+7(499)-938-42-58 Москва
+7(800)-333-37-98 Горячая линия

Акт об уничтожении бланков трудовых книжек и вкладышей к ним

Содержание

Причины списания трудовых книжек образец

Акт об уничтожении бланков трудовых книжек и вкладышей к ним

В каких случаях можно списать? Практика ведения трудовых книжек знает множество случаев в соответствии с которыми трудовые просто напросто списывались с учета. Различные природные явления могут внести свою лепту.

Наводнения, землетрясения, пожары… Все это не самым лучшим образом влияет на бумагу, а значит, возможно списание документов, пострадавших в результате природных катастроф. Но помимо природных катастроф существуют также катастрофы техногенные.

В результате столкновения с ними человек рискует остаться и вовсе без упоминания о том, где работал. Техногенные катастрофы включают в себя ядерные взрывы и иные аварийные ситуации.

Несмотря на то, что современная трудовая книжка получила свой обыкновенный вид еще в 2004 году, у многих сохранились трудовые старого образца. Например, работник с трудовой книжкой конца девяностых наверняка не может обеспечить документу должный вид.

С копиями все понятно — работодатель обязан выдать заверенную надлежащим образом копию трудовой книжки либо выписку из нее не позднее трех рабочих дней со дня поступления заявления работника об этом.

А вот с подлинниками, которые в основном затребуются для оформления пенсии в ПФР, немного сложнее.

Трудовое законодательство не содержит запрета на выдачу работникам подлинников трудовой книжки в период действия трудового договора.

Однако Роструд в Письме от 18.03.2008 N 656-6-0 указал, что ответственность за сохранность трудовых книжек в любом случае несет специально уполномоченное лицо. Даже если работник распишется в получении книжки на руки и потеряет ее, отвечать за утрату будет указанное должностное лицо.

Акт на списание трудовых книжек. образец

Работник кадровой службы оформляет трудовую книжку на основании представленных документов (оригиналов) — паспорта и документа об образовании.

При оформлении трудовой книжки (как и вкладыша в нее) работодатель взимает с работника плату, размер которой определяется размером расходов на приобретение бланков.

Оплата производится через кассу организации, либо стоимость бланка удерживается из заработной платы работника.

Удержание стоимости бланка из заработной платы работника возможно только по его письменному заявлению. В приходно-расходную книгу по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее вносится запись о выдаче работнику трудовой книжки (либо вкладыша в трудовую книжку), и таким образом происходит списание бланка строгой отчетности.

Как списать трудовые книжки

С целью учета трудовых книжек, а также бланков трудовой книжки и вкладыша в нее работодатели ведут: — приходно-расходную книгу по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее; — книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей в них.

Формы указанных книг утверждены Минтрудом и приведены в приложениях к Инструкции по заполнению трудовых книжек. Приходно-расходная книга по учету бланков ведется бухгалтерией организации.

Сюда вносятся сведения обо всех операциях, связанных с получением и расходованием бланков трудовой книжки и вкладыша в нее, с указанием серии и номера каждого бланка. Примечание.

Приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее и книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них должны быть пронумерованы, прошнурованы, заверены подписью руководителя организации, а также скреплены сургучной печатью или опломбированы (п.

Списание трудовых книжек: особенности процедуры

Форма и порядок ведения указанных документов закреплены в двух нормативных правовых актах:

  • Правилах от 16 апреля 2003 года N 225 (далее – Правила);
  • Инструкции от 10 октября 2003 года N 69 (далее – Инструкция).

При трудоустройстве работник должен отдать трудовую книжку работодателю. В случае, если гражданин такого документа не имел, работодатель обязан завести его для вновь принятого на работу сотрудника.

Этот документ на всем протяжении времени наемного труда ведется работодателем и находится у него на хранении.
Списание трудовых книжек Ситуации, в которых трудовые книжки или вкладыши в трудовую книжку подлежат списанию, на практике возникают нечасто, но все же возникают.

Трудовым законодательством Российской Федерации четкие правила списания таких документов не предусмотрены.

