+7(499)-938-42-58 Москва
+7(800)-333-37-98 Горячая линия

Должностная инструкция офис-менеджера

Содержание

Должностная инструкция офис-менеджера

Должностная инструкция офис-менеджера

Что входит в должностные обязанности офис-менеджера и кому подойдёт эта профессия? На порталах для поиска работы вакансии такого специалиста представлены очень широко, что характеризует должность как современную и востребованную. Рассказываем, чем занимаются офис-менеджеры, какие требования предъявляются у ним и что должно быть записано в их должностной инструкции.

Профессия офис-менеджера

Офис-менеджер — это специалист, который контролирует документооборот, обеспечивает эффективное функционирование офиса и является посредником между руководством и подчинёнными или структурными подразделениями.

Функциональные обязанности этого сотрудника, равно как и требования к нему, у разных работодателей отличаются. Рабочим местом офис-менеджера чаще всего является приёмная компании и кабинета руководителя.

Эту должность часто путают с работой секретаря. Данные профессии действительно во многом похожи, но существенная разница между ними всё же есть. Секретарь подчиняется напрямую руководителю (заместителю или другому топ-менеджеру), выполняет его личные поручения и ведает только его документами.

Офис-менеджер контролирует текущую работу, преимущественно бумажную. Он следит за корреспонденцией, канцтоварами, документооборотом, офисной техникой, принимает звонки и доводит приказы руководителей до сотрудников.

Он не исполняет личные поручения, не ведёт календарь руководителя и не принимает его звонки — хотя весьма часто эти две работы совмещаются в одном специалисте.

Например, в названии вакансии может быть указано «офис-менеджер с функциями секретаря».

Должность офис-менеджера, как правило, не предполагает карьерный рост. Средняя зарплата такого специалиста в регионах России — от 20 до 25 тысяч рублей, в Москве — около 50 тысяч рублей.

Офис-менеджер работает с документами, корреспонденцией и принимает звонки

Обязанности

Выше мы отметили, что полный перечень того, что делает на рабочем месте офис-менеджер, определяет непосредственно работодатель. Так, в данном случае, вакансия с одним и тем же названием может подразумевать совсем разную работу. Однако это не значит, что нельзя очертить примерный круг обязанностей этого специалиста и понять, что ожидать от должности:

Функции офис-менеджера:

  • работа с документами — подготовка приказов и распоряжений руководителя, их регистрация, распространение в структурных подразделениях, ведение архива;
  • работа со входящей и исходящей корреспонденцией — регистрация, отправка;
  • приём звонков в компанию, переключение на руководителя или отделы;
  • встреча клиентов в офисе, консультирование о местоположении отделов, их функций;
  • подготовка отчётов, прайс-листов;
  • контроль состояния офисной техники и наличия расходных материалов;
  • закупка канцтоваров;
  • заказ питьевой воды, чая, кофе (на порталах для поиска работы обозначается как «обеспечение жизнедеятельности офиса).

Это примерный перечень того, что входит в работу офис-менеджера. Работодатель может дополнить или сократить его. Например, некоторые требуют консультировать клиентов по поводу продукции или услуг, знать кассовую дисциплину и даже переводить документы на иностранных языках.

Требования к кандидату

Анализ актуальных вакансий на сайтах для поиска работы показывает, что в большинстве случаев работодатели не предъявляют требований к образованию кандидатов. Достаточно среднего или неоконченного высшего образования. Специальность при этом не имеет значения. Гораздо важнее практические навыки:

  • умение работать с документами и организовывать документооборот;
  • владение ПК и офисной техникой на уровне уверенного пользователя;
  • умение обрабатывать входящую и исходящую корреспонденцию, регистрировать документы, отправлять их почтой или курьером, доводить в срок до структурных подразделений.

В ряде случаев может потребоваться знание иностранных языков.

Офис-менеджер является связующим звеном между руководством и структурными подразделениями

Немаловажное значение в такой работе имеют качества характера. Эта работа подходит активным, но внимательным людям, способным решать несколько задач одновременно.

Обязанности довольно быстро становятся рутинными, потому что дублируются изо дня в день — потребуется терпение. Сотрудник всегда должен присутствовать на рабочем месте, иначе офис не будет функционировать в нормальном режиме — необходима усидчивость.

Для резюме офис-менеджера полезно будет указать такие личные качества:

  • доброжелательность и опрятный внешний вид;
  • коммуникабельность, вежливость, позитивный настрой;
  • грамотная письменная и устная речь;
  • внимательность, усидчивость;
  • сообразительность;
  • расторопность, многозадачность;
  • неконфликтность, стремление находить компромиссы и выходить из трудных ситуаций.

Типовая должностная инструкция офис-менеджера

Что именно ожидает работодатель от офис-менеджера, фиксируется в должностной инструкции. Её образец вы можете скачать бесплатно в конце этого раздела.

Инструкция всегда прилагается к трудовому договору и не имеет законной силы без него. Чем подробнее и точнее она будет составлена, тем проще работнику понять, что именно требует от него работодатель.

Кратко проанализируем структуру этого документа.

Должностная инструкция офис-менеджера включает следующие разделы:

  • общие положения;
  • должностные обязанности;
  • права;
  • ответственность.

В разделе «Общие положения» указывается наименование должности, рабочее место сотрудника, а также перечень того, что работник должен знать и чем руководствоваться, выполняя служебные обязанности. Например, «законодательство Российской Федерации в области документооборота и архивного дела», «локальные нормативные акты» или «принципы работы офисной техники».

Все функции, которые должен выполнять офис-менеджер, записываются в должностной инструкции

Самый обширный раздел посвящается должностным обязанностям. Работодатель включает в этот список всё, что считает важным — от документооборота до отключения офисного оборудования в конце рабочего дня.

Подробное перечисление предотвратит недопонимание между сторонами, позволит избежать ситуации, когда сотрудник не будет чётко знать, чего именно от него ожидает компания.

