+7(499)-938-42-58 Москва
+7(800)-333-37-98 Горячая линия

Акт приема-передачи трудовых книжек

Содержание

Прием передача дел и кадровых документов по правилам

Акт приема-передачи трудовых книжек

   Не важно, с каким настроением кадровик увольняется с предприятия, правопреемнику отдел он должен передать в рабочем состоянии, чтобы не оставить о себе нехорошего впечатления и не выказать непрофессионализм.

Однако на практике приём – передача дел отдела кадров не всегда оформляется как надо, а иногда и не производится совсем, ведь нет чётких правил, регулирующих эту процедуру.

Определённый порядок всё же сложился, и он не противоречит законодательству, а значит, что вполне может применяться при смене кадрового работника.

Приём передача кадровой документации

Ни отношения с директором, ни отрицательные мотивы увольнения не должны отражаться на работе. Нельзя кадровику вот так просто всё бросить и уйти. А ведь в практике были и такие случаи, что увольняющийся не только не передавал дела, но и умышленно их уничтожал. Представляете, какое мнение о нём осталось? Тут ни о каких положительных рекомендациях не может идти речь.

А если всё будет оформлено как надо, и отдел кадров будет работать по графику даже с новым работником, о предыдущем кадровике останутся только положительные впечатления.

Между тем, процедура передачи дел не так уж и сложна, алгоритм её таков:

  • создаётся комиссия по передаче дел;
  • проверяются кадровые документы;
  • составляется акт приёма-передачи.

А теперь всё по порядку и подробно.

Создаём комиссию

Основанием к созданию комиссии и вообще начала процедуры передачи дел, конечно, должен быть приказ вот такого плана. В приказе нужно отразить:

  • для чего нужна комиссия;
  • её состав;
  • задачи.

При этом в члены комиссии обязательно нужно включить и увольняющегося кадровика.

Начинаем проверку документов

В срок, отведённый приказом, комиссия должна проверить и оценить:

  • полноту и состав кадровых дел;
  • порядок регистрации документов (журналы регистрации);
  • систему хранения документов и подготовки их к сдаче в архив;
  • программное обеспечение.

Большим подспорьем в работе комиссии будет номенклатура дел ОК: там ведь перечислены все обязательные папки, которые должны быть в отделе. Перечень может быть указан и в Положении об ОК. Если же номенклатуры в отделе нет, переписывать документы и их состояние придётся повально – «от шкафа к шкафу».

Обязательно нужно проверить кадровые документы организации, а именно наличие:

проверяем наличие документов

  • копий учредительных документов и Устава фирмы;
  • штатного расписания;
  • ПВТР и колдоговора;
  • графика отпусков;
  • ЛНА (положения об ОК, об оплате труда, по дисциплине, о коммерческой тайне, о защите персональных данных);
  • графиков сменности;
  • должностных инструкций;
  • трудовых договоров;
  • договоров о материальной ответственности;
  • приказов по основной деятельности;
  • приказов по личному составу (о приёме, увольнении, переводах, дисциплине);
  • личных карточек;
  • личных дел;
  • трудовых книжек.

Это список не закрытый, ведь в вашей фирме могут отсутствовать одни документы и присутствовать другие.

После проверки нужно все документы занести в акт.

Акт приёма передачи кадровой документации

Это основной документ, которым завершается трудовая деятельность кадровика.
Оформляется документ так:

  • прописывается название фирмы, место и дата составления акта;
  • вставляется гриф утверждения директора;
  • пишется – кто кому передаёт документы;
  • заполняется таблица;
  • проставляются визы всех членов комиссии.

Примерный акт передачи дел можете скачать тут.

В таблицу можно занести столбцы:

  • номер подпункта;
  • название документа (или дела);
  • количество листов;
  • период времени документов;
  • данные об отсутствии или повреждении документов или дел.

внимание!

Важно:в последнем столбце можно указать на то, что документ не исполнен, например, не подписан сотрудником или директором.

Внимание: к трудовым книжкам нужен отдельный подход, чтобы не упустить нарушений, ведь пока они в ходу, ответственность за правильное оформление несёт работающий кадровик. Поэтому лучше оформить книжки отдельным документом.

Акт приёма передачи трудовых книжек

Этот документ должен содержать данные всех имеющихся трудовых книжек:

  • ФИО работника;
  • серия и номер книжки (и вкладыша);
  • наличие записи о работе.

Можно включить в акт сведения:

  • о невостребованных трудовых;
  • о наличии бланков книжек и вкладышей.

Пример акта можете взять здесь.

Если документы передать некому

Допустим, вы устраиваетесь кадровиком, а приём передача дел никем не оформлена. Как снять с себя ответственность за чужие ошибки? Действовать нужно так:

  • точно так же приказом создать комиссию по приёму дел;
  • проверить наличие документов;
  • составить вышеприведённые акты.