Трудовая книжка и вкладыш в нее — учитываем и списываем

Составьте приказ на бланке организации о создании ликвидационной комиссии бланков строгой отчетности. Заверьте приказ подписью руководителя и печатью предприятия. Укажите всех членов ликвидационной комиссии в акте списания с описанием занимаемых ими должностей на предприятии.

Важно

Составьте приказ о назначении ответственных лиц за списание. Укажите ответственных лиц за списание и заверьте акт их подписями на основании п.2 ст.9 закона России №129-ФЗ от 21 ноября 1996 года «О бухгалтерском учете». Заверьте акт печатью организации. 4 Подшейте к составленному акту чистые бланки трудовых книжек.

Внесите в приходно-расходную книгу по учету бланков трудовых книжек и вкладышей запись о списании соответствующей трудовой книжки, согласно постановлению №69 Министерства труда РФ от 10 октября 2003 года.

Образец акта о списании бланков трудовых книжек

Причинами списания испорченных бланков могут быть следующие: неправильное заполнение данных на титульном листе; ошибки при заполнении «Сведения о работе», недостоверность записей на вкладышах.

Для уменьшения вероятности допущения ошибки в бланке трудовой книжки рекомендуют тщательно и аккуратно записывать информацию о работнике из предъявляемого паспорта или другого документа, удостоверяющего его личность. Наиболее распространенные ошибки в именах и фамилиях работников.

Например, при заполнении трудовой книжки кадровик может вместо правильного имени «Наталья» записать «Наталия».

Для ведения учета трудовых книжек штатных сотрудников предприятия необходимо завести специальную приходно-расходную книгу, где будут регистрироваться сведения об учете этих документов. Отдельная книга должна быть предусмотрена для фиксации движения трудовых.

Бланки трудовой книжки и вкладыш в нее: оформление, учет, списание

Все составляют данный акт от руки и произвольно. Мы вывели лишь ряд правил, которые должны быть присущи данному документу:

  • в нем должно содержаться полное название организации;
  • в центре должно крупными буквами быть написано название самого акта;
  • также не забываем вписать саму дату, когда акт был написан;
  • в акте должен быть кратко изложен весь процесс, касающийся списания трудовых;
  • обозначается количество списанных документов, а также причины списания каждого;
  • не забудьте перечислить состав комиссий по инвентаризации и ликвидации;
  • заканчиваться документ должен постановкой печати и подписями всех участников списания трудовых книжек.

Стоит заметить что данный акт составляется на листах А4, в двойном экземпляре. Пишется черной или синей ручкой при отсутствии бланка. Скачать образец Акта на списание трудовых книжек.

  • Во-вторых, большое количество исправлений в самом документе или его вкладышах – это тоже весомый повод для того, чтобы произвести списание.
  • В-третьих, чрезвычайная ситуация, возникшая в организации, тоже может повлечь порчу трудовых книжек. Конечно, такие важные документы обязательно должны находиться в сейфе, но все может быть. Это самый плохой вариант для работодателя, потому как придется уничтожать и восстанавливать за свой счет не один, а сразу большое количество документов.

Если документ перестал быть востребованным В организации может остаться трудовая книжка умершего сотрудника, если ее не заберут близкие родственники.

Источник: http://vip-real-estate.ru/2018/05/03/prichiny-spisaniya-trudovyh-knizhek-obrazets/

Утилизация бланков трудовых книжек при ликвидации

Акт об уничтожении бланков трудовых книжек и вкладышей к ним

Работа с трудовыми книжками регламентируется несколькими нормативными актами трудового законодательства. В этой статье мы расскажем о порядке оформления трудовой книжки впервые, о том, в каких случаях работодатель обязан завести трудовик, на основании каких документов вести учет трудовых книжек, когда их списывать и как правильно это оформить.

Общие сведения

Трудовая книжка установленного образца — основной документ о трудовой деятельности и трудовом стаже работника. Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 N 225 «О трудовых книжках» утверждена форма трудовика и порядок:

— ведения и хранения трудовых книжек ;

— изготовления бланков трудовых книжек и обеспечения ими работодателей.