При составлении инструкции начните со списка обязанностей из предыдущего раздела и скорректируйте его под свои цели.

В разделе «Права» указывают, какими правами работодатель наделяет сотрудника для успешного исполнения обязанностей. Например, «своевременно знакомиться с нормативными актами руководства», «запрашивать информацию от структурных подразделений», «получить доступ к электронной почте организации» и «вносить предложения по оптимизации работы».

Завершающий раздел «Ответственность», как правило, ограничивается стандартными формулировками об ответственности за ненадлежащее исполнение служебных обязанностей и требует от сотрудника бережно обращаться с доверенным ему имуществом компании.

Скачать должностную инструкцию офис-менеджера

Заключение

обязанность офис-менеджера — обеспечение жизнедеятельности офиса компании и контроль документооборота. Этот сотрудник принимает и отправляет корреспонденцию, регистрирует внутренние акты, контролирует состояние офисной техники.

Перечень обязанностей устанавливает непосредственно работодатель, поэтому функции сотрудников в разных организациях могут существенно отличаться. Для этой вакансии, как правило, не предусматриваются высшее образование и опыт работы.

Большое значение имеют внимательность, коммуникабельность и доброжелательность.

, пожалуйста, выделите фрагмент текста и нажмите Ctrl+Enter.

Источник: https://biztolk.ru/organizatsiya-biznesa/spravochnik-predprinimatelya/dolzhnostnaya-instruktsiya-ofis-menedzhera.html

1. Общие положения

1. Офис-менеджер относится к категории специалистов.

2. Требования к квалификации: на должность офис-менеджера назначается лицо, имеющее высшее профессиональное образование, специальную подготовку по направлению «Офис-менеджер» опыт административной работы и стаж работы по специальности не менее года.

3. Офис-менеджер назначается на должность и освобождается от нее директором организации.

4. Офис-менеджер должен знать:

— постановления, распоряжения, приказы, другие руководящие и нормативные документы вышестоящих и других органов, касающиеся вопросов управления персоналом;

— основы организации, подбора и расстановки персонала в офисе;

— принципы построения организационной структуры офиса;

— основы психологии и этику взаимоотношений внутри группы сотрудников;

— порядок ведения деловой документации;

— порядок заключения договоров;

— правила пользования оргтехникой;

— основы экономики, организации труда и управления;

— основы работы с электронной почтой, факсовой программой, MS WORD, MS EXEL, основы работы с системой «1С:Предприятие»;

— закупочные и отпускные цены на товары работодателя, перечень, назначение и характеристики товаров работодателя, перечень, характеристики и цены на оказываемые работодателем услуги;

— все бизнес-процессы, проходящие в организации.

законодательство о труде и охране труда Российской Федерации;

— правила внутреннего трудового распорядка;

— правила и нормы охраны труда, техники безопасности, производственной санитарии и противопожарной защиты.

5. В своей работе офис-менеджер руководствуется:

— действующим законодательством;

— внутренними нормативными актами работодателя;

— трудовым договором и настоящей должностной инструкцией.

6. офис-менеджер подчиняется непосредственно директору организации.

7. На время отсутствия офис-менеджера (отпуск, командировка и пр.) его обязанности выполняет лицо, назначенное в установленном порядке. Данное лицо приобретает соответствующие права и обязанности, по которым несет ответственность.

Офис-менеджер:

1. Осуществляет подготовку и организацию работы офиса:

— организует проверку офисного оборудования (компьютеров, факсимильных аппаратов, телефонов, принтеров и др.) на предмет определения готовности к эксплуатации, проверяет санитарные условия работы в помещениях офиса, контроль за соблюдением норм противопожарной, санитарно-эпидемиологической безопасности во время работы организации;

— обеспечивает офис канцтоварами, расходными материалами и иными товарно-материальными ценностями, необходимыми для работы офиса, обеспечивает хранение, распределение между работниками и рациональное использование перечисленных ценностей;

— обеспечивает чистоту и порядок в офисе организации.

2. Осуществляет работу по организационно-техническому обеспечению административно-распорядительной деятельности руководителя организации:

— принимает поступающую на рассмотрение руководителя корреспонденцию, передает ее в соответствии с принятым решением в структурные подразделения или конкретным исполнителям для использования в процессе работы либо подготовки ответов,

— принимает документы и личные заявления на подпись руководителя организации,

— подготавливает документы и материалы, необходимые для работы руководителя,

— обеспечивает рабочее место руководителя необходимыми средствами организационной техники, канцелярскими принадлежностями, создает условия, способствующие его эффективной работе,

— следит за своевременным рассмотрением и представлением структурными подразделениями и конкретными исполнителями документов, поступивших на исполнение, проверяет правильность оформления подготовленных проектов документов, передаваемых руководителю на подпись, обеспечивает качественное их редактирование,

— организует проведение телефонных переговоров руководителя, записывает в его отсутствие полученную информацию и доводит до его сведения ее содержание, передает и принимает информацию по приемно-переговорным устройствам, (телефаксу, телексу и т.п.), а также телефонограммы, своевременно доводит до его сведения информацию, полученную по каналам связи,

— по поручению руководителя составляет письма, запросы, другие документы, готовит ответы авторам писем,

— оформляет приказы директора и доводит их до сведения работников,

— выполняет работу по подготовке заседаний и совещаний, проводимых руководителем (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени и месте проведения, повестке дня, их регистрация), ведет и оформляет протоколы заседаний и совещаний,

— осуществляет контроль за исполнением работниками организации изданных приказов и распоряжений, а также за соблюдением сроков выполнения указаний и поручений руководителя организации, взятых на контроль,

— обеспечивает исполнение работниками указаний руководства организации,

— печатает по указанию руководителя служебные материалы, необходимые для его работы или вводит текущую информацию в банк данных.

3. Ведет делопроизводство.