Только в этом случае передавать документы будет не уволившийся кадровик, а другой член комиссии, например, бухгалтер.

внимание!

Важно:после подписания актов обязательно нужно издать приказ, что вы несёте ответственность с момента принятия дел.

В таком случае, если вдруг нагрянет ГИТ с проверкой, от ответственности вы освобождаетесь. Но порядок в делах всё же нужно будет навести.

Заключение

Описанная выше процедура может применяться и в том случае, когда увольняется не единственный кадровик фирмы, а один из работников отдела кадров. Тогда учитывать нужно не все документы ОК, а только те, которые передаются. Например, если увольняется табельщик, проверить нужно только табеля учёта времени – их заполнение и соответствие законам.

Источник: https://pravo-v-dele.ru/dokumenty/peredacha-kadrovyx-dokumentov.html

Образец акта передачи трудовых книжек

Акт приема-передачи трудовых книжек

Как организовать процедуру передачи трудовых книжек при увольнении кадрового специалиста? Читайте в нашей статье, скачайте образец акта передачи книжек

Передача трудовых книжек при увольнении кадровика

Трудовые книжки – один из важнейших документов, создаваемый и хранимый при определенных условиях. Кадровый специалист несет ответственность за правильное заполнение и сохранность книжек.

Поэтому, если он увольняется или переводится, книжки передаются новому работнику только при соблюдении целого ряда условий, установленных Постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225.

Это позволит избежать возможных споров и административной ответственности, если будут обнаружены недостача книжек или вкладышей (ст. 5.27 КоАП).

В первую очередь руководитель организации выпускает приказ. Распоряжение сообщает о том, что возникла необходимость передать массив хранимых трудовых книжек и назначает ответственного сотрудника. После этого проводится ревизия книжек и передача. Одновременно оформляется специальный акт приема-передачи, также в журнал учета движения книжек вносится соответствующая запись.

На больших предприятиях целесообразно ревизию осуществлять силами комиссии. В ней должно быть не менее двух человек, работающих в этой же организации. Обычно в комиссию входят один из заместителей директора, руководитель кадровой службы, юрист, «старый» и новый ответственные кадровики.

Создание комиссии также оформляется путем выпуска приказа. В распоряжении указываются состав, функции и сроки работы комиссии. Ее задача – проверить количество хранимых книжек, сверить записи в них и заверить сам факт передачи документов новому кадровику.

На основании приказа разрабатывается Положение о работе комиссии и утверждается руководителем.

Как составить акт приема-передачи

Акт составляется не по установленному образцу, а в свободной форме. Возможно использование фирменного бланка. Можно писать его от руки либо заполнить на компьютере и распечатать. Оптимально, если шаблон документа заранее разработан и утвержден.

Акт существует в единственном экземпляре, после подписания он хранится в архиве организации. В содержание документа входят:

  • Данные о предприятии: полное наименование.
  • Наименование самого документа.
  • Сведения о передающем и принимающем кадровиках. Важно указать не только ФИО, но и должность.

Также необходимо указать информацию о пересчитанных проверенных трудовых книжках. Ее удобно оформлять в виде таблицы с такими графами: порядковый номер, фамилия и инициалы владельца книжки; серия и номер книжки; наличие вкладыша к ней; начало работы на предприятии; необходимая дополнительная информация.

В последней графе указывают состояние (например, ветхое), востребованность (например: Иванов уволился 30.01.2016, книжка не востребована), присутствие необходимых записей и т.д. Чем подробнее будут отметки о состоянии книжки – тем меньше вероятность проблем в будущем.

Скачать образец >>>

Как оформить

Акт может состоять из одного или нескольких листов, прошитых и скрепленных печатью. Кроме того, при подшивании акта необходимо оформить документ по всем правилам: указать дату составления, количество листов и заверить подписями членов комиссии и руководителя. Печать ставить необязательно.

Помарок лучше не допускать, но если они все же вкрались – аккуратно зачеркнуть, вписать нужные сведения и указать «Исправленному верить».

1. Акт всегда начинается с названия организации. Далее идет название документа. Эти два пункта пишутся посередине строки – для удобства восприятия.

2. Под заголовком традиционно оставляют место для визы утверждения руководителем и даты подписания.

3. Ниже помещается информация о работниках, передающем книжки и принимающем. Удобно использовать формулировку «По состоянию на «дата» таким-то работником (ФИО и должность) передаются, а таким-то принимаются».

4. После этого вносится табличная часть, содержащая сведения о трудовых книжках и вкладышах. Она завершается итоговыми цифрами подсчета. Кроме того, целесообразно дополнить акт еще одним листом. В нем указать наличие чистых бланков.