Статья 66 ТК РФ обязывает работодателя вести трудовые книжки на каждого проработавшего у него свыше пяти дней, если работа у данного работодателя является для сотрудника основной.

В трудовик вносятся сведения о работнике, выполняемой им работе, переводах на другую постоянную работу и об увольнении, а также об основаниях прекращения трудового договора и о награждениях за успехи в работе.

Сведения о взысканиях в трудовую книжку не вносятся, за исключением случая, когда дисциплинарным взысканием является увольнение.

Обратите внимание! Работодатель — физическое лицо, не являющийся индивидуальным предпринимателем, не имеет права производить записи в трудовых книжках работников и оформлять трудовые книжки работникам, принимаемым на работу впервые.

Работник обязан предъявить трудовую книжку при трудоустройстве (ст. 65 ТК РФ). Если же он трудоустраивается впервые, трудовую книжку обязан завести работодатель. Она ведется на государственном языке РФ — русском (ст.

 68 Конституции РФ), а если в субъекте РФ установлен свой государственный язык — на двух языках одновременно.

Внесение сведений в трудовую книжку (вкладыш) осуществляется на основании Инструкции по заполнению трудовых книжек, утвержденной Постановлением Минтруда РФ от 10.10.2003 N 69.

Если в трудовой книжке заполнены все страницы одного из разделов, в нее вшивается вкладыш, который оформляется и ведется работодателем в том же порядке, что и сама книжка.

Помните, что вкладыш без трудовой книжки недействителен. При выдаче каждого вкладыша в трудовике ставится штамп с надписью «Выдан вкладыш» и указываются серия и номер вкладыша (п.

 39 Правил ведения и хранения трудовых книжек).

Где взять бланки?

Бланки трудовой книжки и вкладышей к ней являются бланками строгой отчетности, поэтому работодатель должен вести их учет. Порядок обеспечения работодателей этими бланками утвержден Приказом Минфина РФ от 22.12.2003 N 117н.

Изготавливает их объединение государственных предприятий и организаций по производству государственных знаков «ГОЗНАК» Минфина.

Обеспечивают работодателей бланками трудовой книжки и вкладыша в нее организации, отвечающие требованиям ГОЗНАКа — ведущие организованный учет, обеспечивающие транспортировку и хранение бланков.

К сведению. Согласно п. 47 Правил ведения и хранения трудовых книжек при выдаче работнику трудовой книжки или вкладыша в нее организация (работодатель) взимает плату, размер которой определяется размером расходов на их приобретение.

Чтобы получить бланки, работодатель должен заключить договор на возмездной основе с ГОЗНАКом или распространителями.

Доставку бланков осуществляет служба доставки защищенной полиграфической продукции либо работодатель сам забирает их со склада ГОЗНАКа или распространителя.

Приобретение иным способом бланков трудовой книжки и вкладыша может рассматриваться как административное правонарушение в сфере трудовых отношений, ответственность за которое предусмотрена ст. 5.27 КоАП РФ (Определение ВС РФ от 06.09.2007 N КАС07-416).

Учет трудовых книжек и вкладышей к ним

Каждый работодатель должен вести учет трудовых книжек: в силу п. 45 Правил ведения и хранения трудовых книжек ответственность за организацию работы по ведению, хранению, учету и выдаче трудовых книжек и вкладышей в них возлагается на работодателя.

Мы рекомендуем назначить специально уполномоченное на ведение этой деятельности лицо, издав приказ, в котором указаны ФИО работника, его должность и ответственность.

Дополнительно в приказе можно назвать лицо, которое будет вести трудовики в период отсутствия ответственного.

С целью учета трудовых книжек, а также бланков трудовой книжки и вкладыша в нее работодатели ведут:

— приходно-расходную книгу по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее;

— книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей в них.

Формы указанных книг утверждены Минтрудом и приведены в приложениях к Инструкции по заполнению трудовых книжек.