4. Ведет регистрацию и учет входящей и исходящей документации.

5. Осуществляет не менее 2 раз в день получение и рассылку электронной почты. Контролирует доставку почты для организации с отделения связи и доставку почты организации в отделения связи.

6. Организует прием посетителей, содействует оперативности рассмотрения просьб и предложений работников.

7. Формирует дела в соответствии с утвержденной номенклатурой, обеспечивает сохранность документации организации, в том числе отчетов работников, и в установленные сроки сдает документацию в архив.

8. Обеспечивает контроль за сохранностью материальных ценностей.

9. Консультирует посетителей по вопросам, касающимся оказываемых услуг. Принимает меры по предотвращению и ликвидации конфликтных ситуаций.

10. Информирует руководство об имеющихся недостатках в обслуживании посетителей, принимаемых мерах по их ликвидации.

11. Оформляет заказы, договоры поставки, иную соответствующую документацию с поставщиками покупаемых организацией товаров, обеспечивает отправку заказов по электронной почте.

12. Ведет учет поступающих и реализуемых товаров, оказанных услуг.

13. Ведет учет складских запасов товаров и контроль за их минимальным остатком на складе.

14. Координирует завершение работы офиса и подготовки к новому рабочему дню: приведение в порядок рабочих мест, отключение офисного оборудования, освещения, пр.

15. Выполняет отдельные служебные поручения директора и заместителя директора организации.

3. Права офис-менеджера

Офис-менеджер имеет право:

1. Знакомиться с новыми положениями, принятыми руководством, касающимися его работы.

2. Вносить предложения, касающиеся улучшения производственного процесса.

3. Запрашивать от структурных подразделений организации и самостоятельных специалистов необходимую информацию, необходимую для исполнения должностных обязанностей.

4. Требовать от руководства организации надлежащих условий работы и соблюдения положений, предусмотренных ТК РФ.

4. Ответственность офис-менеджера

Офис-менеджер несет ответственность в следующих случаях:

1. За ненадлежащее исполнение или неисполнение своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией, в пределах, установленных трудовым законодательством Российской Федерации.

2. За правонарушения, совершенные в процессе своей деятельности, в пределах, установленных действующим административным, уголовным и гражданским законодательством Российской Федерации.

3. За причинение материального ущерба организации в пределах, установленных действующим трудовым и гражданским законодательством Российской Федерации.

4. За использование имущества и средств предприятия в интересах, противоположных интересам учредителей.

Должностная инструкция офис-менеджера – образец 2019 года. Должностные обязанности офис-менеджера, права офис-менеджера, ответственность офис-менеджера.

Источник: https://hr-portal.info/job-description/dolzhnostnaya-instruktsiya-ofis-menedzhera

Пример должностной инструкции Офис-менеджера

OOО «НОВЫЙ БИЗНЕС»”___”_____________ 2014 г.Должностная инструкцияОфис-менеджер(Административный отдел)«Утверждаю»Президент компанииНиколаев С.В._____________(подпись)

1. Общие положения

1.1. Настоящая должностная инструкция определяет должностные обязанности, права и ответственность Офис-менеджера Общества с ограниченной ответственностью OOО «НОВЫЙ БИЗНЕС» (далее «Общество»)1.2. Офис-менеджер назначается на должность и освобождается от должности в установленном действующим трудовым законодательством порядке приказом Генерального директора Общества.1.3.

Офис-менеджер подчиняется непосредственно Руководителю Административного отдела.1.4. Офис-менеджер относится к категории специалистов.

1.5. В период временного отсутствия Офис-менеджер его обязанности выполняет лицо, назначенное приказом Генерального директора Общества.

Данное лицо приобретает соответствующие права и несет ответственность за ненадлежащее исполнение обязанностей, возложенных на Офис-менеджера.

2. Должностные требования

2.1. На должность Офис-менеджера назначается лицо, имеющее высшее профессиональное образование без предъявления требований по стажу работы или среднее профессиональное образование и стаж работы по профилю не менее 2-х лет.2.2. Офис-менеджер должен знать:2.2.1.

Законодательные и иные нормативные правовые акты, регламентирующие деятельность предприятия, постановления федеральных, региональных и местных органов государственной власти и управления, определяющие приоритетные направления развития экономики в соответствующей отрасли.2.2.2.

Организационно-распорядительные документы, локальные нормативные акты и нормативно-техническую документацию Общества, касающиеся его деятельности.2.2.3. Профиль, специализацию и особенности структуры управления и кадрового состава Общества.2.2.4. Организационную структуру Общества.2.2.5.

Принципы представительства в государственных органах, органах местного самоуправления, сторонних организациях.2.2.6. Стандарты деловой переписки, в т.ч. с иностранными партнерами.2.2.7. Английский язык на уровне intermediate (разговорный).2.2.8. Принципы и методы администрирования.2.2.9. Порядок оформления, ведения и хранения рабочей документации.2.2.10.

Порядок систематизации, учета и ведения документации с использованием современных информационных технологий.2.2.11. Архивное дело.2.2.12. Формы и методы контроля исполнения документов.2.2.13. Методы организации делопроизводства и стандарты унифицированной системы организационно-распорядительной документации.2.2.14.

Средства и способы механизации ручного труда;2.2.15. Порядок приобретения оборудования, мебели, инвентаря, канцелярских принадлежностей и оформления расчетов за услуги;2.2.16. Основы экономики, организации труда, производства и управления;2.2.17. Трудовой кодекс Российской Федерации;2.2.18. Правила внутреннего трудового распорядка;2.2.19.

Правила пользования и оргтехникой (факс, ксерокс, принтер и т.п.).2.2.20. Этику и правила делового общения.2.2.21. Навыки работы с компьютером и специализированными компьютерными программами (пакет MS Office, Internet Explorer и т.п.).

2.2.22. Правила и нормы охраны труда и противопожарной безопасности.