5.Завершается акт информацией о том, что новому кадровому специалисту передается определенное количество трудовых книжек, журнал учета их движения и приходно-расходная книга бланков.

6.Акт заверяется подписями членов комиссии (с расшифровкой), с указанием должностей и даты.

Источник: https://www.pro-personal.ru/article/1098601-19-m3-akt-priema-peredachi-trudovyh-knijek-obrazets

Акт приема-передачи трудовых книжек и вкладышей к ним

Акт приема-передачи трудовых книжек

В соответствии с действующим законодательством трудовые книжки являются бланками строгой отчетности, которые находятся в ведении ответственного лица, назначенного таковым локальными актами предприятия.

Также на основании актов компании уполномоченное лицо не только занимается ведением трудовых книжек, но и ежемесячно отчитывается за все вверенные ему книжки и вкладыши к ним и несет персональную ответственность за их сохранность.

Что говорит закон?

Порядок заполнения и хранения книжек о труде и вкладышей к ним регламентируется нормами Постановления Правительства РФ № 225, в котором не только утверждены бланки оговоренных документов, но и разработана Инструкция их ведения, а также Правила заполнения и хранения.

Постановление Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. N 225

В частности, в п.40 Постановления сказано, что для учета и контроля за движением книжек хронологии стажа заполняются и постоянно ведутся следующие журналы:

  • книга учета движения трудовых книжек и вкладышей;
  • приходно-расходная книга учета бланков трудовых книг и вкладышей.

Расходная книга ведется для учета приобретенных на основании кассового ордера бланков, а журнал движения отражает прием и увольнение сотрудников с указанием серий трудовых книжек и даты поступления либо заведения оговоренного документа.

Зачем и в каких случаях требуется?

Как правило, ведением оговоренных журналов, а также хранением и учетом книжек о труде занимается кадровый работник, который уполномочен на подобные действия приказом по предприятию.

Но ведь работник может заболеть либо уволиться, предприятие может быть реорганизовано в форме присоединения и, соответственно, ведение книжек с хронологией стажа будет поручено другому лицу.

И в подобной ситуации, учитывая, что трудовые книжки являются бланками строгой отчетности, находящиеся под персональных контролем уполномоченного сотрудника, нового приказа о вменении обязанностей по ведению кадровой работы другому работнику будет не достаточно. Нужно будет составить еще и акт о приеме и передаче оговоренных документов, взяв за основу книгу учета движения книжек.

В подобной сверке наличия всех документов, а также достоверности внесенных данных заинтересованы обе стороны и передающая, и принимающая.

В соответствии с приказом по предприятию на них возлагается обязанность по сохранности книжек о труде и дополнительных вкладышей к ним и при ненадлежащем хранении либо утере возможна административная ответственность по ст.5.27 КоАП РФ.

Именно поэтому обе стороны должны сверить количественное наличие трудовых книжек с данными внесенными в журнал движения, дабы избежать и утери некоторых документов, и ответственности.

Правовые основы составления

Правовое регулирование составление акта приема и передачи книжек о труде пока не нашло отражения в действующем законодательстве, но учитывая целесообразность передачи кадровых дел именно в письменном виде, на многих предприятиях издаются локальные акты, которые собственно и отражают порядок самой процедуры и законность ее проведения.

В частности, при передаче кадровой документации в компании издается распорядительный документ (распоряжение или приказ) о создании комиссии, которая проверяет достоверность данных отраженных в книгах учета книжек, а также сверяет количество самих книжек и вкладышей к ним, в порядке, определенном положением о работе комиссии.

Затем по окончании проверки составляется акт приема и передачи документации в целом и отдельный акт о передаче книжек о труде уже другому работнику, который в соответствии с приказом будет исполнять обязанности кадрового работника на предприятии и отвечать за сохранность вверенных ему документов.

Оформление акта приема-передачи трудовых книжек

Учитывая, что законом не регламентирована процедура передачи книжек о труде, а также кадровой документации от одного кадрового работника другому, акт приема и передачи не имеет установленной формы, соответственно он оформляется в произвольной форме, но с подробным приведением данных.

В каких документах закрепляется?

Как было сказано выше, при увольнении кадрового работника для начала на предприятии издается приказ о создании комиссии, которая собственно и будет принимать дела, а также проверять наличие книжек о труде в соответствии с данными отраженными в книгах учета оговоренных документов.

В состав комиссии войдут следующие работники:

  • юрист;
  • начальник кадровой службы;
  • один из заместителей директора предприятия;
  • кадровый работник, передающий дела;
  • кадровый работник, принимающий дела.

Затем на основании приказа уже будет разработано Положение о работе комиссии, которая собственно и будет руководствоваться им при оформлении передачи книжек о труде и составлении акта.

