачена компенсация и расходы, что организация может отразить такую выплату приказом руководителя и подпись об ознакомлении приравнивается к соглашению работника и организации.

Ответы на распространенные вопросы

Вопрос №1: Как оформить договор аренды авто, если работник владеет автомобилем на основании доверенности?

Ответ: Если работник не собственник, то компенсация не учитывается в расходах, с нее удерживается НДФЛ и начисляются страховые взносы.

Для заключения договора аренды требуется согласие владельца в доверенности (право на заключение договора аренды). Договор нужно заключить на владельца и при согласии владельца его вправе подписать работник.

НДФЛ будет начисляться на владельца автомобиля, а не на работника, соответственно 2-НДФЛ оформляется на владельца.

Вопрос №2: Если работник трудоустроен дистанционно, нужно ли выплачивать компенсацию за авто? Если нужно, то имеет ли значение письменный отказ от компенсации?

Ответ: Если имеются дистанционные работники, использующие для работы, связанной с регулярными поездками, свое имущество, то работодатель обязан также платить им компенсацию, даже если работники отказываются от компенсации в письменной форме.

Источник: https://poluchi-lgoty.ru/kompensacii-za-ispolzovanie-lichnogo-avto-v-sluzhebnyx-celyax/

Компенсация за использование личного автомобиля в служебных целях

Оформление компенсации за использование личного имущества в служебных целях

“Бюджетные организации: бухгалтерский учет и налогообложение”, 2015, N 9

Учреждение иногда вынуждено использовать в служебных целях личное имущество своих сотрудников. Таким имуществом чаще всего является автомобиль. Как документально оформить использование такого имущества? Как и в каком размере выплачивать сотруднику компенсацию расходов? Подлежат ли суммы компенсации обложению НДФЛ и страховыми взносами? Ответы на эти вопросы вы узнаете из данного материала.

Документальное оформление отношений между работником и работодателем

Согласно нормам ст.

188 ТК РФ при использовании работником с согласия или ведома работодателя и в его интересах личного имущества работнику выплачивается компенсация за использование, износ (амортизацию) инструмента, личного транспорта, оборудования и других технических средств и материалов, принадлежащих работнику, а также возмещаются расходы, связанные с их использованием.

Размер возмещения расходов определяется соглашением сторон трудового договора, выраженным в письменной форме. Из положений ст.

188 ТК РФ следует, что возможность использования личного имущества сотрудника в служебных целях необходимо зафиксировать документально, прописав этот факт в трудовом договоре, заключаемом с сотрудником или в дополнительном соглашении к трудовому договору. По нашему мнению, внесение в трудовой договор условия об использовании личного имущества работника в служебных целях целесообразно только тогда, когда таким имуществом является автомобиль, а работа сотрудника носит разъездной характер, служебный же автотранспорт учреждение предоставить работнику по каким-либо объективным причинам не может.

Пример 1. Учреждение заключает с сотрудником срочный трудовой договор на выполнение работ разъездного характера.

Предполагается, что для выполнения своих трудовых обязанностей работник будет использовать личный автомобиль.

В этом случае внесение в трудовой договор условий об использовании работником личного имущества в служебных целях и о размерах и условиях компенсации расходов работнику за использование такого имущества необходимо.

Рассмотрим другую ситуацию.

Пример 2. Сотрудника направили в командировку, добраться до пункта командирования можно только на автомобиле, а служебный транспорт учреждение по каким-то объективным причинам не может предоставить.

Сотрудник вынужден использовать свой личный автомобиль.

В этом случае следует оформить дополнительное соглашение к трудовому договору и в нем прописать условия использования личного имущества работника в служебных целях и размер компенсации расходов.

Чаще всего отношения между работодателем и работником по предоставлению последним личного имущества в служебных целях оформляются дополнительным соглашением к трудовому договору, гораздо реже можно встретить трудовой договор, включающий в себя такие условия изначально.

Поэтому ниже, говоря об условиях, которые следует прописать в трудовом договоре, дополнительном соглашении к трудовому договору, мы будем использовать понятие “дополнительное соглашение”, имея в виду, что аналогичная информация отражается и в трудовом договоре, если должностное лицо отдела кадров посчитает нужным внести такую информацию непосредственно в сам трудовой договор.

Итак, в дополнительном соглашении, кроме обязательной информации, перечень которой приведен в ст. 57 ТК РФ, следует указать информацию об имуществе, которое будет использоваться в служебных целях.

Если это автомобиль, то необходимо указать номер его ПТС, марку, регистрационный знак, идентификационный номер, год выпуска транспортного средства, номер кузова. Также в дополнительном соглашении указывается размер компенсации, выплачиваемой собственнику имущества, используемого в служебных целях, и условия ее выплаты.

К дополнительному соглашению рекомендуем прикладывать копию ПТС транспортного средства, которое будет использоваться в служебных целях.

Размер компенсации за использование автотранспорта в личных целях

Размер компенсации за использование личного имущества в служебных целях определяется по соглашению сторон. Такое правило установлено ст. 188 ТК РФ.

Однако в отдельных случаях размер компенсации устанавливается на законодательном уровне (нормативными актами субъекта РФ, муниципального образования, ведомственными нормативными актами).