3. Должностные обязанности

3.1. Офис-менеджер:3.1.1. Планирует свой рабочий день (встречи, звонки, переговоры, прием посетителей и т.п.).3.1.2. Осуществляет поддержку административно-распорядительной деятельности Общества.3.1.3.

Обеспечивает контроль над обеспечением работников офиса канцелярскими и иными принадлежностями, средствами организационной техники, создает условия, способствующие эффективной работе работников офиса.3.1.4. Организует прием посетителей, содействует оперативности рассмотрения просьб и предложений работников Общества.3.1.5.

Организует встречу, прием, регистрацию и необходимое обслуживание гостей Общества (в т.ч. делегаций, клиентов, партнеров).3.1.6. Организует материально-техническое обеспечение переговоров, презентаций, совещаний, конференций, семинаров и других мероприятий.3.1.7.

Выезжает по заданиям Руководителя административного отдела в краткосрочные командировки для решения вопросов, обозначенных руководителем.3.1.8. Принимает участие в переговорах, деловых встречах, специальных приемах; ведет протоколы и иные документы, оформляющие ход и результат встреч, переговоров и контролирует их исполнение.3.1.9.

По поручению Руководителя Административного отдела согласовывает отдельные вопросы с работниками структурных подразделений, доводит до них указания и распоряжения Руководителя Административного отдела; контролирует исполнение указаний и распоряжений.3.1.10.

Осуществляет связь с предприятиями, государственными органами и органами местного самоуправления для решения вопросов, обозначенных Руководителем Административного отдела и не требующим его непосредственного участия.3.1.11.

Осуществляет сбор материалов и информации, необходимых Руководителю Административного отдела, подготавливает аналитические, информационные, справочные и иные материалы и представляет их Руководителю Административного отдела.3.1.12. Обеспечивает работников Общества необходимыми рекламно-сувенирными и расходными материалами для работы (визитные карточки, бейджи и пр.).3.1.13.

Обеспечивает получение пропусков сотрудниками Общества для доступа в офис.3.1.14. Контролирует обеспечение офиса канцтоварами, расходными материалами и иными товарно-материальными ценностями, необходимыми для нормальной работы офиса.3.1.15. Ведёт учёт офисного инвентаря, предметов хозяйственного обслуживания и осуществляет оперативный учет.3.1.16.

Проводит ежегодную инвентаризацию материально-технических ценностей.3.1.17. Осуществляет контроль над надлежащим состоянием вверенного ему офисного оборудования. При выявлении неисправностей вызывает специалистов для проведения ремонтных работ и иных видов технического обслуживания.3.1.18. Соблюдает нормы деловой этики, придерживается корректного и доброжелательного стиля общения с коллегами и клиентами.3.1.19. Осуществляет текущее взаимодействие с арендодателем офисных помещений, представителями частных охранных предприятий.3.1.20. При необходимости заказывает и контролирует выполнение ремонтных работ в офисе Общества.3.1.21. Выполняет разовые служебные поручения Генерального директора.

3.1.22. Осуществляет другие права, установленные законодательными и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации.

4. Обязанности по охране труда

Офис-менеджер должен:4.1. Выполнять установленные нормы труда4.2. Выполнять требования положения и инструкций по охране труда4.3. Проходить обучение по оказанию первой помощи4.4.

На территории Общества в рабочее время: не распивать спиртные напитки, не курить в неустановленных местах, не употреблять наркотические вещества, не принимать пищу вне специально предназначенных для этого помещений, не проводить собрания, митинги, манифестации, любую агитацию и пропаганду политических партий и религиозных объединений, не приносить проводить и кормить животных на территории Общества.4.5. При необходимости – использовать средства индивидуальной защиты4.6. Незамедлительно сообщать Руководителю Административного отдела и/или Генеральному директору Общества о каждом несчастном случае, об ухудшении своего здоровья, о возникновении ситуаций, представляющих угрозу жизни и здоровью людей, грозящей аварией или сохранности имущества Общества.4.7. Содержать в порядке и чистоте рабочее место4.8. Выполнять санитарные нормы и соблюдать режимы работы и отдыха4.9. Соблюдать правила эксплуатации вычислительной техники в соответствии с инструкциями по эксплуатации4.10. Во время работы запрещается: одновременно касаться экрана монитора и клавиатуры, прикасаться к задней панели системного блока (процессора) при включенном питании, производить отключение питания во время выполнения активной задачи, допускать попадание влаги на поверхность системного блока, монитора, клавиатуры, дисководов, принтеров и др. устройств.4.11. Во всех случаях обнаружения обрывов проводов питания, неисправности заземления и других повреждениях электрооборудования, появления запаха гари немедленно отключить питание и сообщить об аварийной ситуации лицу, ответственному за электробезопасность и/или представителю арендодателя.4.12. В случае появления рези в глазах, резком ухудшении видимости-невозможности сфокусировать взгляд или навести его на резкость, появлении боли в пальцах и кистях рук, усилении сердцебиения, следует немедленно покинуть рабочее место, сообщить о происшедшим Руководителю административного отдела и обратиться к врачу.4.13. При возгорании оборудования покинуть рабочее место, вызвать пожарную команду и сообщить о происшедшем лицу, ответственному за противопожарную безопасность и\или представителю арендодателя.

4.14. Запрещается самостоятельно выяснять и устранять причины отключения электропитания, т.к. напряжение может также неожиданно появиться.

5. Права

Офис-менеджер имеет право:5.1. Запрашивать от руководителей структурных подразделений Общества, специалистов и иных работников необходимую информацию (отчеты, объяснения, пр.) для своей работы и в рамках своих компетенций;5.2. Подписывать и визировать документы в пределах предоставленных полномочий;5.3.

Требовать от Руководителя Административного отдела оказания содействия в исполнении своих должностных прав и обязанностей;5.4.