Правила составления

Акт приема-передачи книжек и дополнительных вкладышей к ним, конечно, не имеет установленной формы, но, тем не менее, некоторые данные в оговоренном документе нужно отразить в обязательном порядке, так как только подробное описание каждого переданного документа поможет избежать проблем в дальнейшем.

  и форма

В частности, в акте указывается полное наименование предприятия, перечисляются все члены комиссии, а также вноситься дата и место составление оговоренного документа. После приведения общих данных в акте приема-передачи книжек отражаются уже данные о передаваемых документах.

Как правило, для более полного отражения и удобства систематизации информации используют табличный вариант списка с отражением следующих подпунктов:

  • порядковый номер;
  • фамилия, имя, отчество каждого работника, чья книга о труде храниться на предприятии с указанием занимаемой должности;
  • серия, номер книжки о труде и вкладыша при его наличии;
  • дата поступления либо заведения книжки на предприятии;
  • примечание, в котором отражаются сведения, относящиеся к некоторым характеристикам оговоренного документа, к примеру, состояние трудовой книжки, невостребованность после увольнения.

Внизу таблицы приводятся обобщенные данные. К примеру, итого – 86 трудовых книжек, 14- вкладышей.

Затем составляется еще одна таблица, в которой отражаются данные уже по чистым бланкам трудовых книжек, приобретаемым предприятиям для работников, не имеющих оговоренного документа — к примеру, в случае утери хронологии трудового стажа или первого трудоустройства.

И в конце акта указывается, что передаются не только книжки о труде и бланки вкладышей, но и сам журнал движения оговоренных документов, а также расходная книга приобретения бланков.

Образец акта приема-передачи трудовых книжек представлен на нашем сайте:

Бланк можно скачать здесь:

Бланк акта

Кто подписывает?

После внесения всех данных о передаваемых документах, акт должен быть подписан всеми членами комиссии, которые присутствовали при инвентаризации кадровой документации, таким образом, подтвердив, что все описанные в акте документы имеются в наличии.

И что с момента подписания акта они переданы другому работнику, уполномоченному приказом по предприятию на ведение работы с трудовыми книжками и несение ответственности за их сохранность.

Должен ли визировать работник?

Акт приема-передачи подписывается и двумя кадровыми работниками, один из которых передает трудовые книжки, а другой принимает.

Но в отличие от членов комиссии, подписи кадровые работники ставят в графе: передал и принял, таким образом, подтверждая снятые и принятые на себя полномочия.

Работники, чьи трудовые книжки передаются внутри организации, не подписывают настоящий документ.

Оформить акт приема-передачи книжек о труде и вкладышей к ним совсем не сложно, тем более с подробной инструкцией и образцом оговоренного документа, ведь только письменная фиксация передачи дел поможет избежать дальнейших сложностей и ответственности за ненадлежащее ведение кадрового делопроизводства.

Внимание!

  • В связи с частыми изменениями в законодательстве информация порой устаревает быстрее, чем мы успеваем ее обновлять на сайте.
  • Все случаи очень индивидуальны и зависят от множества факторов. Базовая информация не гарантирует решение именно Ваших проблем.

Поэтому для вас круглосуточно работают БЕСПЛАТНЫЕ эксперты-консультанты!

ЗАЯВКИ И ЗВОНКИ ПРИНИМАЮТСЯ КРУГЛОСУТОЧНО и БЕЗ ВЫХОДНЫХ ДНЕЙ.

Источник: http://kadriruem.ru/akt-peredachi-trudovyh-knizhek/

Акт передачи трудовых книжек

Акт приема-передачи трудовых книжек

Составляется акт в единственном экземпляре, который после оформления надлежащим образом и окончательного завершения приема-передачи документов передается на хранение в архив компании, где он и должен содержаться на протяжении установленного законом периода.

  1. Сначала необходимо издать от лица руководителя компании приказ, в котором будет указана необходимость передачи документов и назначено новое ответственное лицо.
  2. Затем на основании этого приказа производится непосредственная передача трудовых книжек, вкладышей в них и чистых бланков, которая должна сопровождаться их ревизией, т.е. осмотром, проверкой, и подсчетом.

Акт приема-передачи трудовых книжек

Составление же акта приема-передачи трудовых книжек понадобится для передачи хранящихся у работодателя трудовых книжек от одного уполномоченного лица другому, т.к. вместе с такой передачей переходит и соответствующая статусу этих документов ответственность.

К примеру, кадровый работник, ответственный за хранение и ведение трудовых книжек, принял решение уволиться, о чем сообщил работодателю в соответствующем заявлении. Работодателю в этом случае надлежит назначить лицо, временно исполняющее обязанности увольняемого кадрового работника и организовывать передачу дел.