Приходно-расходная книга по учету бланков ведется бухгалтерией организации. Сюда вносятся сведения обо всех операциях, связанных с получением и расходованием бланков трудовой книжки и вкладыша в нее, с указанием серии и номера каждого бланка.

Примечание. Приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее и книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них должны быть пронумерованы, прошнурованы, заверены подписью руководителя организации, а также скреплены сургучной печатью или опломбированы (п. 41 Правил ведения и хранения трудовых книжек).

Помните, что работодатель обязан постоянно иметь в наличии некоторое количество бланков трудовой книжки и вкладыша в нее. Они выдаются лицу, ответственному за ведение трудовых книжек, по его заявке, которая может выглядеть следующим образом.

Лицо, ответственное за ведение трудовых книжек, ежемесячно обязано представлять в бухгалтерию организации отчет о наличии бланков трудовой книжки и вкладыша в нее и о суммах, полученных за оформленные трудовые книжки и вкладыши. Отчет составляется в произвольной форме и может выглядеть так.

Испорченные при заполнении бланки трудовой книжки и вкладыша в нее подлежат уничтожению с составлением соответствующего акта.

Хранение трудовиков и вкладышей

Напомним, что в силу п. 6.2 Положения о документах и документообороте в бухгалтерском учете указанные бланки должны храниться в сейфах, металлических шкафах или специальных помещениях, позволяющих обеспечить их сохранность.

При увольнении работник должен расписаться в получении трудовика в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них.

Если в день прекращения трудового договора выдать трудовую книжку невозможно в связи с отсутствием работника либо отказом от ее получения, работодатель обязан направить работнику уведомление о необходимости явиться за трудовой книжкой либо дать согласие на отправление ее по почте (ст. 84.1 ТК РФ).

Если все-таки работник (либо в случае смерти работника его ближайшие родственники) не забрал трудовую, работодатель обязан ее хранить до востребования, но не менее 75 лет (п. 664 Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения.

Документы (отчеты, акты, сведения) об учете трудовых книжек и вкладышей в них должны храниться в организации три года в силу п. 686 вышеназванного перечня. Книги, журналы, карточки учета выдачи (учета движения) трудовых книжек и вкладышей хранятся 75 лет, а их бланков — пять лет (п. 695).

В период хранения работнику может понадобиться копия или даже оригинал трудовой книжки. С копиями все понятно — работодатель обязан выдать заверенную надлежащим образом копию трудовой книжки либо выписку из нее не позднее трех рабочих дней со дня поступления заявления работника об этом. А вот с подлинниками, которые в основном затребуются для оформления пенсии в ПФР, немного сложнее.

Трудовое законодательство не содержит запрета на выдачу работникам подлинников трудовой книжки в период действия трудового договора. Однако Роструд в Письме от 18.03.2008 N 656-6-0 указал, что ответственность за сохранность трудовых книжек в любом случае несет специально уполномоченное лицо.

Даже если работник распишется в получении книжки на руки и потеряет ее, отвечать за утрату будет указанное должностное лицо.

Довольно часто читатели спрашивают: где хранить трудовые книжки — в филиале или головной организации? А если организация зарегистрирована в одном городе, а деятельность фактически осуществляет в другом? Давайте разберемся.

Источник: http://k-p-a.ru/utilizatsiya-blankov-trudovyh-knizhek-pri-likvidatsii/

Как происходит уничтожение бланков трудовых книжек

Акт об уничтожении бланков трудовых книжек и вкладышей к ним

Существует масса обязательств руководителя, связанных с книжками работников.

Работа с данными документами является очень ответственным делом, так как именно трудовая дает право гражданину получать хорошую пенсию, насчитывая определенный стаж.

Исходя из этого, ведение подобных бланков имеет правила и инструкции, нарушение которых может привести к серьезным последствиям. Например, это может повлечь за собой уничтожение трудовых книжек сотрудников.