Действовать от имени своего структурного подразделения, представлять интересы Общества во взаимоотношениях с иными структурными подразделениями предприятия, организациями и органами государственной власти в случае выдачи соответствующей доверенности от имени Общества;5.5.

Сообщать Руководителю Административного отдела обо всех выявленных в процессе исполнения своих должностных обязанностей недостатках в предпринимательской, коммерческой или иной деятельности Общества или его структурных подразделений и вносить в установленном порядке предложения по их устранению;5.6.

Участвовать в подготовке проектов приказов, инструкций, а также смет, договоров и других документов, связанных с работой структурного подразделения;

5.7. Участвовать в подготовке проектов приказов и распоряжений по Обществу по производственной деятельности, охране труда и противопожарной безопасности.

6. Ответственность

Офис-менеджер несет ответственность в соответствии с Законодательством РФ за:6.1. Непринятие мер по пресечению выявленных нарушений правил охраны труда и противопожарной безопасности, создающих угрозу деятельности Общества и его работникам;6.2.

Несоблюдение лимитов по административно-хозяйственным и командировочным расходам;6.3. Не обеспечение сохранности исходящей, входящей и внутренней документации;6.4.

Несоблюдение интересов Общества, выдачу конфиденциальной информации о сотрудниках и информации, составляющей коммерческую тайну Общества и ее клиентах третьим лицам;6.5. Использование персонального компьютера, оргтехники и другого офисного оборудования и корпоративных ресурсов в нерабочих целях;6.6.

Нетактичное поведение при общении с персоналом и посетителями Общества;6.7. Предоставление Генеральному директору ложной или искаженной отчетной и другой информации;6.8. Несоблюдение Правил внутреннего трудового распорядка, трудовой дисциплины;6.9.

Неисполнение или некачественное исполнение своих должностных обязанностей и обязанностей по вопросам соблюдения правил охраны труда и противопожарной безопасности;

6.10. Невыполнение приказов, распоряжений и поручений Руководителя Административного отдела и Генерального директора.

7. Взаимодействие с подразделением

7.1. Офис-менеджер осуществляет взаимодействие со структурными подразделениями Общества в соответствии с локально-нормативными актами Общества и законодательством Российской Федерации.7.2.

Порядок разрешения разногласий с сотрудниками других структурных подразделений определяет Генеральный директор.

7.3.

Взаимодействие с представителями других предприятий определяются действующими нормативно-техническими и правовыми документами.

8. Режим работы, право подписи

8.1. Режим работы Офис-менеджера определяется в соответствии с Правилами внутреннего трудового распорядка (ДИ/ИТД), установленными в Обществе и трудовым договором.8.2.

В связи с производственной необходимостью Офис-менеджер может выезжать в служебные командировки (в т.ч. местного значения).

8.3.

Офис-менеджеру для обеспечения его деятельности предоставляется право подписи организационно-распорядительных документов по вопросам, входящим в его должностные обязанности в случае получения соответствующей доверенности от имени Общества.

Руководитель административного отделаФИО
С инструкцией ознакомленФИО
Копию Должностной инструкции на руки получилФИ

Источник: https://onikiforova.ru/dolzhnostnaya-instruktsiya-ofis-menedzhera/

Должностная инструкция офис-менеджера с функциями секретаря

Должностная инструкция офис-менеджера

Каждая крупная компания нуждается в специалистах, которые возьмут на себя функции внутреннего управления. Такие работники занимаются оформлением первичных документов и решают важные организационные вопросы.

Как правило, данная задача возлагается на офис-менеджера, который исполняет не только свои профессиональные обязательства, но и обязанности секретаря. Важно отметить, что данным работником может руководить лишь генеральный директор компании. Лицо, занимающее данный пост, осуществляет прием кандидатов на эту должность.

В данной статье мы предлагаем рассмотреть вопрос о том, как составляется должностная инструкция офис-менеджера с функциями секретаря.

Офис-менеджер – «на все руки мастер», без которого трудно представить работу современной компании

Офис-менеджер: суть профессии

Должность офис-менеджера включает в себя функции «правой руки» руководства компании и главного администратора. Человек, занимающий этот пост, относится к руководящему звену и обязан обеспечивать бесперебойную работу предприятия.

Лица, желающие получить эту должность, должны ответственно подойти к своим должностным обязанностям, сконцентрировавшись на главных функциях работы компании. Как уже было сказано выше, офис-менеджер является своеобразным заместителем гендиректора, который занимается решением всех организационных вопросов.

Это означает, что для зачисления претендента на вакансию в штат компании, руководству фирмы необходимо подготовить соответствующий акт. Право на принятие нового работника на эту должность имеется лишь у генерального директора.

Получить этот пост может только специалист, имеющий профессиональное среднее образование.

Однако, многие компании желают видеть на этой должности специалистов, имеющих не только высшее образование, но и профессиональный опыт деятельности в данной сфере.

Офис-менеджер является связывающим звеном между простыми работниками и руководством фирмы. В его обязанности входит полный контроль внутренней деятельности компании и организация различных мероприятий.

В чем разница между офис-менеджером и секретарем

Из всего вышесказанного можно сделать вывод, что должность офис-менеджера полностью аналогична позиции секретаря. Однако, данное мнение является ошибочным, поскольку первый пост включает в себя намного больше различных функций.

По мнению специалистов, работники, занимающие этот пост, должны решать значительно большее количество организационных вопросов, чем рядовой секретарь. Важно отметить, что содержание должностных инструкций офис-менеджера зависит от направления деятельности фирмы.

Это означает, что в некоторых сферах, данная должностная позиция полностью отличается от должности секретаря.

Многие специалисты отмечают, что офисные менеджеры занимают более высокую ступень на карьерной лестнице. Это мнение подтверждается более широким спектром профессиональных обязательств. Также данные работники имеют более высокий заработок в сравнении с секретарем. Достойная оплата сопровождается жесткими требованиями к кандидатам на этот пост.