Акты по трудовой книжке

В день увольнения сотруднику возвращается книжка. В случае, если по каким-то причинам он отказывается ее забирать, составляется акт. Он подписывается сотрудником отдела кадров, а также двумя свидетелями отказа.

В нем указывается ФИО работника, должность, причина увольнения, а также то, что ему было предложено получить документ в отделе кадров предприятия. Желательно указать мотивы отказа от получения и дату составления.

Это имеет большое значение при возникновении трудовых споров.

Испорченные при заполнении бланки и вкладыши подлежат уничтожению с составлением соответствующего акта.

Для того, чтобы списать испорченные документы, руководитель должен издать приказ, который бы разрешал создание комиссии для проведения списания. Сформированной комиссии предъявляются испорченные бланки.

Составляется акт на списание трудовых книжек, образец заполнения смотрите ниже. В нем указываются номера книжек, их количество, причины списания. Далее происходит их уничтожение.

И в подобной ситуации, учитывая, что трудовые книжки являются бланками строгой отчетности, находящиеся под персональных контролем уполномоченного сотрудника, нового приказа о вменении обязанностей по ведению кадровой работы другому работнику будет не достаточно. Нужно будет составить еще и акт о приеме и передаче оговоренных документов, взяв за основу книгу учета движения книжек.

Затем по окончании проверки составляется акт приема и передачи документации в целом и отдельный акт о передаче книжек о труде уже другому работнику, который в соответствии с приказом будет исполнять обязанности кадрового работника на предприятии и отвечать за сохранность вверенных ему документов.

Акт приема-передачи трудовых книжек и вкладышей в них

Документ составляется в свободной форме, но с указанием некоторых обязательных реквизитов. В акте приема-передачи трудовых книжек и вкладышей в них указываются ФИО и должности составителя акта и как минимум двух свидетелей. Кроме того, в документе содержится такая информация, как должности и ФИО лиц, предающих и принимающих трудовые книжки.

  • фамилия, имя и отчество владельца;
  • серия и номер вкладыша;
  • сведения об отсутствии (повреждении) документов и замечания по поводу их содержания и оформления;
  • общее количество трудовых книжек и вкладышей, включая невостребованные ранее уволенными сотрудниками.

Акт передачи трудовых книжек образец

  • Акт составляется в письменном виде, заполняется на компьютере или пишется от руки;
  • Документ не должен содержать помарок или исправлений. Написанный от руки должен быть полностью читаемым;
  • Все подписи должны быть проставлены лично их владельцами;
  • Если в акте больше одного листа, то все страницы нумеруются и сшиваются;
  • Смена лица, на которое в организации возложена обязанность по ведению и учету этих документов;
  • Реорганизация юридического лица, в случае, когда происходит выделение нового предприятия, либо одно поглощает другое.
  • Передача части трудовых книжек в обособленные структурные подразделения и т.д.

Передача кадровых документов от одного работника службы кадров другому оформляется актом приемки-передачи дел. В частности, такой порядок применяется и в отношении перемещения трудовых книжек (с вкладышами) штатного состава предприятия. Бланк акта передачи трудовых книжек составляется для внутреннего пользования и имеет утвержденную на предприятии форму.

Сопровождающий процедуру акт содержит всю информацию о передаваемых документах: полный алфавитный список трудовых книжек с указанием фамилии, имени и отчества каждого сотрудника с отметкой об отсутствии (наличии) вкладыша, а также кратким описанием состояния документов.

Акт приема-передачи кадровых документов

Акт приема-передачи кадровых документов — образец 2019 года может быть полезен юристам, а также специалистам, ведущим кадровое делопроизводство, в качестве шаблонной документации. О том, когда пригодится акт приема-передачи кадровых документов и каково его основное содержание, расскажет эта статья.

Оформление акта приема-передачи кадровой документации всегда должно сопровождать смену ответственного за кадровое делопроизводство сотрудника.

Несмотря на то что порядок сдачи документов кадровых подразделений организаций в законодательстве не определен и, соответственно, обязанности составлять и подписывать акт приема-передачи у трудящихся нет, задокументированная передача кадровых бумаг позволяет не только зафиксировать комплектность документов на момент замены сотрудника, но и лишний раз систематизировать документооборот.

Оформление акта приема-передачи трудовых книжек — образец

В этом же акте проверяющая комиссия обязана зафиксировать приемку новых бланков и вкладышей. В акте должны быть указаны инициалы и должности составителя акта и присутствующих при передаче лиц. Кроме этого, в документ вносится следующая информация:

  • фамилия, имя и отчество служащего;
  • серия, порядковый номер вкладыша;
  • любые замечания, вызванные неправильно оформленными документами;
  • полная информация об отсутствии в отделе или о любом повреждении;
  • итоговое количество документов, в том числе количество невостребованных документов ранее уволенными трудящимися;

Читать еще –>  Сколько Снимается С Мат.Капитала При Купле Продаже

Источник: https://firstjurist.ru/pereplanirovka/akt-peredachi-trudovyh-knizhek

Акт приема-передачи трудовых книжек: порядок оформления и образец бланка

Акт приема-передачи трудовых книжек

В задачи работодателя входит обеспечение должного хранения и учета трудовых книжек. Для этого назначается ответственное лицо за хранение трудовых книжек. Если такое лицо изменяется, то находящиеся в организации на хранении трудовые книжки передаются по акту приема-передачи.