Трудовые книжки нового образца

В России книжки для работников предприятий ввели довольно давно. Но новые, видоизмененные, появились с 2004 года. Главным отличием этих книжек является стандарт, позволяющий защитить документы от фальсификации:

  • водяной знак,
  • ворсинки (ультрафиолет),
  • химическая защита,
  • магнитные характеристики,
  • переплет нитью специального назначения.

Все это – обязательное и неотъемлемое условие для документа, содержащего сведения о работнике и его деятельности.

Ранее трудовые можно было приобрести почти в любой торговой точке. Сейчас закон установил правила, по которым определяется небольшое количество организаций, уполномоченных на распространение. К тому же теперь трудовые ведутся исключительно работодателями на всех сотрудников, которые трудятся в компании больше 5 дней. Исключением является:

  • если специалист работает по совместительству,
  • если руководитель – физическое лицо (не ИП).

Еще одна отличительная черта старых трудовых от новых – это совмещение двух разворотов о поощрениях в один раздел «сведения о награждениях».

Как приобрести трудовую книжку

Современные книжки и вкладыши в них для сотрудников компания закупает в определенных местах. Таковыми заведуют:

Нужно отметить, что требования для них прописываются официальными изготовителями. В обязанности компаний входят:

  • охранная функция,
  • транспортировка,
  • учет,
  • складирование.

Законные распространители должны продавать бланки и вкладыши государственного образца исключительно работодателям. Для оптовой покупки заранее отправляется заявительное письмо от покупателя в данную организацию и составляется договорное соглашение, где прописывается цена.

Когда человек приходит в первый раз устраиваться на работу, работодатель оформляет на него новый бланк трудовой за семь дней. При этом с данного сотрудника по закону вычитается сумма, потраченная на закупку документа. Есть случаи, когда руководитель самостоятельно покрывает расходы на книжку:

  • массовое уничтожение,
  • порча бланка.

В первом случае уничтожение трудовых может произойти по различным причинам (в том числе природные катаклизмы). Во втором причина – это неправильное заполнение первичных данных при оформлении самой книжки.

Основные правила и ответственность за их нарушение

Записи в трудовых осуществляются на русском языке – это одно из основных правил. Все книжки сотрудников компании находятся у руководителя или ответственного лица. Существует определенная административная ответственность за невыполнение или нарушение каких-либо правил, касающихся трудовых:

  • ведение,
  • хранение,
  • учет,
  • выдача.

Выдача самой книжки сотруднику, работающему в компании, по его просьбе запрещена. Исключением является ситуация, когда специалисту нужно предъявить рабочую книжку в фонд пенсионного страхования.

Законодательством предписано, что до расторжения трудового договора всю ответственность за трудовую несет руководитель, а значит, и в этом случае тоже. В других случаях работнику необходимо написать заявление на выдачу копии документа, на что работодателю отводится три дня.

Копируется каждая заполненная страница трудовой, а затем утверждается печатью, подписью. Также на последнем листе фиксируется, что сотрудник по сей день работает в организации.

Работодатель может не отдать книжку при увольнении только в двух ситуациях:

  • сотрудник изъявляет нежелание забрать свой рабочий документ,
  • сотрудник просто не явился за рабочим документом.

По своему усмотрению начальник не имеет никакого права задерживать трудовую работника у себя. Если же это произошло, то владельцу необходимо обратиться в соответствующую инстанцию по охране труда или же в суд.

Стоит заметить, что каждое дело имеет свой срок давности, который гражданин должен знать, подавая исковое заявление. В результате проверок вышестоящих инстанций компания может понести огромные убытки в виде штрафных санкций.

Говоря о судебных разбирательствах, организация в случае проигрыша должна будет выплатить определенную сумму за вред морального и материального характера.

Книжки работников, которые не были получены при увольнении по определенным причинам, в том числе в связи со смертью, находятся в организации. По требованию их отдают родственникам. Но существуют соответствующие сроки по хранению трудовых, если они не были востребованы, – пятьдесят лет.

Законом установлена и уголовная ответственность, связанная с трудовыми книжками. Сюда входят случаи, когда эти документы были использованы с целью причинить вред владельцу или другим гражданам. Также ответственности подвергаются лица, которые вписывают незаконную информацию, заранее зная об этом.