В крупных фирмах, в состав которых входит несколько разных отделов, в обязанность офис-менеджера входит координация работы секретарей. В небольших компаниях, где отсутствует кадровая служба, офис-менеджер занимается отбором кандидатов на имеющиеся вакансии или проводит конкурсный отбор претендентов.

Нередко этому работнику вверяется обязанность по обучению новичков.

Особенности профессии

Из всего вышесказанного можно сделать вывод, что рассматриваемая профессия обладает неповторимой спецификой. Ниже мы предлагаем обсудить основные особенности данной специальности.

Должностная инструкция офис-менеджера требует серьезной проработки, ведь в должностные обязанности офис-менеджера входят функции секретаря, завхоза, администратора, нередко он занимается кадровым делопроизводством и первичной бухгалтерией

Рабочее место офис-менеджера

Перед сотрудниками крупных организаций ставится значительно больше организационных задач в сравнении с работниками небольших фирм.

Это означает, что в каждом крупном предприятии должна быть предусмотрена позиция офис-менеджера. Сотрудник, занимающий этот пост, обязан координировать деятельность всего офиса.

Основываясь на этом утверждении можно сделать вывод, что специалисты, представляющие эту профессию, весьма востребованы на трудовом рынке.

В штат крупных холдингов входит несколько офис-менеджеров, каждый из которых курирует работу определенного подразделения или филиала. От грамотности специалистов зависит функциональность компании и скорость решения всех вопросов, связанных с деятельностью офиса.

Средняя зарплата

Как мы уже отмечали выше, специалисты, представляющие это направление профессиональной деятельности, имеют высокую востребованность.

По словам экспертов, в данной сфере имеется высокий уровень конкуренции. Согласно статистическим данным, уровень конкуренции равен шести претендентам на одну свободную должность.

Столь высокая конкуренция объясняется высокой заработной платой.

Зарплата новичков в этой сфере составляет более двадцати тысяч рублей. Рассчитывать на данную сумму могут лишь жители столицы. В остальных регионах, заработная плата варьируется от восьми до пятнадцати тысяч рублей. Специалисты, имеющие профессиональный опыт и трудовой стаж, могут рассчитывать на более высокий заработок.

В Москве, опытные менеджеры зарабатывают не менее тридцати тысяч рублей. В остальных городах России, заработок работников, занимающих этот пост, варьируется от пятнадцати до двадцати пяти тысяч рублей.
Труд работников с высшим образованием оценивается значительно выше.

Многие компании предлагают претендентам на свободную должность оплату в размере более шестидесяти тысяч рублей.

Необходимые личностные качества

Рассмотрев ключевые функции офис-менеджера и вопрос, связанный с оплатой труда, необходимо перейти к разговору о личных качествах, необходимых для получения этой должности. Следует заранее отметить, что каждый бизнесмен предъявляет собственные требования к персоналу. Однако существует общий перечень личностных качеств, которые помогут получить желаемую должность.

К таким качествам относятся коммуникабельность, организованность и усидчивость. Работа с документами требует умения концентрировать внимание на мелочах и высокого уровня ответственности. Для того чтобы контролировать работу офисных работников, недостаточно обладать устойчивостью к стрессу.

Помимо данного качества, потребуются развитая эрудиция, собранность и самодисциплина. Офис-менеджер должен обладать креативным мышлением и своевременно исполнять все распоряжения руководства.

Занять место лидера в коллективе, можно лишь грамотно общаясь с подчиненными, проявляя доброжелательность.

Наличие всех вышеперечисленных качеств значительно увеличивает шансы на получение высокооплачиваемой работы.

Должностная инструкция относится к тому виду документов, которые необязательны к применению, но при этом широко распространены

Важные профессиональные навыки

Важно отметить, что всех вышеперечисленных личных качеств недостаточно для того, чтобы гарантированно получить работу. Многие работодатели уделяют повышенное внимание наличию профессиональных навыков у претендентов.

Человек, желающий занять рассматриваемый пост, должен знать базовые принципы бухгалтерского учета и делопроизводства. Данному работнику предстоит заключать контракты с потенциальными контрагентами и вести первичную документацию.

Знание офисных программ является одним из несомненных плюсов для претендента на вакансию. Помимо этого, необходимо обладать навыками работы с офисной техникой.

Специалист, желающий получить должность офис-менеджера, должен знать не только о правилах делового этикета, но и все действующие санитарные нормы, правила охраны трудовой деятельности и противопожарной безопасности. Для управления «жизнью» офиса потребуются следующие профессиональные навыки:

  1. Знания правил проведения конкурсных мероприятий с целью выбора лучшего претендента из всех заявок от людей, желающих занять пустующее рабочее место.
  2. Знания базовых правил психологии, направленных на эффективное взаимодействие с трудовым коллективом.
  3. Умение использовать различные мотивирующие приемы с целью увеличения результативности труда работников.
  4. Умение разрабатывать и внедрять планы оптимизации работы офиса.

Помимо всего вышеперечисленного, данный сотрудник должен уметь самостоятельно решать важные организационные вопросы и отвечать за собственные действия.

Офис-менеджер: должностные обязанности

Должностные обязанности офис-менеджера могут различаться в зависимости от области, в которой работает компания. Однако существует ряд общих обязательств, которые должны выполнять данные сотрудники.

Как правило, в набор функций офис-менеджера входит закупка всех расходных материалов, необходимых для полноценной работы сотрудников офиса. Наряду с этим, работник должен осуществлять контроль над исправностью всей техники, находящейся в распоряжении офиса.

В случае возникновения поломки компьютеров и других приборов, работник должен своевременно обратиться в техническую службу.

Помимо контроля над работой офиса, менеджеру необходимо вести документооборот. Как правило, все входящие документы обрабатываются специалистом и перенаправляют в структурные отделы. Многие эксперты в этой сфере рекомендуют новичкам несколько раз в течение дня проверять корпоративную почту.