Порядок учета

Трудовая книжка является базовым документом, содержащим важнейшую информацию о трудовой деятельности и стаже сотрудника (по ч. 1 ст. 66 Трудового кодекса и п.

2 Правил Постановления Правительства №225 от 2003 года). В ней содержатся сведения о работнике, выполняемой работе, переводах на другую должность, об увольнениях, обучении, награждениях (по ч. 4 ст.

66 Трудового кодекса и п. 4 Правил №225 от 2003 года).

Данная статья рассказывает о типовых способах решения вопроса, но каждый случай уникальный. Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему, звоните по телефонам:

  • Москва: +7 (499) 110-33-98.
  • Санкт-Петербург: +7 (812) 407-22-74.

Или задайте вопрос юристу на сайте. Это быстро и бесплатно!

При трудоустройстве сотрудник передает трудовую книжку своему работодателю по ч. 1 ст. 65 Трудового кодекса. После чего работодатель отвечает за сохранность трудовой книжки.

Делегировать подобные обязанности по обеспечению учета и хранения трудовых книжек в пользу другой организации или физического лица работодатель не вправе. На это указывает п. 45 Правил ведения и хранения трудовых книжек №225 от 2003 года.

Лицо, которое ответственно за хранение и учет трудовых книжек, назначается по приказу работодателя или по распоряжению уполномоченной инстанции. В качестве ответственного лица обычно выступает сотрудник кадровой службы.

Если назначенное ранее ответственное лицо изменилось, то трудовые книжки, вверенные ему, передаются на основании акта приема-передачи. Чаще всего это происходит при увольнении ответственного лица.
Еще один вариант, когда требуется подготовка акта приема-передачи трудовой книжки – это трудоустройство сотрудника.

В этом случае он выступает передающей стороной, а работодатель – принимающей. Но на практике подобный акт обычно не составляется.

Кто составляет акт приема-передачи

Акт приема-передачи составляется передающей стороной. Обычно это сотрудник кадровой службы, который передает дела перед своим увольнением.

В некоторых случаях акт приема-передачи составляется руководителем компании, когда по мере расширения компании он передает полномочия по учету и хранению трудовых книжек назначенному специалисту-кадровику.

Иногда в качестве передающей стороны выступает комиссия, созданная для приема-передачи большого массива трудовых книжек.

Когда сотрудник увольняется, трудовая книжка передается ему на руки в последний рабочий день. Но акт приема-передачи при этом не составляется.

Связано это с тем, что работодатель обязан вести книгу учета движения трудовых книжек, в которой обязан расписаться работник при увольнении.

Когда работник не забрал трудовую при увольнении, а написал работодателю письменную просьбу об отправке ее по почте, то акт приема-передачи также не нужен, так как трудовая отправляется ценным письмом с описью вложения.

Если же сотруднику потребовалась трудовая книжка еще в период его работы, то в этом случае также допускается оформление акта приема-передачи, а после возврата документа работодателю – обратного акта.

Создание комиссии

Когда работодатель представляет собой крупную компанию и численность передаваемых трудовых книжек достаточно большая, то в этих целях формируется специальная комиссия.

В комиссию входят сотрудники разных подразделений компании-работодателя в составе не менее 2 человек. Указанная комиссия назначается через издание отдельного приказа от имени руководителя компании.

Комиссия по передаче трудовых книжек имеет следующие функции:

  1. Она проверяет сохранность всех трудовых книжек.
  2. Удостоверяется в том, что все трудовые книжки из акта есть в наличии.
  3. Проверяет соответствие записей в акте действительности.
  4. Заверяет факт передачи трудовых от одного лица к другому.

Порядок передачи

Просто передать большой массив трудовых книжек не допускается. Для этого необходимо должное документальное подтверждение данной процедуры. Процесс передачи трудовых книжек предполагает прохождение таких этапов:

  1. Издается приказ от лица руководителя, в котором назначается новое ответственное лицо за учет и хранение трудовых книжек.
  2. На основании приказа производится передача трудовых книжек.
  3. Информация о передаче должна быть оформлена в виде специальных актов приема-передачи.

Грамотно оформленная процедура позволяет избежать утраты трудовых книжек сотрудников и избежать привлечения к административной ответственности за это.