Учет трудовых книжек в организации

Каждый бланк и вкладыш трудовой, находящийся в компании, учитывается с особой строгостью. Для этого в организации существуют два определенных документа. Это книги:

  • по приходу и расходу,
  • по учету движения.

Для ведения данных книг тоже имеются свои правила:

  • нумерация страниц,
  • шнуровка,
  • утверждение подписью, печатью,
  • пломбирование.

В первый учетный документ вносится информация о получении и расходовании книжек и вкладышей в них. Также в обязательном порядке сюда вносится номерной знак, серия.

Учет по движению рабочих документов происходит так:

  • ведется регистрация книжек сотрудников (при приеме),
  • ведется регистрация новых оформленных книжек.

Когда специалист увольняется из компании, ему дают расписаться в личном деле и в документе, учитывающем движения трудовых. В связи с окончанием месяца, сотрудник, который осуществляет работу с книжками, должен отчитаться в бухгалтерию о количестве бланков и вкладышей.

Порядок уничтожения трудовых книжек

Самые грубые нарушения при заполнении трудовой – это ошибки, сделанные на первом листе. Если лицо, которое заполняет бланк, зафиксировало ошибочную запись при оформлении новой книжки, то данный документ будет считаться испорченным. Соответственно, такого рода документацию следует утилизировать.

Существуют исключения, когда руководители организаций могут пренебречь правилами. Когда сотрудник проработал в компании много времени, а неверные данные заметили достаточно поздно, то ошибка полностью зачеркивается и пишутся правильные сведения.

Стоит заметить, что такой способ исправления является довольно спорным.

После того, как бланк трудовой был испорчен, его необходимо списать и уничтожить. Сама процедура уничтожения трудовой книжки происходит в соответствии с существующими правилами.

Сначала сотрудник, ответственный за данные действия, вместе с комиссией составляет акт, где прописываются основные аспекты:

  • название организации,
  • число,
  • заголовок,
  • запись о списании бланка,
  • запись принятия решения об уничтожении.

Помимо этого, в документе необходимо оставить место для утверждения его работодателем, а также других лиц.

В одном акте может быть прописано списание нескольких непригодных бланков. Для этого нужно написать номер и серию каждого из них. Так как форма составления подобного документа является произвольной, то на усмотрение должностного лица могут быть указаны:

  • город, где находится организация,
  • причины списания,
  • способ уничтожения бланков и вкладышей (сжигание или измельчение в специальном приборе).

В акт вклеиваются предварительно вырезанные данные трудовых – серия и номер. В дальнейшем составленный акт подшивается в отдельную папку, где хранится длительное время. После того, как неверный бланк списан, сотруднику выдается новый и оформляется по закону без ошибок. Сам же испорченный бланк уничтожается.

Способы уничтожения испорченных бланков

К современным способам относятся шредирование – измельчение с помощью шредера (специальной машины). После проведения процедуры остатки отправляются на целлюлозный комбинат.

Поскольку приобретать такую аппаратуру для небольших организаций может быть накладно, чаще всего прибегают к услугам специальных компаний.

Измельчение можно проводить на мобильном шредере, который привозят непосредственно в организацию.

Другим методом уничтожения является сжигание. Рекомендуется сжигать испорченные бланки трудовых не на открытом огне или костре, а в котельной. Так можно быть уверенным, что документы сгорят полностью, без остатка. Кроме того, при сжигании на улице остатки могут разлетаться от ветра, что недопустимо.

Итак, чтобы оформление книжки работника являлось законным, необходимо присутствие самого сотрудника. Если в титульном листе была обнаружена ошибка, то бланк трудовой нужно списать и уничтожить, а взамен предложить новую книжку.