Работая с корреспонденцией, следует осуществлять выборку писем и входящих документов, которые могут вызвать интерес у руководства компании. Помимо работы с корреспонденцией, менеджер должен отвечать на входящие звонки и принимать посетителей компании.

Выполняя подобные функции очень важно соблюдать корпоративную этику и придерживаться правил делового общения.

Выше мы уже отмечали, что офис-менеджер является одним из заместителей руководства компании. В обязанности данного сотрудника входят подготовительные работы к проведению различных мероприятий.

Говоря простым языком, менеджер должен подготовить не только все необходимые канцелярские принадлежности и раздаточные материалы, но и оформить письменные уведомления с приглашением на встречу или собрание.

Именно сотрудникам, занимающим рассматриваемую должность, поручается составление протоколов и других документов, связанных с вышеописанными мероприятиями.

Должностная инструкция позволяет ознакомить сотрудника с перечнем функций, входящих в его компетенцию, а также с его правами, и ответственностью

Помимо подготовки первичных документов и полной координации документооборота, менеджеру необходимо следить за тем, чтобы остальные работники компании выполняли распоряжения администрации. Как правило, многим менеджерам предоставляется право самостоятельно искать пути решения всех офисных вопросов и задач. Одной из важных функций специалиста является контроль работы всех сотрудников, работающих в офисе. В случае выявления факта нарушения трудовой дисциплины, специалист должен составить докладную записку, которая будет передана руководству. С целью контроля работы офисных сотрудников подготавливаются различные учетные документы, сметы и ведомости. В небольших компаниях, менеджеры ведут учет времени, отработанного тружениками офиса. На основе этих сведений подготавливаются расчеты величины зарплаты работников.

Ведение деловой переписки является одной из важных обязанностей менеджера. Во время этого процесса следует соблюдать все правила делового этикета.

Сотрудник, занимающий руководящую должность, обязан заниматься решением конфликтов и спорных ситуаций, возникающих внутри коллектива. Руководство компании обязано знать об обстановке внутри офиса.

Именно поэтому работнику очень важно грамотно предоставлять всю информацию о работе офиса администрации фирмы.

Основываясь на всем вышеперечисленном можно сделать вывод, что офис-менеджер обязан контролировать все внутренние процессы, дисциплину и исполнение правил внутреннего устава компании.

При выполнении своих функций, работник должен придерживаться действующих законов и регламентов. В случае отсутствия сотрудника на его рабочем месте, все вышеописанные функции возлагаются на его заместителя.

Кандидатура лица на должность заместителя должна быть согласована с руководством и утверждена соответствующим распоряжением.

Налагаемая ответственность

Учитывая все вышесказанное можно сделать логичное заключение, что человек, занимающий должность офис-менеджера, обязан руководствоваться правилами, зафиксированными в Трудовом Кодексе.

При этом очень важно учитывать локальные правовые акты, действующие внутри предприятия. Нарушение этих правил может привести к штрафным санкциям в виде замечания или выговора.

Нарушение порядка, изложенного в Конституции и других юридических актах, может повлечь за собой административное, гражданское либо уголовное наказание.

Подобная ответственность предусмотрена в отношении сотрудников, разглашающих конфиденциальную информацию или причиняющих материальный вред предприятию иными способами. Работодатель имеет право самостоятельно выбрать меру взыскания в отношении тех работников, что нарушили:

  1. Внутренние правила дисциплины и трудовых норм.
  2. Правила охраны труда, техники безопасности и противопожарной безопасности.
  3. Нормы делового этикета.
  4. Использовали ложные сведения ради личной выгоды.

Перечень обязанностей должен быть равнозначен рабочему времени сотрудника, не следует ни перегружать его, ни оставлять чересчур свободным

Выводы (+ видео)

В рамках данной статьи мы рассмотрели обязанности офис-менеджера для резюме. Сотрудники, соответствующие всем критериям, предъявляемым к соискателям этой должности, могут рассчитывать на получение престижной и высокооплачиваемой работы.

Во время исполнения своих трудовых обязательств, менеджер должен в обязательном порядке придерживаться правил, изложенных в должностной инструкции.

Тщательное изучение этого документа позволит минимизировать риск допущения ошибок, которые могут повлечь за собой негативные последствия для целого офиса.

Источник: https://ktovbiznese.ru/spravochnik/kadry/dolzhnostnaya-instruktsiya/dolzhnostnaya-instruktsiya-ofis-menedzhera-s-funktsiyami-sekretarya.html

Должностная инструкция офис-менеджера – обязанности, обучение, вакансии

Должностная инструкция офис-менеджера

Выполнение обязанностей согласно должностной инструкции – залог успешной работы офис-менеджера

 В этой должностной инструкции офис-менеджера вы найдете полный перечень обязанностей, программу обучения, а также готовый шаблон вакансии офис-менеджера.

Офис-менеджер — это специалист, выполняющий важные управленческие и организаторские функции компании. От качества его труда зависит слаженность работы всего офиса.

Однако, чтобы хорошо выполнять свои обязанности, офис-менеджеру необходимо четко придерживаться должностной инструкции.

Ее содержание должно быть известно каждому работнику организации, ведь это самый главный рычаг эффективного управления персоналом

Должностные обязанности офис-менеджера

Желаете спокойствия и размеренности в организации труда? Проведите с офис-менеджером инструктаж о важности его служебных обязанностей, которые заключаются в следующем:
1. Проводить организаторскую деятельность:

  •  закупка, учет, хранение канцелярский товаров, их инвентаризация и организация выдачи работникам;
  •  оформление платежных документов;
  •  проверка исправности офисной техники и организация нормальных условий труда персонала (соответствие санитарным условиям: освещение, температура и т.д.);
  •  документальный оборот: оформление, регистрация, а также хранение документов;
  •  проведение деловых переговоров и ведение деловой корреспонденции;
  •  встречи, приемы, регистрации и обслуживание гостей и клиентов офиса;
  •  обеспечение переговоров и конференций необходимыми материально-техническими ценностями;
  •  контроль обесточивания оборудования и офисной техники по окончанию рабочего дня.