Правила составления акта

Трудовое законодательство не содержит унифицированного акта приема-передачи трудовых книжек, поэтому данный документ разрабатывается работодателем в свободной форме. Акт приема-передачи оформляется на простом листе в формате А4 или на фирменном бланке организации (последний вариант наиболее приемлем). Допускается как печатный, так и рукописный вариант: данный аспект не принципиален.

При этом, несмотря на свободный формат акт приема-передачи, он должен содержать такие сведения как:

  1. Реквизиты работодателя, а именно: его наименование, адрес нахождения, КПП, ИНН и пр.
  2. Дата и место составления акта.
  3. Наименование документа и присвоенный ему порядковый номер в соответствии с принятой в компании системой нумерации.
  4. ФИО и должность передающего трудовые книжки лица.
  5. ФИО и должность принимающего трудовые книжки лица.
  6. Указание на факт того, что один сотрудник принял, а второй – передал трудовые книжки.
  7. Перечень передаваемых трудовых книжек с указанием их владельца (фамилия, имя, отчество владельца прописывается полностью), серии и номера, реквизитов вкладышей. Обычно список оформляется в табличной форме для наглядности. В таблицу включаются примечания по состоянию документа или прочие важные сведения о трудовых книжках (например, о том, что они являются невостребованными, или сколько вкладышей в них содержится).

В завершение указывается общее количество трудовых книжек, которые передаются новому сотруднику. Здесь отдельно прописывается число невостребованных трудовых книжек, а также количество бланков трудовых, которые остались у работодателя (они также подлежат учету на основании п. 41 Правил №225).

Акт приема-передачи трудовых книжек оформляется в письменном виде в одном экземпляре. После подписания акта он передается на хранение в архив.

Акт приема-передачи может быть составлен на одном листе или на нескольких, когда передается большое число документов. В последнем случае необходимо прошить акт и поставить на оборотной стороне печать, подпись руководителя и написать количество страниц в документе.

Данные в акт приема-передачи стоит вносить максимально внимательно и стараться не допускать в нем помарки и исправления. При необходимости откорректировать документ рядом с зачеркиванием следует поставить отметку «Исправленному верить».

К составлению акта приема-передачи стоит подойти со всей ответственностью, так как он может послужить доказательством для разрешения споров в суде.

Акт завершают подписи лиц, которые передают и принимают трудовые книжки, их должности и фамилии. Это могут быть члены специально созданной для этого комиссии.

При оформлении акта приема-передачи работодатель может использовать один из следующих вариантов:
  1. Составить акт приема-передачи в произвольном виде (что весьма неудобно для крупных работодателей).
  2. Разработать и утвердить шаблон документа, который будет использоваться постоянно при передаче документов.

Образец акта приема-передачи трудовых книжек можно посмотреть по ссылке.

При передаче трудовых книжек ответственное лицо проверяет соответствие количества передаваемых документов тому, которое указано в акте. Также проверяется принадлежность трудовых. Если какой-либо из трудовых книжек не обнаружится впоследствии, то отвечать за это придется уже новому сотруднику кадровой службы, который подписал акт.

Таким образом, акт приема-передачи трудовых книжек составляется при смене должностного лица, ответственного за их хранение.

При его подготовке нужно соблюсти все законные формальности: указать дату его подготовки, должности и фамилии сотрудников, которые подписывают акт.

Согласно действующему законодательству, трудовая книжка содержит широкий спектр важной информации о трудовой деятельности работника и его стаже. Пока трудовой договор с сотрудником действителен, трудовая книжка должна храниться у работодателя.

Загрузка…

Источник: https://pravo.team/trudovoe/trudovaya-knizhka/akt-priema-peredaci.html

Правила оформления акта приема-передачи дел, кадровых документов, трудовых книжек при увольнении кадровика

Акт приема-передачи трудовых книжек

> Трудовое право > Увольнение > Документы > Правила оформления акта приема-передачи дел, кадровых документов, трудовых книжек при увольнении кадровика

Деятельность специалиста отдела кадров основана на ведении и заполнении различной документации трудоустроенных на предприятии сотрудников.

В случае увольнения кадровика бумаги, которыми он занимался, передаются другим специалистам.

В такой ситуации важно уделить особое внимание документальному оформлению данного процесса.

Должны соблюдаться правила, установленные на законодательном уровне.

Четкой технологии плана передачи дел при расторжении трудового соглашения с работником отдела кадров нет, потому как в нормативной документации информация такого характера отсутствует.

Несмотря на это, мероприятие принято проводить в несколько этапов. Каждый из них заключается в выполнении определенного действия:

  1. Создание специальной комиссии.
  2. Проверка наличия и грамотности заполнения кадровой документации, подлежащей к передаче.
  3. Оформление соответствующих актов приема-передачи.