Среди нормативных актов, устанавливающих размер компенсации расходов за использование автотранспорта, отметим следующие:

  • Постановление Правительства РФ от 08.02.2002 N 92 (далее – Постановление N 92). Этот нормативный акт утвержден в соответствии с пп. 11 п. 1 ст. 264 НК РФ, он устанавливает нормы расходов организаций на выплату компенсации за использование для служебных поездок личных легковых автомобилей и мотоциклов, применяемые при определении налоговой базы по налогу на прибыль.

Источник: https://WiseEconomist.ru/poleznoe/101231-kompensaciya-ispolzovanie-lichnogo-avtomobilya-sluzhebnyx-celyax

Компенсация за использование личного имущества

Оформление компенсации за использование личного имущества в служебных целях

Нередко сотрудники используют в служебных целях личное имущество. Например, автомобиль, ноутбук или телефон.

Означает ли это, что в подобных случаях работодателю всегда нужно платить компенсацию? Как оформить такую выплату и отразить ее в учете? Ответы на эти и другие вопросы, которые встают перед каждым бухгалтером, когда речь заходит о компенсациях, вы найдете в нашей статье.

  • Какие документы нужно получить от сотрудника, имущество которого будет использоваться в работе
  • На что обращают внимание проверяющие, если фирма выплачивает сотрудникам компенсации за эксплуатацию их компьютеров, автомобилей или другого имущества
  • За какую технику платить компенсацию работнику с точки зрения налогообложения будет невыгодно

Сотрудник, использующий в своей работе личное имущество, вправе требовать от вас компенсацию, только если вы давали согласие на такое использование.

При использовании работником с согласия или ведома работодателя и в его интересах личного имущества работнику выплачивается компенсация за использование, износ (амортизацию) инструмента, личного транспорта, оборудования и других технических средств и материалов, принадлежащих работнику, а также возмещаются расходы, связанные с их использованием. Закон никак не лимитирует размер компенсации как для выплаты, так и для целей уплаты социальных страховых взносов.

Сколько платить работнику за использование имущества

Распространенным вариантом при использовании имущества работника в производственных целях с ведома и согласия работодателя является выплата работнику компенсации, а также возмещение расходов, связанных с его использованием.

Компенсации — денежные выплаты, установленные в целях возмещения работникам затрат, связанных с исполнением ими трудовых обязанностей.

Размер возмещения расходов определяется соглашением сторон трудового договора, выраженным в письменной форме (ч.

2 ст. 164 и ст. 188 ТК РФ)

Использование личного имущества работника в служебных целях возможно по соглашению сторон трудовых отношений.

При этом работнику выплачивается компенсация за использование, износ (амортизацию) инструмента, личного транспорта, оборудования и других технических средств и материалов, принадлежащих работнику, а также возмещаются расходы, связанные с их использованием. Размер возмещения расходов определяется соглашением сторон трудового договора, выраженным в письменной форме (ст.

188 ТК РФ)

Компенсация за использование личного имущества в работе

Если сотрудник компании использует личное имущество в служебных целях, ему обычно возмещаются все возникшие расходы. Размер компенсации работодатель и работник определяют самостоятельно. Если же имуществом пользовались во время отсутствия сотрудника на рабочем месте, компенсацию выплачивать не обязательно.

Рассмотрим, когда необходимо выплатить компенсацию за использование личного имущества в работе и как это сделать.

Юридические тонкости, связанные с использованием личного имущества в служебных целях

Если у организации недостаточно собственных средств, чтобы приобрести, например, автомобиль, компьютер, сотовый телефон, она может использовать имущество, принадлежащее ее работникам. Расскажем, как это оформить документально Если работник использует личное имущество в интересах и с согласия работодателя, ему должна выплачиваться компенсация (ст.

188 ТК РФ). Ее размер стороны устанавливают в письменном соглашении, которое оформляют как приложение к трудовому договору.

Компенсации сотрудникам за использование личного имущества

В некоторых случаях компании договариваются с сотрудниками об использовании ими личного имущества в служебных целях.

Таким имуществом может быть личный автомобиль сотрудника, его ноутбук или компьютер, мобильный телефон и т.п. Кроме того, на основании ст.235 ТК РФ, работодатель, причинивший ущерб имуществу работника, возмещает этот ущерб в полном объеме. Размер ущерба исчисляется по рыночным ценам, действующим в данной местности на день возмещения ущерба.

В таком случае работник пишет заявление о возмещении ущерба.

Как оформить компенсацию за использование личного транспорта работнику

Мы живем в век скоростей, поэтому наличие автомобиля у работника – это зачастую не роскошь, а производственная необходимость.

Многие сотрудники имеют разъездной характер работы (менеджеры по продажам, торговые представители, выездные специалисты по обслуживанию клиентов и т.д.

), то есть результат их труда напрямую зависит от степени мобильности.

Однако не каждый работодатель имеет достаточно ресурсов, чтобы обеспечить своих работников служебным транспортом, поэтому все чаще требуются сотрудники с личным автомобилем.

Источник: http://juridicheskii.ru/kompensacija-za-ispolzovanie-lichnogo-imuschestva-38415/

Поделиться:
Нет комментариев

    Добавить комментарий

    Ваш e-mail не будет опубликован. Все поля обязательны для заполнения.