2. Выполнять руководящие функции:

  •  управление курьерами, водителями и распределение обязанностей между ними. Произведение оценку качества их работы и контроль исполнения поставленных задач;
  •  разработка правил поведения в офисе, выдача бейджиков работникам;
  • контролировать соответствие внешнего вида работников установленным стандартам;
  • руководить работой операторов на телефоне (прием входящих, исходящих звонков, переадресация и отправка телефонограмм) и следить за грамотностью их речи.

3. Руководить трудовой дисциплиной:

  • составление распорядка работы;
  • ведение, учет и анализ нарушений дисциплины и разработка предупредительных мер;
  • назначение материально ответственных лиц во время передачи от одного работника к другому материальных ценностей;
    оказание в случае надобности помощи работникам при возникновении конфликтных ситуаций в коллективе;
  • разработка и внедрение методов мотивации и систем ответственности за нарушение дисциплины.

4. Ответственно выполнять поручения руководства:

  •  печатать служебные материалы, которые нужны руководству, а также следовать другим указаниям непосредственного руководителя организации.

Разумеется, что для качественного выполнения такого огромного перечня должностных обязанностей, человек должен соответствовать определенным требованиям. К обязательным условиям при приеме на работу офис-менеджера следует отнести:

  1. наличие высшего профессионального образования без требований к опыту работы или среднего профессионального образования с обязательным стажем работы офис-менеджером до двух лет;
  2. презентабельный внешний вид;
  3. коммуникабельность, пунктуальность, грамотность, чувство такта, организаторские способности.

Для продуктивной и стабильной работы на предприятии офис-менеджеру необходимо обладать определенными навыками и умениями. Вот их основной перечень:

  1. знание конституции и действующего законодательства касательно делопроизводства, трудового и административного права;
  2. компетентность в вопросах этики делового общения и переписки;
  3. уверенное пользование компьютером, в частности теми электронными программами, которые нужны при ведении документооборота;
  4. обладание навыками пользования оргтехникой;
  5. владение техникой скоростного набора.
Несмотря на то, что должность офис-менеджера достаточно молода на рынке труда, ее востребованность сложно переоценить.  Потребность в квалифицированных специалистах этой сферы возрастает с каждым днем, а претендующие на вакансию не всегда имеют соответствующее образование и опыт. Для решения этих проблем существуют различные программы обучения. 

Как научить должности офис-менеджера «с нуля»

Для начинающих специалистов в сфере офисного управления существуют различные курсы. В среднем, их программа рассчитана на продолжительность от 60-120 академических часов, и проводиться как в групповой, так и в индивидуальной форме.

В учебных центрах слушателям предлагаются лекции, презентации, семинары, а также практические занятия для закрепления полученных знаний. Теоретическая подготовка охватывает темы, касающиеся понятий письменной культуры и этикета делового общения, самоорганизации.

 Изучаются основные понятия делопроизводства, правильного оформления служебных документов, архивного дела и номенклатуры.

Поскольку на офис-менеджера часто возлагаются задачи, касающиеся кадрового делопроизводства, в процессе занятий следует усвоить  понятия документального оформления по личному составу (приказы, должностные инструкции, трудовые распорядки).

Значительное место во время обучения отводится компьютерной грамотности. В этом разделе производиться анализ данных, работа с шаблонами, затрагиваются вопросы касательно защиты документов и разработки мер безопасности. С помощью предварительно заготовленных форм, проходят практические занятия, которые заключаются в оформлении документов, составлении актов и писем.

Составляя вакансию или подыскивая работу в этой сфере, следует знать, что альтернативными названиями должности офис-менеджера могут быть: администратор, секретарь руководителя, помощник руководителя, делопроизводитель.

Каким же может быть объявление о вакансии офис-менеджера? Ниже приведен приблизительный бланк.

 Пример объявления о вакансии офис-менеджера:

 Ищем грамотного и толкового офис-менеджера для работы в дружном коллективе.Если вы амбициозный и целеустремленный человек, желающий продвижения по карьерной лестнице, мы будем рады видеть вас в нашей команде. Приходите к нам на собеседование, но знайте:1.

Мы требовательно относимся к работе сотрудников, потому что хотим быть лучшими.2. Мы постоянно учимся новому и стремимся к саморазвитию.3. Мы предлагаем достойную оплату труда только успешным, ответственным и пунктуальным работникам.

Возможности, которые вы получите с нами:

1. Приобретение практических навыков в компании, занимающей лидирующие позиции на рынке.2. Обучение под руководством лучших специалистов компании.3. Конкурентоспособную заработную плату.4. Участие в интересных проектах, конференциях, тренингах.

Вашими основными задачами будут:

· решать организаторские вопросы офиса (заказ и учет канцелярии, продовольствия и пр.);· производить регистрацию входящей/исходящей корреспонденции;· вести деловую переписку;· подготавливать приказы по личному составу;· проводить телефонные переговоры с клиентами.

Наши требования к соискателю:

· высшее образование;· пунктуальность;· коммуникабельность и организаторские способности;· грамотность.

Вознаграждение:

Заработная плата состоит из фиксированной ставки и премии по результатам вашей работы. Чем больше вы вкладываете в свой труд — тем выше оплата.

Если вы целеустремленный и активный человек, то присоединяйтесь к нашей команде и развивайтесь вместе с нами!

Источник: https://guruopta.ru/dolzhnostnaya-instrukciya-ofis-menedzhera

Поделиться:
Нет комментариев

    Добавить комментарий

    Ваш e-mail не будет опубликован. Все поля обязательны для заполнения.