Источник: https://opersonale.ru/kadrovyj-uchet-i-deloproizvodstvo/trudovaya-knizhka/kak-proisxodit-unichtozhenie-blankov-trudovyx-knizhek.html

Трудовая книжка и вкладыш в нее – учитываем и списываем – Все о кадрах

Акт об уничтожении бланков трудовых книжек и вкладышей к ним

Работа с трудовыми книжками регламентируется несколькими нормативными актами трудового законодательства. В этой статье мы расскажем о порядке оформления трудовой книжки впервые, о том, в каких случаях работодатель обязан завести трудовик, на основании каких документов вести учет трудовых книжек, когда их списывать и как правильно это оформить.

Списание и уничтожение испорченных бланков

Если при заполнении бланка трудовой книжки или вкладыша в нее допущена ошибка, такой бланк нужно уничтожить. В случае неправильного первичного заполнения трудовой книжки или вкладыша, а также в случае их порчи не по вине работника стоимость испорченного бланка оплачивается работодателем (п. 48 Правил ведения и хранения трудовых книжек).

Уничтожение испорченных бланков должно быть оформлено соответствующим актом. Унифицированной формы для него нет, поэтому он оформляется произвольно.

Подведем итог

Итак, бланки трудовой книжки и вкладыша в нее должны приобретаться работодателем. Кроме этого, в компании необходимо организовать их учет и хранение. Если трудовая книжка оформлялась впервые, с работника удерживается стоимость бланка.

Несоблюдение же установленного порядка учета и хранения названных бланков является нарушением трудового законодательства, за которое в соответствии со ст. 5.

27 КоАП РФ может быть применено административное наказание в виде штрафа, налагаемого:

— на должностных лиц — в размере от 1 000 до 5 000 руб.;

— на лиц, осуществляющих предпринимательскую деятельность без образования юридического лица, — от 1 000 до 5 000 руб. (или административное приостановление деятельности на срок до 90 суток);

— на организацию — от 30 000 до 50 000 руб. (или административное приостановление деятельности на срок до 90 суток).

Источник: http://info-personal.ru/trudovay-knizhka/trudovaya-knizhka-i-vkladysh-v-nee-uchityvaem-i-spisyvaem/

Списание и ликвидация трудовых книжек

Акт об уничтожении бланков трудовых книжек и вкладышей к ним
Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему – обращайтесь в форму онлайн-консультанта или звоните по телефону
+7 (499) 350-80-69 (Москва)
+7 (812) 309-75-13 (СПб)

Это быстро и бесплатно !

Трудовые книжки (далее ТК) должны заполняться уполномоченным лицом. Наличие в них ошибок, исправлений или недостоверной информации недопустимо.

Испорченный документ подлежит уничтожению. При этом ТК относятся к бланкам строгой отчётности, поэтому их списание и ликвидация должны осуществляться на законных основаниях и в определённом порядке.

В каких случаях осуществляется списание трудовых книжек?

В процессе заполнения ТК сотрудник, ответственный за её ведение, может совершить ошибку. Испорченные бланки обязательно должны быть списаны и уничтожены соответствующим образом.

Ликвидация трудовых книжек необходима в перечисленных ниже ситуациях:

  • если документ перестал быть востребованным;
  • если бланк потерял актуальность;
  • если в ТК имеются ошибки либо недостоверная информация;
  • если документ был испорчен в результате чрезвычайного происшествия (например, при пожаре в организации).

После увольнения сотрудник должен вернуться за своей трудовой. Если по какой-либо причине он не может сделать это самостоятельно, документ способны забрать его законные представители.

В некоторых случаях гражданин и его близкие так и не приходят за ТК, поэтому она передаётся на хранение в архив, где обязана находиться в течение 50 лет. Уничтожение допускается лишь по истечении данного срока.

Заполнение трудовых старого образца не приветствуется, особенно если речь идёт о формах бланка, потерявших юридическую силу. В такой ситуации руководитель обязан завести сотруднику новую ТК и перенести в неё информацию из старого образца. Бланки, потерявшие актуальность, подлежат уничтожению.

Как списать трудовую книжку?