Примерный состав комиссии может выглядеть таким образом:

  • руководитель компании или его заместитель;
  • главбух или бухгалтер, занимающийся начислением заработной платы;
  • инженер по охране труда;
  • юрист и т.д.

Проверка документации представляет собой изучение имеющихся бумаг, выявление проблем в их заполнении и т.п.

Другими словами, членами специально созданной комиссии делается общая оценка состояния кадровой документации, ее систем и технологий.

Важно учесть — в ходе проверке специалисты изучают не только бумаги, но и программное обеспечение, которое было задействовано для их создания.

В идеале на каждом производстве должен присутствовать специальный документ, в котором указан порядок ведения кадрового делопроизводства.

По итогам проверки составляется перечень имеющихся бумаг. В нем также отражается информация о необходимости внесения в них исправлений и разработке новых экземпляров.

Нужен ли передаточный документ?

Документация указанного типа не относится к категории обязательных бумаг. Следует учесть, что кадровик может отказаться от заполнения документа после расторжения трудового соглашения или в свое нерабочее время.

Именно поэтому позаботиться об оформлении акта важно заблаговременно.

Унифицированного бланка для составления документа не предусмотрено — он может оформляться в свободном виде, достаточно соблюдать стандартные правила ведения документооборота на предприятии.

В акте приема-передачи отображаются сведения о передающихся документах. В частности, нужно выделить такие данные:

  • наименование бумаг и дел;
  • период действия;
  • точное количество;
  • замечания, касающиеся темы заполнения и оформления бумаг.

Кроме этого в акт вносится информация о недостатках, выявленных в ходе проверки документации членами комиссии.

Акт приема-передачи можно оформить заранее. К примеру, если работник, который будет замещать увольняющегося кадровика, еще не найден.

Заполненную прежним специалистом отдела кадров бумагу в таком случае необходимо передать главбуху, руководителю или другому уполномоченному лицу.

После того, как найдется кандидат на освободившуюся должность, он примет все документы, согласно имеющемуся акту, и только затем приступит к дальнейшему выполнения своих должностных полномочий.

С особым вниманием нужно подойти к оформлению акта передачи трудовых книжек.

Помимо стандартных сведений, в бланк вносятся следующие данные о трудовой книжке:

  • инициалы и должность ее владельца;
  • номер и серия вкладыша;
  • общее количество передаваемых трудовых книжек (в том числе невостребованные и те, которые принадлежат уволенным работникам).

Необходимость такого характера связана с тем, что хранением, ведением и учетом трудовых книжек должен заниматься специалист, уполномоченный на осуществление таких действий специальным распоряжением, изданным руководителем предприятия.

Данное правило регламентируется 45 пунктом Правил ведения и хранения трудовых книжек.

Из всего вышеуказанного можно сделать вывод, что при передаче трудовых книжек составлять соответствующий акт нужно в обязательном порядке.

Таким образом новый кадровик сможет обезопасить себя от ответственности за ошибки, допущенные при ведении документации ранее.

Оформление для передачи трудовых книжек

Для составления документа лучше всего использовать лист формата А4 или фирменный бланк компании. Допускается печатное и письменное заполнение.

Обязательно должно соблюдаться одно правило — наличие в акте личных подписей членов комиссии и других лиц, участвовавших в процессе приема-передачи трудовых книг.

При желании на акте ставится печать организации. С 2016 года это требование стало считаться необязательным.

В первой части акта указываются следующие сведения:

  • наименование компании и бумаги;
  • город регистрации фирмы;
  • дата оформления акта;
  • должность и инициалы главного руководителя предприятия;
  • инициалы и персональные данные специалистов — увольняющегося и нового кадровика.

Во вкладыш вносится информация о трудовых книжках — данные об их владельцах, серии, номера документов, примечания. Все это оформляется в табличном виде.

В конце указывается общее число трудовых. Во второй части таблицы указываются данные о чистых вкладышах и книгах, имеющихся в организации. Ставятся подписи всех лиц, ответственных за процесс приема-передачи.

Пример

Порядок приема-передачи дел в кадровой службе, подробно рассмотрен в данном видео:

Выводы

Акт приема-передачи — это документ, который должен оформляться при увольнении кадровика.

В бумаге следует указывать информацию о передаваемых делах и документах, а также лицах, несущих ответственность за данную процедуру.

Оформляется акт в свободной форме. В качестве основы лучше всего использовать фирменный бланк — на нем уже указаны сведения о компании.

Источник: https://azbukaprav.com/trudovoe-pravo/uvolnenie/dok/akt-peredachi-del-pri-uvolni-kadrovika.html

Поделиться:
Нет комментариев

    Добавить комментарий

    Ваш e-mail не будет опубликован. Все поля обязательны для заполнения.