Первоначально руководство фирмы издаёт приказ в свободной форме о создании специальной инвентаризационной комиссии. В её состав входят главный бухгалтер и сам руководитель. Кроме этого, членами комиссии могут быть юрист, работающий в данной компании, и другие специалисты.

Назначенная комиссия должна провести инвентаризацию предоставленных ТК. Испорченные или невостребованные бланки подлежат выдаче по описи, имеющей форму № ИНВ-16.

Сотрудник, ответственный за оформление ТК, составляет соответствующий акт о списании испорченной трудовой книжки.

Данный документ не имеет стандартной формы, но обязуется содержать в себе перечисленные сведения:

  • наименование документа;
  • дату оформления;
  • название организации;
  • количество ТК, подлежащих уничтожению;
  • планируемую дату ликвидации;
  • серию и номер каждой трудовой;
  • причину ликвидации;
  • стоимость каждой списываемой ТК;
  • должности и ФИО сотрудников, ответственных за ликвидационный процесс;
  • персональные подписи каждого члена комиссии, ответственной за уничтожение ТК.

Уничтожением ТК может заниматься сама компания или специализированная организация за определённое вознаграждение. В обоих случаях при ликвидационном процессе обязаны присутствовать сотрудники, ответственные за списание ТК. Документы обычно шредируют, разрезают ножницами либо сжигают.

Акт о списании, заполненный и заверенный подписями ликвидационной комиссии, должен быть дополнен номером испорченной или неактуальной ТК, вырезанным перед уничтожением. После завершения процедуры списания информация о ней должна быть занесена в соответствующую приходно-расходную книгу.

Особенности списания при наличии чрезвычайной ситуации

Если ТК были испорчены или утеряны при пожаре, наводнении или ином ЧП, случившемся в организации, руководство первоначально должно зафиксировать масштаб происшествия.

С этой целью требуется получить от МЧС или коммунальных служб соответствующую справку, подтверждающую факт наличия ЧП и нанесённого им ущерба.

Сотрудник не пришёл за ТК, что делать?

Работник уволился из организации, но так и не пришёл за своей ТК? Не стоит спешить избавиться от документа, потому как законодательство обязывает руководителей хранить данные бланки в архиве на протяжении 50 лет.

В такой ситуации первоначально следует попытаться связаться с бывшим сотрудником или его родственниками.

Если связь потеряна, но у вас имеется адрес проживания лица, ТК может быть отправлена по почте с описью вложения и уведомлением о вручении.

Списание трудовых книжек в бухгалтерском учёте

Как указывалось выше, ликвидационная операция должна быть отражена в соответствующей приходно-расходной книге. Кроме этого, сведения о списании подлежат отражению в бухгалтерской документации.

Законодательство РФ не предусматривает чётких требований на этот счёт, поэтому бухгалтер организации может руководствоваться представленными ниже рекомендациями.

Операция отражается в отчётной документации следующим образом:

  • Дт 10, Кт 60 (инвентаризация бланков ТК);
  • Дт 19, Кт 60 (указание величины НДС);
  • Дт 68, Кт 19 (принятие налогового сбора к вычету);
  • Дт 006 (забалансовый учёт ТК);
  • Кт 006 (процесс списания испорченных либо неактуальных ТК с забалансового учёта).

Новые трудовые, оформленные после уничтожения старых бланков, а также дополняющие их вкладыши подлежат учёту и соответствующему заполнению. Сотрудник, ответственный за выполнение данной работы, выбирается и назначается по распоряжению руководства компании. Заполнять бланк ТК иное лицо не должно.

Не нашли ответа на свой вопрос?
Узнайте, как решить именно Вашу проблему – позвоните прямо сейчас или заполните форму онлайн:

+7 (499) 350-80-69 (Москва)

+7 (812) 309-75-13 (Санкт-Петербург)

Это быстро и бесплатно !

Источник: https://urmozg.ru/trudovoe-pravo/spisanie-i-likvidaciya-trudovyx-knizhek/

Поделиться:
Нет комментариев

    Добавить комментарий

    Ваш e-mail не будет опубликован. Все поля обязательны для заполнения.